Comunica toda reserva/contrato que se formalice (y su anulación, si sucede) y, cuando empiece la estancia, comunica el inicio de los servicios (parte/entrada). Son dos comunicaciones distintas.

En cuanto se formaliza, y como máximo dentro de las 24 horas siguientes. Lo mismo si se anula.

Datos del titular/gestor y del inmueble, identidad y contacto de los viajeros, y datos de la transacción (número, fecha, importes y medio de pago).

Sí. La anulación también debe comunicarse en ≤24 h desde que se produce.

Debes actualizarlo ya comunicado en un máximo de 24 horas desde el cambio.

Legalmente son hitos distintos aunque tu herramienta los pueda unificar en un solo flujo. Primero deberías hacer la reserva en cuanto te llega y luego generar el parte cuando llegan los huéspedes para enviarlo.

La reserva informa del contrato; el parte acredita la identificación de viajeros y el inicio de la estancia.

Documento oficial válido (DNI/ID UE o pasaporte) y los datos exigidos por la normativa. Buenas prácticas RGPD y registrar solo lo necesario.

Los datos se integran en ficheros de la Secretaría de Estado de Seguridad y solo son accesibles a Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, autoridad judicial y Ministerio Fiscal.

Sí, si la vivienda está dada de alta como alojamiento turístico o se utiliza para hospedaje, estás obligado a registrar todos los huéspedes, independientemente de si hay o no un pago.

El Real Decreto 933/2021 exige comunicar los datos de las personas alojadas a través de la plataforma SES.Hospedajes en un plazo máximo de 24 horas desde el inicio de la estancia.

Solo quedarían exentas las viviendas de uso estrictamente privado (no destinadas a alojamiento turístico ni ocasional).

Sí. El registro de los datos de viajeros es obligatorio para todos los tipos de

establecimientos de hospedaje en el territorio español.

En un máximo de 24 horas desde que se formaliza (o se anula).

En el inicio de los servicios (check-in) y como máximo en las 24 h siguientes. Puedes preparar los datos antes, pero la comunicación debe reflejar la entrada real.

Sí. El plazo corre desde la llegada efectiva (aunque sea de madrugada). Envíalo cuanto antes.

Sí. En general, el retraso es infracción leve; omitir comunicaciones o no llevar registro puede ser infracción grave.

Desde la entrada del primer huésped del contrato. Si se incorporan otros más tarde, actualiza en ≤24 h.

Sí. Es una modificación: actualiza en ≤24 h desde que acuerdas el cambio.

La reserva informa del contrato; el parte acredita la identificación de viajeros y el inicio de la estancia.

Debes registrar a todos los huéspedes. Los ≥14 años firman su parte; los menores de 14 no firman y sus datos los proporciona el adulto responsable añadiendo el parentesco.

El listado exacto está en el Anexo I del RD 933/2021 y varía según seas profesional o no profesional.

Más información aquí.

Puedes usar la sede web oficial o una solución integrada por WS (servicio web), como Checkin Vacacional, que automatiza el envío.

No completes el check-in ni el parte hasta que aporte un documento válido. En caso de duda, consulta con la autoridad policial competente.

Menores de 14: sin firma y con datos aportados por el adulto. Desde 14 años: firman su parte.

Rectifica en la plataforma y, si es necesario, reenvía la comunicación en ≤24 h desde que detectes el error.

Desde la sede o desde tu herramienta integrada podrás descargar el justificante con sello de tiempo. Consérvalo.

Verás el estado OK y podrás descargar el justificante. Si hay error, corrige y reintenta.

• Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, artículo 25.1 (BOE nº 77, de 31 de marzo).

• Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental y de información para personas físicas o jurídicas que realicen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor (BOE nº 257, de 27 de octubre).

• Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos (BOE nº 165, de 11 de julio).

• Orden INT/502/2003, de 21 de febrero, por la que se crea un fichero para el tratamiento de la información enviada por instalaciones hoteleras a la Guardia Civil, destinado a la prevención e investigación del terrorismo y otras formas graves de delincuencia organizada (Parteviaje) (BOE nº 57, de 7 de marzo).

• Resolución de 14 de julio de 2003, de la Secretaría de Estado de Seguridad, que establece las condiciones y el procedimiento de transmisión de ficheros informáticos, así como las características de los soportes citados en la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio (BOE nº 180, de 29 de julio).

Lo establecido en el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, será aplicable a las actividades de hospedaje, entendidas como aquellas que, de forma profesional o no, tengan por objeto proporcionar —a cambio de un precio, contraprestación o compensación— una habitación o espacio para la pernoctación de personas, con o sin servicios complementarios.

Se incluyen, en todo caso, las siguientes actividades:

Establecimientos comerciales abiertos al público que operen en este sector conforme a la normativa de la administración competente.

Dentro de este concepto se incluyen: hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, alojamientos de turismo rural y otros análogos.

Campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas, con independencia de su titularidad o régimen de uso, así como apartamentos, bungalows y otros alojamientos turísticos similares.

Actividades de operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre empresas dedicadas a la hospedería y los consumidores.

Plataformas digitales de intermediación, tanto si actúan de forma onerosa como gratuita, que faciliten estas actividades a través de internet, presten o no el servicio subyacente, siempre que ofrezcan servicios en España.

Se aplica el régimen sancionador vigente: desde leves (p. ej., retrasos) hasta graves (omisiones o inexistencia de registros).

La transmisión de datos falsos, los errores en los datos de los huéspedes, la omisión

parcial de información o la comunicación fuera de plazo constituyen infracciones

leves, y las sanciones resultantes oscilan entre 100 y 600 euros.

No figurar en el registro como proveedor de alojamiento o no comunicar los datos de los huéspedes a las autoridades constituyen infracciones graves, y las sanciones resultantes oscilan entre 601 y 30.000 euros

Ver información sobre sanciones.

Real Decreto 933/2021 (obligaciones de información) y demás normativa de seguridad y protección de datos aplicable. Revisa también las pautas autonómicas compatibles.

Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, autoridad judicial o Ministerio Fiscal.

Si ejerces de forma profesional (seas autónomo o sociedad):

Debes llevar un registro informático con los datos exigidos y conservarlo 3 años desde que acaba la estancia. No se exige “libro” ni archivo en papel; lo obligatorio es digital (PDFs de justificantes, acuses de SES, logs, etc.). 

Si NO ejerces de forma profesional (actividad ocasional/no habitual):

Estás exceptuado del registro informático y su conservación; sí debes comunicar a SES en los plazos (≤24 h reserva/contrato y ≤24 h inicio de servicios). Además, para no profesionales la norma permite incluso comunicaciones no telemáticas según el procedimiento que se determine.

No. La base jurídica es la obligación legal. Informa a tus huéspedes con un aviso de privacidad claro.

Sí, debiendo consignar el título que legitima la responsabilidad de la persona mayor de edad con las que son menores de edad. (Tutor, profesor, monitor deportivo, entre otros).

SES Hospedajes (la versión web oficial del Ministerio) solo marca con asterisco (*) algunos campos realmente obligatorios para poder validar y enviar la comunicación:

• Nombre *
• Primer apellido *
• Fecha de nacimiento *
• Tipo de documento *
• Documento *
• Teléfono *
• Correo electrónico *

SES Hospedajes marca sin asterisco los siguientes campos como opcionales:

• Segundo apellido
• Nacionalidad
• Sexo
• Soporte del documento
• Teléfono adicional
• Parentesco

SES Hospedajes marca con asterisco los siguientes campos como obligatorios:

• Dirección
• Provincia
• País
• Municipio

(Ojo: Código postal no lleva asterisco → opcional)

El Real Decreto 933/2021 establece los datos que deben registrarse legalmente de cada viajero (por ejemplo: sexo y nacionalidad).

Sin embargo, la aplicación oficial SES Hospedajes y su sistema técnico (WS – Web Service) todavía no marcan todos esos campos como obligatorios a nivel informático.

Esto significa que:

Legalmente, el establecimiento debe disponer de esos datos.

Pero técnicamente, el sistema permite enviar la comunicación sin ellos, y no genera error.

En Checkin Vacacional seguimos exactamente el mismo estándar técnico que SES Hospedajes.

Aun así, estamos incorporando todos los campos mencionados en la normativa, para que la información enviada cumpla al 100 % tanto con la ley como con el formato del sistema oficial.

Aplica igual: comunica el inicio dentro de las 24 h desde la llegada efectiva.

Cada contrato/entrada es un inicio independiente. Si es el mismo contrato con entradas escalonadas, comunica y luego actualiza incorporaciones.

Mismas reglas. Si cambian las fechas reales, actualiza en ≤24 h.

Prioriza seguridad (112/091/062) y conserva justificantes. Coopera con la autoridad.

Sí, es una modificación y debe actualizarse en ≤24 h.

Debe presentarse documento válido (DNI/ID si es UE; pasaporte en vigor si es extracomunitario). Sin identificación válida no se completa el check-in.

Sí, siempre que actualices la comunicación con sus datos en ≤24 h desde su incorporación.

Se recomienda contar con un sistema externo como Checkin Vacacional.