Preguntas frecuentes sobre SES Hospedajes

Respuestas breves y directas a las dudas más habituales sobre SES Hospedajes, agrupadas por temas. Cada respuesta resuelve una pregunta concreta.

Si tu caso es más complejo (cancelaciones, cambios de huéspedes, llegadas fuera de horario o reservas de intermediarios), lo verás desarrollado en los casos prácticos de SES Hospedajes. Y si buscas el detalle de la norma, está en la guía del RD 933/2021.

Alta y acceso

• ¿Cómo doy de alta mi alojamiento en SES Hospedajes?

  El alta del titular y del establecimiento se solicita en la sede electrónica del Ministerio del Interior. El proceso paso a paso está en la guía de alta en SES Hospedajes.

• ¿Qué necesito para acceder a la plataforma?

  Certificado digital o las credenciales asignadas al titular durante el alta.

Reserva y parte de viajeros

• ¿Debo registrar cada reserva en SES HOSPEDAJES, o solo las estancias confirmadas?

  Comunica toda reserva/contrato que se formalice (y su anulación, si sucede) y, cuando empiece la estancia, comunica el inicio de los servicios (parte/entrada). Son dos comunicaciones distintas.

• ¿Qué información debo incluir al comunicar la reserva?

  Datos del titular/gestor y del inmueble, identidad y contacto de los viajeros, y datos de la transacción (número, fecha, importes y medio de pago).

• ¿Debo comunicar la cancelación de una reserva en SES HOSPEDAJES si finalmente el huésped no llega?

  Sí. La anulación también debe comunicarse en ≤24 h desde que se produce.

• ¿Qué ocurre si hay cambios en la reserva (número de personas, fechas)?

  Debes actualizarlo ya comunicado en un máximo de 24 horas desde el cambio.

• ¿La comunicación de la reserva y el parte de viajeros se realiza por separado o en un solo proceso?

  Legalmente son hitos distintos aunque tu herramienta los pueda unificar en un solo flujo. Primero deberías hacer la reserva en cuanto te llega y luego generar el parte cuando llegan los huéspedes para enviarlo.

• ¿Cuál es la diferencia legal entre comunicar la reserva y mandar el parte de viajeros?

  La reserva informa del contrato; el parte acredita la identificación de viajeros y el inicio de la estancia.

• Qué documentos o datos necesito preparar antes de registrar la estancia?

  Documento oficial válido (DNI/ID UE o pasaporte) y los datos exigidos por la normativa. Buenas prácticas RGPD y registrar solo lo necesario.

• ¿De qué manera afecta la comunicación a la Policía o las autoridades locales?

  Los datos se integran en ficheros de la Secretaría de Estado de Seguridad y solo son accesibles a Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, autoridad judicial y Ministerio Fiscal.

• ¿Tengo que registrar a mis familiares o amigos en SES Hospedajes si no les cobro?

  Sí, si la vivienda está dada de alta como alojamiento turístico o se utiliza para hospedaje, estás obligado a registrar todos los huéspedes, independientemente de si hay o no un pago.

  El Real Decreto 933/2021 exige comunicar los datos de las personas alojadas a través de la plataforma SES.Hospedajes en un plazo máximo de 24 horas desde el inicio de la estancia.

  Solo quedarían exentas las viviendas de uso estrictamente privado (no destinadas a alojamiento turístico ni ocasional).

• Si hospedo a alguna persona en mi vivienda habitual, ¿también tengo la obligación de comunicar los datos de los viajeros?

  Sí. El registro de los datos de viajeros es obligatorio para todos los tipos de

  establecimientos de hospedaje en el territorio español.

Plazos

• ¿Cuándo se debe comunicar la reserva a SES HOSPEDAJES?

  En cuanto se formaliza, y como máximo dentro de las 24 horas siguientes. Lo mismo si se anula.

• ¿Con cuánta antelación se debe enviar la comunicación de la reserva a SES HOSPEDAJES?

  En un máximo de 24 horas desde que se formaliza (o se anula).

• ¿Cuándo se debe enviar exactamente el parte de viajeros? ¿Antes, durante o después del check-in?

  En el inicio de los servicios (check-in) y como máximo en las 24 h siguientes. Puedes preparar los datos antes, pero la comunicación debe reflejar la entrada real.

• Si el huésped llega fuera del horario previsto, ¿hay margen para enviar el parte de viajeros?

  Sí. El plazo corre desde la llegada efectiva (aunque sea de madrugada). Envíalo cuanto antes.

• ¿Hay sanciones si el parte de viajeros se envía con retraso?

  Sí. En general, el retraso es infracción leve; omitir comunicaciones o no llevar registro puede ser infracción grave.

• ¿Cómo se computa el plazo para mandar el parte de viajeros: desde la llegada del primer huésped, o del grupo entero?

  Desde la entrada del primer huésped del contrato. Si se incorporan otros más tarde, actualiza en ≤24 h.

• ¿Qué sucede si un huésped extiende su estancia? ¿Es necesario enviar una actualización?

  Sí. Es una modificación: actualiza en ≤24 h desde que acuerdas el cambio.

Datos de huéspedes

• ¿Cómo puedo registrar los datos personales de cada huésped? ¿Basta con los de la persona que hace la reserva?

  Debes registrar a todos los huéspedes. Los ≥14 años firman su parte; los menores de 14 no firman y sus datos los proporciona el adulto responsable añadiendo el parentesco.

• ¿Qué información es obligatoria para el parte de viajeros (DNI, fecha de nacimiento, nacionalidad, etc.)?

  El listado exacto está en el Anexo I del RD 933/2021 y varía según seas profesional o no profesional.

  Más información aquí.

• ¿Qué hago si algún huésped no tiene documento de identidad válido?

  No completes el check-in ni el parte hasta que aporte un documento válido. En caso de duda, consulta con la autoridad policial competente.

• ¿Se requiere algún tipo de consentimiento firmado por parte del huésped para registrar sus datos?

  No. La base jurídica es la obligación legal. Informa a tus huéspedes con un aviso de privacidad claro.

• ¿Qué datos son obligatorios en la sección Datos del viajero de SES HOSPEDAJES?

  SES Hospedajes (la versión web oficial del Ministerio) solo marca con asterisco (*) algunos campos realmente obligatorios para poder validar y enviar la comunicación:

  • Nombre *
  • Primer apellido *
  • Fecha de nacimiento *
  • Tipo de documento *
  • Documento *
  • Teléfono *
  • Correo electrónico *

• ¿Qué campos son opcionales en los Datos de viajero de SES HOSPEDAJES?

  SES Hospedajes marca sin asterisco los siguientes campos como opcionales:

  • Segundo apellido
  • Nacionalidad
  • Sexo
  • Soporte del documento
  • Teléfono adicional
  • Parentesco

• ¿Qué datos son obligatorios sobre la Dirección del viajero?

  SES Hospedajes marca con asterisco los siguientes campos como obligatorios:

  • Dirección
  • Provincia
  • País
  • Municipio

  (Ojo: Código postal no lleva asterisco → opcional)

• ¿Cómo se maneja el registro si hay huéspedes extranjeros sin pasaporte vigente?

  Debe presentarse documento válido (DNI/ID si es UE; pasaporte en vigor si es extracomunitario). Sin identificación válida no se completa el check-in.

• ¿Se permite registrar huéspedes que no han sido declarados inicialmente en la reserva?

  Sí, siempre que actualices la comunicación con sus datos en ≤24 h desde su incorporación.

Menores

• ¿Cómo se gestiona el registro de menores de edad?

  Menores de 14: sin firma y con datos aportados por el adulto. Desde 14 años: firman su parte.

• ¿Puedo registrar a un grupo de menores que se aloja con un adulto distinto a sus progenitores?

  Sí, debiendo consignar el título que legitima la responsabilidad de la persona mayor de edad con las que son menores de edad. (Tutor, profesor, monitor deportivo, entre otros).

Credenciales y Servicio Web

• ¿Puedo registrar el parte de viajeros a través de una app móvil, o solo mediante la web de SES HOSPEDAJES?

  Puedes usar la sede web oficial o una solución integrada por WS (servicio web), como Checkin Vacacional, que automatiza el envío.

• ¿Qué son las credenciales WS?

  Son el usuario y la contraseña que permiten que un sistema externo envíe las comunicaciones sin entrar manualmente en la plataforma. Se explican en cómo activar el Servicio Web en SES Hospedajes.

• ¿Necesito el Servicio Web si comunico a mano?

  No. Solo hace falta si vas a comunicar desde un programa externo. Qué es y para quién resulta necesario está en el Servicio Web de SES Hospedajes.

Errores habituales

• ¿Qué debo hacer en caso de errores en los datos introducidos?

  Rectifica en la plataforma y, si es necesario, reenvía la comunicación en ≤24 h desde que detectes el error.

• ¿Cómo puedo descargar o guardar una copia del parte enviado?

  Desde la sede o desde tu herramienta integrada podrás descargar el justificante con sello de tiempo. Consérvalo.

• ¿Cómo sé que la comunicación ha sido correctamente recibida por SES HOSPEDAJES?

  Verás el estado OK y podrás descargar el justificante. Si hay error, corrige y reintenta.

• ¿Por qué SES Hospedajes no pide algunos campos que sí aparecen como obligatorios en la normativa?

  El Real Decreto 933/2021 establece los datos que deben registrarse legalmente de cada viajero (por ejemplo: sexo y nacionalidad).

  Sin embargo, la aplicación oficial SES Hospedajes y su sistema técnico (WS – Web Service) todavía no marcan todos esos campos como obligatorios a nivel informático.

  Esto significa que:

  Legalmente, el establecimiento debe disponer de esos datos.

  Pero técnicamente, el sistema permite enviar la comunicación sin ellos, y no genera error.

  En Checkin Vacacional seguimos exactamente el mismo estándar técnico que SES Hospedajes.

  Aun así, estamos incorporando todos los campos mencionados en la normativa, para que la información enviada cumpla al 100 % tanto con la ley como con el formato del sistema oficial.

• ¿Qué hacer si no funciona SES hospedajes?

  Se recomienda contar con un sistema externo como Checkin Vacacional.

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