Contrato de Encargo de Tratamiento
1. Identificación de las partes
De una parte, el usuario de la plataforma Checkin Vacacional, que actúa como propietario, gestor, explotador, representante o persona autorizada para la gestión de uno o varios alojamientos turísticos, en adelante, el Responsable del Tratamiento.
De otra parte, ARXIPELIC SOFT CB, con CIF E24835845, titular de la marca comercial Checkin Vacacional, en adelante, el Encargado del Tratamiento.
Ambas partes acuerdan regular el acceso y tratamiento de datos personales necesario para la prestación del servicio Checkin Vacacional, conforme a lo previsto en el Reglamento General de Protección de Datos, la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y demás normativa aplicable.
2. Objeto del contrato
El presente contrato regula el tratamiento de datos personales que Checkin Vacacional realiza por cuenta del Responsable del Tratamiento para la prestación del servicio contratado.
Checkin Vacacional es una plataforma tecnológica que permite al Responsable del Tratamiento gestionar reservas, recoger datos de viajeros, obtener la firma digital de los huéspedes y facilitar la comunicación de la información correspondiente a SES Hospedajes, cuando proceda.
Checkin Vacacional tratará los datos personales únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones documentadas del Responsable del Tratamiento.
3. Duración
El presente contrato tendrá la misma duración que la relación contractual entre el Responsable del Tratamiento y Checkin Vacacional.
El encargo finalizará cuando el usuario cancele su cuenta, deje de utilizar el servicio o finalice la prestación contratada, sin perjuicio de los plazos de conservación, bloqueo o mantenimiento técnico que puedan resultar necesarios por obligaciones legales, seguridad, trazabilidad o defensa ante posibles reclamaciones.
4. Naturaleza y finalidad del tratamiento
El tratamiento de datos personales se realiza con la finalidad de permitir el uso de la plataforma Checkin Vacacional y prestar las funcionalidades asociadas al servicio.
En concreto, el tratamiento podrá incluir:
crear y gestionar reservas de alojamiento;
recoger los datos de los viajeros mediante formularios digitales;
obtener la firma digital de los viajeros cuando corresponda;
generar documentos, justificantes o archivos relacionados con la reserva y los partes de viajeros;
facilitar el envío de las comunicaciones correspondientes a SES Hospedajes;
permitir al usuario consultar, revisar, corregir y gestionar la información introducida en la plataforma;
prestar soporte técnico y asistencia relacionada con el uso del servicio;
mantener la seguridad, trazabilidad, disponibilidad y correcto funcionamiento de la plataforma.
Checkin Vacacional no utilizará los datos personales tratados por cuenta del Responsable para finalidades propias distintas de la prestación del servicio.
5. Tipo de datos personales tratados
Para la prestación del servicio, Checkin Vacacional podrá tratar, según los datos introducidos por el Responsable del Tratamiento, por los usuarios autorizados o por los propios viajeros, las siguientes categorías de datos:
datos identificativos de viajeros y titulares de reservas;
datos de contacto;
datos de documento de identidad, pasaporte u otros documentos identificativos;
datos de nacimiento, nacionalidad, sexo y demás datos requeridos para la comunicación de partes de viajeros;
datos de estancia, reserva, fecha de contrato, fecha de entrada, fecha de salida, alojamiento y titular del contrato;
firma digital del viajero o, en caso de menores cuando proceda, datos de la persona adulta que firma en su nombre;
datos técnicos asociados al uso de la plataforma;
credenciales, códigos o datos técnicos necesarios para la conexión con SES Hospedajes, cuando el usuario los introduzca en la plataforma.
6. Categorías de interesados
Los interesados cuyos datos pueden ser tratados son:
propietarios, gestores, representantes o usuarios de la plataforma;
titulares de reservas;
huéspedes o viajeros alojados;
menores incluidos en una reserva, cuando proceda;
personas autorizadas por el Responsable del Tratamiento para gestionar la cuenta, la reserva o el alojamiento.
7. Obligaciones del Responsable del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento declara y garantiza que:
cuenta con base jurídica suficiente para tratar los datos personales de los viajeros y utilizar Checkin Vacacional para su gestión;
informa a los viajeros sobre el tratamiento de sus datos personales cuando corresponda;
introduce datos veraces, actualizados y necesarios para la finalidad del servicio;
verifica la identidad de los huéspedes y la exactitud de los datos antes de realizar cualquier comunicación;
utiliza la plataforma conforme a la normativa aplicable y a las condiciones del servicio;
dispone de las autorizaciones, licencias, registros o permisos necesarios para la actividad de alojamiento que gestiona;
mantiene bajo su responsabilidad las credenciales de acceso a SES Hospedajes y demás datos necesarios para realizar comunicaciones;
no introduce datos que sean excesivos, innecesarios o ajenos a la finalidad del servicio;
comunica a Checkin Vacacional cualquier incidencia de seguridad, acceso no autorizado o uso indebido de su cuenta del que tenga conocimiento.
El Responsable del Tratamiento seguirá siendo responsable de determinar la finalidad y los medios esenciales del tratamiento de los datos de sus huéspedes.
8. Obligaciones de Checkin Vacacional como Encargado del Tratamiento
Checkin Vacacional se compromete a:
tratar los datos personales únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Responsable del Tratamiento;
no utilizar los datos para finalidades distintas de la prestación del servicio;
garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos personales se comprometan a respetar la confidencialidad;
aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales;
asistir al Responsable, en la medida de lo posible, en la atención de solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados;
ayudar al Responsable a cumplir sus obligaciones en materia de seguridad, notificación de brechas y evaluaciones cuando sea aplicable;
poner a disposición del Responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones como encargado, dentro de límites razonables y proporcionados;
notificar al Responsable, sin dilación indebida, las violaciones de seguridad de los datos personales de las que tenga conocimiento y que afecten a los datos tratados por cuenta del Responsable;
suprimir, devolver o bloquear los datos al finalizar la prestación del servicio, según corresponda y salvo obligación legal de conservación.
9. Instrucciones del Responsable
El Responsable del Tratamiento instruye a Checkin Vacacional para tratar los datos personales con la finalidad exclusiva de prestar el servicio contratado.
Estas instrucciones incluyen, cuando sea necesario para el funcionamiento de la plataforma:
recogida de datos;
registro y almacenamiento;
organización y consulta;
modificación o corrección;
generación de documentos;
firma digital;
comunicación de datos a SES Hospedajes cuando el usuario lo solicite mediante la plataforma;
conservación técnica;
bloqueo, supresión o eliminación de datos cuando proceda.
Si Checkin Vacacional considera que alguna instrucción del Responsable infringe la normativa aplicable en materia de protección de datos, informará de ello al Responsable.
10. Medidas de seguridad
Checkin Vacacional aplicará medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo del tratamiento.
Entre otras, podrán aplicarse las siguientes medidas:
control de acceso a la plataforma mediante usuario y contraseña;
limitación de accesos internos a datos personales;
medidas de autenticación y seguridad razonables;
alojamiento y almacenamiento en proveedores tecnológicos;
copias de seguridad cuando proceda;
medidas para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas;
registro o trazabilidad de determinadas acciones relevantes dentro de la plataforma;
medidas de prevención, detección y respuesta ante incidencias de seguridad;
revisión y mejora progresiva de las medidas de seguridad aplicadas.
El Responsable del Tratamiento deberá utilizar contraseñas seguras, custodiar sus accesos, evitar compartir credenciales de forma indebida y comunicar cualquier uso no autorizado de su cuenta.
11. Subencargados del tratamiento
El Responsable del Tratamiento autoriza de forma general a Checkin Vacacional a contratar subencargados del tratamiento cuando sea necesario para prestar el servicio.
Estos subencargados podrán prestar servicios de alojamiento, infraestructura tecnológica, plataforma web, correo electrónico, soporte, chatbot, pasarela de pago, generación de documentos, comunicaciones, analítica técnica o servicios auxiliares necesarios para el funcionamiento de Checkin Vacacional.
La relación actualizada de subencargados estará disponible en la página correspondiente de la web de Checkin Vacacional.
Checkin Vacacional se compromete a que los subencargados asuman obligaciones de protección de datos adecuadas y equivalentes a las establecidas en este contrato, en la medida aplicable al servicio que prestan.
En caso de incorporación o sustitución de subencargados, Checkin Vacacional podrá actualizar la relación publicada en su web o informar al Responsable por medios razonables. El Responsable podrá oponerse cuando existan motivos fundados relacionados con la protección de datos personales.
12. Transferencias internacionales
Checkin Vacacional podrá utilizar proveedores tecnológicos ubicados dentro y fuera del Espacio Económico Europeo cuando sea necesario para prestar el servicio.
Cuando se produzcan transferencias internacionales de datos, Checkin Vacacional procurará que se realicen conforme a los mecanismos previstos por la normativa aplicable, incluyendo decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otras garantías válidas.
La información disponible sobre proveedores y subencargados podrá consultarse en la página de subencargados publicada en la web de Checkin Vacacional.
13. Derechos de los interesados
Cuando un huésped, viajero o interesado ejerza ante Checkin Vacacional derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad o cualquier otro derecho reconocido por la normativa aplicable, Checkin Vacacional podrá remitir la solicitud al Responsable del Tratamiento, salvo que legalmente deba actuar de otro modo.
El Responsable del Tratamiento será quien determine la respuesta que corresponda al interesado.
Checkin Vacacional prestará asistencia razonable al Responsable cuando sea necesario para atender la solicitud, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible.
14. Violaciones de seguridad
Checkin Vacacional notificará al Responsable del Tratamiento, sin dilación indebida, cualquier violación de seguridad de los datos personales de la que tenga conocimiento y que afecte a los datos tratados por cuenta del Responsable.
La comunicación incluirá, cuando sea posible, la información disponible sobre:
la naturaleza de la incidencia;
las categorías de datos afectados;
las posibles consecuencias;
las medidas adoptadas o propuestas para remediarla;
las medidas recomendadas para mitigar sus posibles efectos.
Corresponderá al Responsable valorar si debe comunicar la incidencia a la autoridad de control o a los interesados, sin perjuicio de la asistencia razonable que pueda prestar Checkin Vacacional.
15. Destino de los datos al finalizar el servicio
Finalizada la relación contractual, Checkin Vacacional podrá suprimir, devolver o bloquear los datos personales tratados por cuenta del Responsable, según proceda.
No obstante, Checkin Vacacional podrá conservar determinados datos durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, atender posibles responsabilidades, acreditar la prestación del servicio, mantener registros técnicos o defenderse frente a reclamaciones.
Una vez transcurridos dichos plazos, los datos serán eliminados, bloqueados o anonimizados cuando proceda.
16. Responsabilidad del Responsable
El Responsable del Tratamiento seguirá siendo responsable de cumplir sus obligaciones legales como propietario, gestor, explotador o representante del alojamiento.
En particular, el Responsable será responsable de:
verificar la identidad de los viajeros;
revisar la exactitud de los datos introducidos;
cumplir los plazos legales de comunicación;
disponer de credenciales válidas de SES Hospedajes;
utilizar correctamente la plataforma;
comprobar el estado de las comunicaciones realizadas;
corregir errores o completar información cuando sea necesario;
no utilizar la plataforma para alojamientos, reservas o comunicaciones que no cumplan la normativa aplicable.
Checkin Vacacional no será responsable de errores, omisiones, retrasos, sanciones o incumplimientos derivados de datos incorrectos introducidos por el Responsable o por los viajeros, falta de verificación documental, uso indebido de la plataforma, incumplimiento de obligaciones legales del Responsable o indisponibilidad de servicios externos ajenos a Checkin Vacacional.
17. Servicios externos
El Responsable del Tratamiento reconoce que el funcionamiento de Checkin Vacacional puede depender de servicios externos, incluyendo, entre otros, proveedores de alojamiento, infraestructura, correo electrónico, pasarelas de pago, servicios de soporte, generación de documentos, comunicaciones y la propia plataforma SES Hospedajes.
Checkin Vacacional no controla la disponibilidad, funcionamiento, modificaciones técnicas, respuestas, errores o caídas de servicios externos ajenos a su control.
Cuando una incidencia dependa de un tercero, Checkin Vacacional realizará esfuerzos razonables para colaborar en su resolución, dentro de sus posibilidades técnicas y contractuales.
18. Auditoría e información
Checkin Vacacional pondrá a disposición del Responsable, previa solicitud razonable, la información necesaria para acreditar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en este contrato.
Cualquier solicitud de auditoría deberá ser proporcionada, justificada, no afectar a la seguridad o confidencialidad de otros usuarios y realizarse de forma que no perjudique el funcionamiento normal del servicio.
Checkin Vacacional podrá rechazar solicitudes abusivas, desproporcionadas, repetitivas o que comprometan la seguridad, confidencialidad o funcionamiento de la plataforma.
19. Confidencialidad
Checkin Vacacional se compromete a mantener la confidencialidad sobre los datos personales tratados por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Esta obligación se mantendrá incluso después de finalizar la relación contractual entre las partes.
El Responsable del Tratamiento también deberá mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso, datos técnicos, contraseñas, usuarios de SES Hospedajes y cualquier información sensible relacionada con el uso de la plataforma.
20. Modificación del contrato
Checkin Vacacional podrá actualizar el presente contrato cuando sea necesario para adaptarlo a cambios normativos, técnicos, organizativos, funcionales o de proveedores.
La versión actualizada estará disponible en la web de Checkin Vacacional.
Cuando los cambios sean relevantes, Checkin Vacacional podrá informar al usuario por medios razonables o solicitar una nueva aceptación desde la plataforma.
21. Aceptación
El presente Contrato de Encargo de Tratamiento se entenderá aceptado por el Responsable del Tratamiento mediante la aceptación expresa de las condiciones legales en el proceso de registro, activación de cuenta, contratación del servicio o uso de la plataforma.
La aceptación podrá realizarse mediante casilla de verificación, botón de aceptación, firma electrónica, aceptación dentro del área privada o cualquier otro mecanismo que permita acreditar la aceptación del usuario.
Checkin Vacacional podrá conservar evidencia de la aceptación, incluyendo fecha, hora, usuario, dirección IP, versión del documento aceptado y demás datos técnicos necesarios para acreditar dicha aceptación.
22. Legislación aplicable
El presente contrato se regirá por la legislación española y europea aplicable en materia de protección de datos personales.
Para cualquier cuestión relacionada con la interpretación o cumplimiento del presente contrato, las partes se someterán a lo previsto en las Condiciones Generales del Servicio y a la normativa aplicable.
Fecha de última actualización: 07/05/2026
