1. Partes
De una parte, el Cliente: la persona física o jurídica identificada en la cuenta de Checkin Vacacional que utiliza la Plataforma para gestionar uno o varios alojamientos. El Cliente actúa como responsable del tratamiento cuando determina los fines y medios del tratamiento de los datos de huéspedes.
Si el Cliente actúa como encargado del tratamiento por cuenta de un propietario o de un tercero, Checkin Vacacional actuará como subencargado, y el Cliente garantiza disponer de la autorización de su responsable para ello.
De otra parte, ARXIPELIC SOFT C.B., NIF E24835845, con domicilio en c/ Màniga 8, 07520 Petra, Illes Balears, España, titular de la marca comercial Checkin Vacacional, que actúa como encargado o subencargado del tratamiento, según el caso.
La persona que acepta este documento declara estar autorizada para actuar en nombre del Cliente.
Este contrato se celebra conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018.
2. Objeto
Este contrato regula el tratamiento de datos personales que Checkin Vacacional realiza por cuenta del Cliente para prestar el servicio contratado.
Las condiciones comerciales del servicio —precios, créditos, disponibilidad, soporte, integraciones y limitaciones de responsabilidad— se regulan en las Condiciones generales de contratación y no se reproducen aquí.
3. Duración
Este contrato tendrá la misma duración que la relación contractual entre el Cliente y Checkin Vacacional y finalizará cuando se cancele la cuenta o cese la prestación del servicio, sin perjuicio de lo previsto en la cláusula 15 sobre devolución y supresión.
4. Naturaleza y finalidad del tratamiento
El tratamiento se realiza con la única finalidad de prestar las funcionalidades de la Plataforma contratadas por el Cliente: gestión de reservas, recogida de datos de viajeros, aceptación o firma electrónica de partes, generación de documentos, comunicación a SES Hospedajes cuando el Cliente lo solicite, soporte técnico y mantenimiento de la seguridad y la trazabilidad del servicio.
Checkin Vacacional no utilizará los datos tratados por cuenta del Cliente para finalidades propias.
5. Operaciones de tratamiento
El Cliente instruye a Checkin Vacacional para llevar a cabo, en la medida necesaria para el servicio, las siguientes operaciones: recogida, registro, almacenamiento, organización, consulta, modificación o corrección, generación de documentos, recogida de la firma o aceptación electrónica, comunicación de datos a SES Hospedajes a solicitud del Cliente, conservación técnica, bloqueo y supresión.
Si Checkin Vacacional considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, lo informará al Cliente.
6. Categorías de datos
- Datos identificativos de viajeros y titulares de reservas.
- Datos de contacto.
- Datos del documento de identidad exigidos por la normativa aplicable.
- Fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo y demás datos requeridos para el parte de viajeros.
- Datos de la estancia: reserva, fechas de contrato, entrada y salida, alojamiento y titular del contrato.
- Firma o aceptación electrónica del viajero o, cuando proceda, de la persona adulta que firma en su nombre.
- Datos técnicos y evidencias asociadas al uso de la Plataforma.
- Credenciales o códigos técnicos necesarios para la conexión con SES Hospedajes, cuando el Cliente los introduzca.
7. Categorías de interesados
Propietarios, gestores, representantes y usuarios autorizados por el Cliente; titulares de reservas; huéspedes o viajeros alojados; y menores incluidos en una reserva, cuando proceda.
8. Obligaciones del Cliente
El Cliente declara y garantiza que:
- cuenta con base jurídica suficiente para tratar los datos de los viajeros y utilizar la Plataforma para su gestión;
- informa a los interesados sobre el tratamiento cuando corresponda;
- introduce datos veraces, actualizados y limitados a lo necesario;
- verifica la identidad de los huéspedes y la exactitud de los datos antes de realizar cualquier comunicación;
- dispone de las autorizaciones, licencias o registros necesarios para su actividad de alojamiento;
- custodia sus credenciales de acceso y las de SES Hospedajes;
- comunica sin demora cualquier incidencia de seguridad o uso indebido de su cuenta;
- cuando actúe como encargado por cuenta de un tercero, dispone de la autorización de su responsable para subcontratar a Checkin Vacacional.
9. Obligaciones de Checkin Vacacional
Checkin Vacacional se compromete a:
- tratar los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, incluidas las relativas a transferencias internacionales;
- no utilizar los datos para finalidades propias;
- garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos se comprometan a respetar la confidencialidad;
- aplicar las medidas técnicas y organizativas previstas en la cláusula 10;
- asistir al Cliente en la atención de los derechos de los interesados y en el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad, notificación de brechas y evaluaciones de impacto;
- poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones;
- notificar sin dilación indebida las violaciones de seguridad que afecten a los datos tratados por su cuenta;
- devolver o suprimir los datos al finalizar la prestación conforme a la cláusula 15.
10. Seguridad
Checkin Vacacional aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo del tratamiento, entre ellas:
- control de acceso mediante usuario y contraseña y limitación de los accesos internos;
- medidas de autenticación y cifrado en tránsito;
- alojamiento en proveedores tecnológicos con garantías adecuadas;
- copias de seguridad y medidas de recuperación;
- registro y trazabilidad de acciones relevantes;
- prevención, detección y respuesta ante incidentes;
- revisión y mejora continua de las medidas aplicadas.
El Cliente deberá utilizar contraseñas seguras, custodiar sus accesos y no compartir credenciales de forma indebida.
11. Subencargados
El Cliente autoriza con carácter general a Checkin Vacacional a recurrir a subencargados del tratamiento para prestar el servicio.
La relación actualizada está publicada en Proveedores y subencargados.
Checkin Vacacional informará previamente al Cliente, por medios razonables, de la incorporación o sustitución de subencargados que resulten relevantes para el tratamiento realizado por su cuenta. El Cliente podrá oponerse por motivos fundados relacionados con la protección de datos personales; si la oposición fuera justificada y no pudiera ofrecerse una alternativa razonable, cualquiera de las partes podrá resolver el servicio afectado.
Checkin Vacacional impondrá a los subencargados obligaciones de protección de datos equivalentes a las establecidas en este contrato y responderá frente al Cliente del cumplimiento por parte de aquellos.
12. Transferencias internacionales
Checkin Vacacional únicamente realizará transferencias internacionales de los datos tratados por cuenta del Cliente cuando exista un mecanismo válido conforme al capítulo V del RGPD, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía legalmente aplicable, y siguiendo las instrucciones del Cliente.
13. Asistencia en el ejercicio de derechos
Cuando un interesado ejerza ante Checkin Vacacional cualquier derecho reconocido por la normativa respecto de datos tratados por cuenta del Cliente, Checkin Vacacional le remitirá la solicitud sin dilación indebida y no responderá por su cuenta, salvo que legalmente deba actuar de otro modo.
Checkin Vacacional asistirá al Cliente, mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas y teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, para que pueda atender las solicitudes dentro de los plazos legales.
14. Brechas de seguridad
Checkin Vacacional notificará al Cliente, sin dilación indebida desde que tenga conocimiento, cualquier violación de seguridad que afecte a los datos tratados por su cuenta, incluyendo la información disponible sobre la naturaleza de la incidencia, las categorías y el número aproximado de interesados y registros afectados, las posibles consecuencias, las medidas adoptadas o propuestas y un punto de contacto.
Corresponde al Cliente valorar la notificación a la autoridad de control o a los interesados, con la asistencia razonable de Checkin Vacacional.
15. Devolución y supresión de los datos
Finalizada la prestación, y a elección del Responsable, Checkin Vacacional devolverá o suprimirá los datos personales tratados por su cuenta y las copias existentes, salvo que el Derecho de la Unión Europea o de los Estados miembros exija su conservación. Si el Responsable no comunica su elección dentro de los 30 días siguientes a la terminación, se aplicará la supresión como opción predeterminada, sin perjuicio del bloqueo o conservación que resulte legalmente exigible.
16. Información y auditorías
Checkin Vacacional pondrá a disposición del Cliente toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones del artículo 28 del RGPD.
Asimismo, permitirá y contribuirá a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por el Cliente o por otro auditor autorizado por él, con preaviso razonable, en horario laboral, con alcance proporcionado al tratamiento, sujetas a confidencialidad y adoptando las medidas necesarias para proteger la seguridad y los datos de otros clientes.
Las auditorías se realizarán, en primer término, mediante la documentación, certificaciones o informes disponibles cuando resulten suficientes. Las solicitudes manifiestamente infundadas, abusivas o repetitivas podrán dar lugar a la repercusión de los costes razonables incurridos, sin que ello excluya el derecho de auditoría legalmente reconocido.
17. Confidencialidad
Checkin Vacacional mantendrá la confidencialidad sobre los datos tratados por cuenta del Cliente, obligación que subsistirá tras la finalización de la relación contractual y que se extiende a las personas autorizadas para tratarlos.
El Cliente mantendrá igualmente la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de las de SES Hospedajes.
18. Responsabilidad y prevalencia
Cada parte responderá del incumplimiento de las obligaciones que le corresponden conforme a la normativa de protección de datos.
Este Contrato de encargo prevalece sobre las Condiciones generales de contratación en cualquier conflicto relativo al tratamiento de datos personales realizado por cuenta del Cliente.
19. Modificaciones y aceptación
Checkin Vacacional podrá actualizar este contrato para adaptarlo a cambios normativos, técnicos, organizativos o de proveedores, publicando la versión vigente en la web e informando al Cliente cuando los cambios sean relevantes. Cuando la modificación lo requiera legalmente, se solicitará una nueva aceptación desde la Plataforma.
La aceptación podrá realizarse mediante casilla de verificación, botón de aceptación, aceptación electrónica dentro del área privada o cualquier otro mecanismo equivalente. Checkin Vacacional conservará como evidencia de la aceptación: usuario o cuenta, fecha y hora, dirección IP, versión aceptada y mecanismo de aceptación.
Este contrato se rige por la legislación española y europea aplicable en materia de protección de datos.
Contacto en materia de protección de datos: info@checkinvacacional.com.