Hay dudas sobre SES Hospedajes que se resuelven con una frase y otras que dependen de la situación concreta: quién ha vendido la reserva, qué pasó con el pago, si el huésped cambió de fechas o si llegó a una hora imprevista.
Esta página recoge ese segundo tipo de casos, los que no se resuelven con una respuesta básica. Para las dudas de primer nivel —qué es la plataforma, plazos generales, datos obligatorios— tienes las preguntas frecuentes sobre SES Hospedajes.
Quién debe enviar el parte de reserva y cuándo
Reservas directas
Si un huésped te contacta por teléfono, correo o tu web propia, tú como alojamiento eres responsable de comunicar la reserva en el momento en que queda confirmada, además de la entrada de viajeros cuando llegan.
Es decir:
- Reserva → la notificas en cuanto queda confirmada.
- Entrada → la notificas dentro de las 24 horas siguientes al check-in.
Reservas con OTA o agencia
Aquí es donde más dudas surgen.
- Si la reserva viene de Booking, Airbnb, Expedia o cualquier OTA/agencia, ellos comunican la reserva (datos de la misma, cancelaciones o modificaciones).
- El alojamiento sigue siendo responsable de comunicar la entrada de los viajeros cuando hacen el check-in.
En mi caso, la confusión venía porque SES no lo explica claro. Muchos propietarios creían que debían duplicar la comunicación. Pero no: cada parte tiene su responsable.
Cómo declarar el método de pago correctamente
Cuando el huésped paga directo
Si el viajero te paga a ti (efectivo, transferencia, tarjeta en TPV…), debes comunicar en SES el método de pago real que utilizó.
Ejemplo:
- Efectivo → seleccionas “efectivo”.
- Tarjeta en tu datáfono → “tarjeta bancaria”.
- Transferencia → “transferencia bancaria”.
No te piden números de tarjeta ni datos bancarios sensibles, solo el tipo de pago.
Cuando paga una agencia o plataforma
Este caso es mucho más común de lo que parece: el viajero paga a la agencia/OTA, y luego tú recibes el dinero mediante transferencia o tarjeta virtual.
La norma dice:
- La agencia comunica la reserva con el método que usó el huésped en su plataforma.
- El alojamiento comunica la entrada y debe reflejar cómo cobró realmente.
En la práctica, lo que hacemos muchos es seleccionar “plataforma de pago” o “otros (agencia)”, porque es lo más cercano a “me pagó Booking vía VCC”.
La primera vez que me encontré con esta situación pensé: “¿Pongo la tarjeta virtual de Booking como si fuera del huésped? ¿O la transferencia que me hace la agencia?”. Después de investigar, entendí que la lógica de SES es registrar cómo entra el dinero al alojamiento, no cómo lo pagó el viajero.
Modificaciones y cancelaciones de una reserva ya comunicada
Una reserva comunicada no queda congelada. Si cambia algo relevante, hay que reflejarlo:
- Cancelación: se comunica la anulación, aunque el huésped nunca llegue a alojarse. El plazo de referencia sigue siendo de 24 horas desde que se produce.
- Cambio de fechas: se actualiza la comunicación existente; no se crea una segunda reserva paralela.
- Cambio de importe o de forma de pago: se corrige el dato de la transacción.
El error típico es dar por hecho que, como la estancia no llegó a producirse, no hay nada que comunicar.
Cambios en el número de huéspedes
Es uno de los casos más frecuentes en alquiler vacacional: se reservan cuatro plazas y aparecen cinco personas, o una de las cuatro no viene.
- La reserva se comunica con las personas previstas en el contrato.
- El parte de entrada debe reflejar quién se aloja realmente.
- Si el cambio se conoce antes de la llegada, se actualiza la reserva; si se descubre en el check-in, lo que manda es el parte.
Recoger los datos de todos los acompañantes antes de la llegada evita tener que improvisar en la puerta.
Llegadas fuera del horario previsto
Los check-in de madrugada, con auto-check-in o con cerradura inteligente, generan dudas sobre desde cuándo cuenta el plazo.
El hito que se comunica es el inicio efectivo de la estancia, no la hora que figuraba en la reserva. Si el huésped entra a las 2:00, ese es el momento de referencia y el plazo se cuenta desde ahí.
Para las firmas, lo práctico es tenerlas recogidas antes por medios digitales, de modo que la llegada tardía no bloquee nada.
Diferencia entre comunicar la reserva y enviar el parte
Muchos problemas nacen de tratar estas dos comunicaciones como si fueran una sola. La reserva informa del contrato de hospedaje; el parte de entrada acredita la identificación de los viajeros y el inicio de la estancia. Son dos envíos distintos, con momentos distintos.
El desarrollo normativo de esta distinción está en la guía del RD 933/2021.
Datos incorrectos o incompletos
Qué hacer cuando ya has enviado algo mal:
- Error detectado a tiempo: modifica o anula la comunicación desde la plataforma y vuelve a enviarla correctamente.
- Huésped sin documento válido: no inventes un número. Registra el documento que sí tenga y, si no lo hay, deja constancia de la situación.
- Nombres mal transcritos: es el fallo más habitual cuando los datos se copian a mano desde un WhatsApp o un email.
Guardar constancia de lo enviado y de las correcciones es lo que te permite justificar el histórico si alguien lo pide.
Errores de la plataforma y caídas
La sede electrónica no siempre responde: páginas en blanco, formularios que no cargan o sesiones que se cierran solas.
Si el fallo impide comunicar dentro de plazo, la recomendación práctica es reintentar y dejar evidencias (capturas con fecha y hora) que acrediten que la incidencia fue del sistema. Este escenario está desarrollado en el artículo sobre qué hacer cuando SES Hospedajes no funciona.
Menores y documentos de identidad
- Los menores de 14 años sin documento pueden figurar con los datos facilitados por el adulto con el que viajan.
- Si tienen DNI o pasaporte, se incluye igual que con cualquier otro viajero.
- Cuando el grupo de menores viaja con un adulto que no es su progenitor, quien facilita los datos es ese adulto responsable.
Grupos, estancias largas y salidas anticipadas
- Varios grupos en la misma semana: cada contrato de hospedaje es una comunicación independiente, aunque sea el mismo inmueble.
- Estancias largas o trabajadores temporales: se comunica el inicio de la estancia igual que en cualquier otra reserva.
- Salida anticipada: no genera un parte nuevo, pero sí conviene que la documentación refleje la estancia real.
Cuando el caso se repite cada semana
Si te encuentras con estas situaciones de forma habitual —OTAs, cambios de última hora, llegadas nocturnas— el problema deja de ser normativo y pasa a ser operativo.
Ahí es donde ayuda un programa para gestionar partes de viajeros: los datos llegan del huésped ya estructurados, las firmas se recogen antes de la llegada y queda histórico de cada comunicación.