Dudas frecuentes sobre SES HOSPEDAJES

Si tienes un alojamiento turístico en España, seguro que ya habrás oído hablar de SES HOSPEDAJES. Se trata de la plataforma oficial del Ministerio del Interior para comunicar reservas y estancias de viajeros, en cumplimiento con el RD 933/2021.

En teoría, debía unificar todos los partes de viajeros y sustituir el envío tradicional a Policía Nacional, Guardia Civil o autonómicas. Pero en la práctica… no es nada intuitiva para los propietarios.

Cuando empezamos a usarla, lo primero que pensé fue: “¿De verdad esto es lo que nos ofrecen para simplificarnos la vida?”. Pantallas confusas, menús escondidos y un lenguaje poco claro hacen que las dudas se acumulen.

Por eso, aquí recopilamos las preguntas más frecuentes que hacen otros anfitriones y las respuestas basadas tanto en la normativa como en mi experiencia real.

Quién debe enviar el parte de reserva y cuándo

Reservas directas

Si un huésped te contacta por teléfono, correo o tu web propia, tú como alojamiento eres responsable de comunicar la reserva en el momento en que queda confirmada, además de la entrada de viajeros cuando llegan.

Es decir:

• Reserva → la notificas en cuanto queda confirmada.
• Entrada → la notificas dentro de las 24 horas siguientes al check-in.

Reservas con OTA o agencia

Aquí es donde más dudas surgen.

• Si la reserva viene de Booking, Airbnb, Expedia o cualquier OTA/agencia, ellos comunican la reserva (datos de la misma, cancelaciones o modificaciones).
• El alojamiento sigue siendo responsable de comunicar la entrada de los viajeros cuando hacen el check-in.

En mi caso, la confusión venía porque SES no lo explica claro. Muchos propietarios creían que debían duplicar la comunicación. Pero no: cada parte tiene su responsable.

Cómo declarar el método de pago correctamente

Cuando el huésped paga directo

Si el viajero te paga a ti (efectivo, transferencia, tarjeta en TPV…), debes comunicar en SES el método de pago real que utilizó.

Ejemplo:

• Efectivo → seleccionas “efectivo”.
• Tarjeta en tu datáfono → “tarjeta bancaria”.
• Transferencia → “transferencia bancaria”.

No te piden números de tarjeta ni datos bancarios sensibles, solo el tipo de pago.

Cuando paga una agencia o plataforma

Este caso es mucho más común de lo que parece: el viajero paga a la agencia/OTA, y luego tú recibes el dinero mediante transferencia o tarjeta virtual.

La norma dice:

• La agencia comunica la reserva con el método que usó el huésped en su plataforma.
• El alojamiento comunica la entrada y debe reflejar cómo cobró realmente.

En la práctica, lo que hacemos muchos es seleccionar “plataforma de pago” o “otros (agencia)”, porque es lo más cercano a “me pagó Booking vía VCC”.

La primera vez que me encontré con esta situación pensé: “¿Pongo la tarjeta virtual de Booking como si fuera del huésped? ¿O la transferencia que me hace la agencia?”. Después de investigar, entendí que la lógica de SES es registrar cómo entra el dinero al alojamiento, no cómo lo pagó el viajero.

Otros problemas comunes en SES HOSPEDAJES

Errores de la plataforma y caídas

No eres tú: SES se cae con frecuencia. Páginas en blanco, formularios que no cargan, sesiones que se cierran solas… La recomendación oficial es intentar más tarde y, si no se puede, dejar constancia de que el fallo fue de la sede.

Yo llegué a desesperarme con mensajes de error en pleno check-in. De ahí nació una idea: “¿y si hubiera un sistema más estable para enviar estos datos?”.

Plazos y sanciones si no informas a tiempo

• Reserva: comunicar en cuanto quede confirmada (y cancelarla si se anula).
• Entrada de viajeros: comunicar dentro de las 24 horas siguientes.
• Multas: desde 100 € por infracciones leves hasta 30.000 € en casos graves de reincidencia o falsedad.

Menores y documentos de identidad

Otra duda habitual: ¿Qué pasa con los menores que no tienen DNI?

• Los menores de 14 años sin documento pueden figurar con los datos de sus padres o tutores.
• Si tienen DNI o pasaporte, hay que incluirlo como a cualquier viajero.

De la frustración con SES HOSPEDAJES a crear Checkin Vacacional

Después de muchos intentos fallidos, lo que más me molestaba de SES no era solo la complejidad técnica, sino el tiempo perdido en cada check-in.

Un propietario me dijo: “Antes tardaba dos minutos en apuntar un parte en papel, ahora tardo diez en SES, y encima se cuelga”. Yo sentía lo mismo.

Por eso decidimos crear Checkin Vacacional: una herramienta que simplifica el proceso y envía los partes de viajeros automáticamente a SES. La idea es que el propietario pueda centrarse en lo importante —recibir a sus huéspedes— y no en pelearse con una plataforma burocrática.

No se trata de saltarse la ley, sino de cumplirla con menos dolor de cabeza.

Preguntas frecuentes adicionales (FAQ)

¿Qué pasa si me equivoco al enviar una comunicación?
Puedes modificar o anular la entrada/reserva desde SES, pero no siempre es evidente. Conviene revisar bien antes de confirmar.

¿Qué hago si SES hospedajes no funciona?
Anota la incidencia y vuelve a intentarlo más tarde. Si pasa el plazo de 24h, guarda evidencias (capturas) para justificar el error de la sede.

¿Qué diferencias hay con Cataluña y País Vasco?
En esas comunidades se sigue reportando a Mossos y Ertzaintza, aunque SES está previsto como obligatorio a futuro.

¿Qué datos exactos me pide SES hospedajes?

• Datos del viajero (nombre, apellidos, documento, fecha de expedición, país, etc.)
• Datos de la reserva (fecha, canal, método de pago)
• Datos de la entrada (establecimiento, fechas de estancia, etc.)

Cómo simplificar tu gestión sin multas ni dolores de cabeza

SES HOSPEDAJES llegó para centralizar el control de viajeros, pero en la práctica ha generado más dudas que soluciones. Los propietarios se sienten perdidos entre pantallas poco claras y plazos estrictos.

Mi consejo es claro:

• Entiende bien tus responsabilidades (reserva vs entrada, OTA vs directo).
• Cumple los plazos (24h máximo).
• Busca herramientas que automaticen el proceso.

En nuestro caso, la frustración con SES fue tan grande que cramos Checkin Vacacional para ayudar a otros anfitriones como nosotros. Porque la burocracia no debería quitarnos el tiempo de atender a nuestros huéspedes.