Preguntas frecuentes sobre Checkin Vacacional
Aquí encontrarás respuestas rápidas sobre cómo funciona el sistema, sus ventajas y cómo enviar el parte de viajeros al Ministerio del Interior de forma digital.
Programa conectado con SES HOSPEDAJES
¿Qué es Checkin Vacacional?
Es una herramienta digital que permite registrar a los huéspedes de un alojamiento turístico y enviar automáticamente el parte de viajeros al Ministerio del Interior, cumpliendo la normativa vigente en España.
¿Qué hace Checkin Vacacional por ti?
Recoge únicamente los datos exigidos por ley.
- No solicita ni almacena copias de documentos (Dni - pasaportes...)
- Te avisa si el huésped no rellena el parte.
- Envía las reservas y los partes directamente al Ministerio del Interior con un simple clic.
¿De quién es la responsabilidad de comprobar la veracidad de los datos que facilitan los huéspedes?
Según el RD 933/2021, la persona titular/gestora del alojamiento es quien debe comprobar que los datos coinciden con el documento identificativo (DNI, NIE, pasaporte) que el huésped exhibe o facilita.
Por tanto, la veracidad y el cotejo son responsabilidad del propietario o establecimiento, no de Checkin Vacacional.
¿Qué documentos son válidos para acreditar la identidad de los usuarios?
El DNI para los ciudadanos españoles (obligatorio para las personas mayores de 14 años).
Documento de Identidad para los ciudadanos comunitarios y PASAPORTE
para las personas extranjeras.
¿Y cómo verifico los datos de los huéspedes?
Puedes hacerlo de dos maneras:
🟩 Presencialmente:
Basta con una verificación visual del documento de identidad. Es decir, comparas los datos facilitados con el documento original que presenta el huésped en mano.
🟦 Online:
Si el check-in se realiza a distancia, la ley permite usar métodos de verificación equivalentes, como:
Certificados digitales válidos.
Verificación cruzada con los medios de pago.
Códigos de autenticación enviados por SMS o correo electrónico.
Otros factores de autenticación seguros que garanticen la identidad del viajero.
En cualquier caso, la responsabilidad de la verificación recae en el propietario o establecimiento, no en la plataforma de envío (como Checkin Vacacional), que actúa únicamente como intermediario técnico en el proceso.
¿Qué necesitas para empezar a usar Checkin Vacacional?
Es necesario estar dado de alta en SES HOSPEDAJES.
El titular o gestor del alojamiento debe registrarse en la plataforma del Ministerio y dar de alta cada vivienda. El acceso se hace con certificado digital/DNIe/Cl@ve.
Activar el acceso por “Servicio Web” (WS)
¿Por qué es obligatorio el registro de viajeros?
Porque la ley española exige que todos los alojamientos turísticos (casas vacacionales, agroturismos, hoteles rurales, etc.) comuniquen los datos de sus huéspedes a la Policía o Guardia Civil.
Checkin Vacacional simplifica ese trámite legal y evita errores o sanciones.
¿Puedo usar Checkin Vacacional en Cataluña, País Vasco o Navarra?
De momento no.
Estas tres comunidades utilizan sus propias plataformas autonómicas (Mossos d’Esquadra, Ertzaintza y Policía Foral de Navarra) y no están conectadas a SES Hospedajes.
¿Puedo usar Checkin Vacacional para varios alojamientos?
Sí. El panel de control permite gestionar varias propiedades desde una sola cuenta y ver en tiempo real qué registros están completados o pendientes.
¿Los créditos caducan?
No, los créditos no caducan.
¿Cuántos créditos gasto por cada comunicación?
Cada comunicación con SES HOSPEDAJES gasta:
1 crédito para el envío de la reserva
1 crédito para el enviío del parte.
En total 2 créditos.
¿Los créditos me sirven para varias propiedades?
Sí, tus créditos sirven para cualquiera de las propiedades de una misma cuenta de Checkin Vacacional.
Puedes ir utilizándolos para todas tus propiedades.
¿Cómo funciona Checkin Vacacional para el propietario?
Inicia sesión en el panel de control.
Crea una nueva reserva (nombre del alojamiento, fechas, huéspedes).
El sistema genera un enlace único para que los viajeros rellenen sus datos.
Puedes enviar ese enlace por WhatsApp, correo o SMS.
Cuando el huésped completa el registro, lo ves reflejado en tu panel y puedes enviar el parte oficial con un clic.
¿Cómo funciona Checkin Vacacional para el huésped?
El huésped recibe un enlace personalizado.
Solo tiene que introducir sus datos (documento de identidad, país, fecha de nacimiento, etc.) en un formulario claro y adaptado al móvil.
El proceso tarda menos de dos minutos y se realiza antes de la llegada.
¿Puede un huésped compartir el check-in online con los otros miembros de la reserva?
El huésped que recibe el enlace puede completar el check-in online para todos los miembros de la reserva, o compartirlo con ellos para que cada uno rellene sus datos.
¿Dónde puedo ver los datos de los huéspedes una vez que se registran online?
Cada vez que uno de tus huéspedes se registra online, podrás ver los datos accediendo a la reserva de tu panel de control de propietario para que puedas verificarlos antes de que se transfieran.
¿Cómo modificar o corregir datos ya introducidos?
Si aún no has enviado el parte: edita la comunicación y guarda.
¿Qué necesito para usar la aplicación?
Estar dado de alta en SES HOSPEDAJES.
Una cuenta en Checkin Vacacional.
Un número de registro de alojamiento turístico válido.
Conexión a internet.
¿Qué plazo tengo para enviar las comunicaciones?
Debes comunicar de forma inmediata y siempre dentro de las 24 horas desde:
La formalización de la reserva/contrato (o su anulación), y/o el inicio de la estancia/servicio.
Recomendación: automatiza el envío al confirmar la reserva y verifica el envío el día de entrada.
¿Qué ocurre si el huésped no completa el formulario?
El propietario puede ver el estado del registro y enviar un recordatorio o el enlace de nuevo.
Checkin Vacacional está diseñado para agilizar la comunicación y evitar olvidos.
¿Qué hago si vuestra plataforma no funciona?
Debes reintentar el envío más tarde. No se aceptan justificaciones por caídas técnicas. En cualquier caso puedes contactar con nuestro equipo de soporte.
¿Qué significa el campo “Referencia del contrato”?
Es el identificador único de la reserva/contrato. Puede ser el localizador de tu PMS o el código de la OTA (Booking/Airbnb), siempre que identifique unívocamente el expediente.
¿Se pueden enviar comunicaciones de menores sin un adulto responsable?
Los menores de 14 años también deben ser registrados.
Sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan
acompañados, quien deberá indicar la relación de parentesco. Por tanto, si el menor no tiene DNI o pasaporte, se debe registrar con los datos del adulto responsable siempre indicando el parentesco.
¿Qué pasa con la protección de datos?
Los datos se recogen únicamente para cumplir con la obligación legal del registro de viajeros y se envían de forma segura al Ministerio del Interior.
Checkin Vacacional cumple con el RGPD y mantiene la información cifrada y protegida.
¿Cómo rellenar los datos del pago si la reserva se hizo por un intermediario?
Cuando un cliente hace una reserva mediante un operador turístico o una plataforma online (por ejemplo, una agencia de viajes o una web como Booking), en los datos de la reserva debe aparecer la forma de pago que el cliente haya utilizado en el momento de reservar.
Después, al enviar el parte de viajeros o comunicar el alquiler, es obligatorio indicar cómo recibe usted el dinero del servicio:
¿Tenéis un manual de uso para propietarios?
Si, haz clic aquí para descargarlo.
¿Es compatible con SES Hospedajes?
Sí. El envío del parte se realiza directamente al sistema SES Hospedajes del Ministerio del Interior, garantizando que el registro sea legal y válido.
Una vez enviada la comunicación, recibes la validación / aceptación de SES Hospedajes en tu panel de control de propietario.
¿Desde cuándo es obligatorio usar la plataforma SES.Hospedajes?
El uso de SES.Hospedajes es obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024, fecha definitiva fijada por el Ministerio del Interior tras varias prórrogas.
A partir de esa fecha, todos los alojamientos deben realizar el Registro de Viajeros exclusivamente a través de SES.Hospedajes, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021.
¿Cómo realizo el alta en SES HOSPEDAJES?
Aquí tienes el manual oficial del Ministerio del Interior con los pasos a seguir para darse de alta en SES HOSPEDAJES:
¿Cómo puedo encontrar el código de arrendador?
Entra en la plataforma de SES.Hospedajes.
Accede al apartado “Registro de establecimientos y entidades”.
Haz clic en el icono “@” y dirígete a “Mis datos de registro” en tu perfil.
Ahí podrás ver tu código de arrendador.
¿Cómo puedo recuperar la contraseña de SES.Hospedajes?
En el apartado “Usuario de Webservice”, podrás ver tu usuario y cambiar la contraseña pulsando el botón “Cambiar contraseña”.
Si no has recibido el correo con tus accesos, revisa el correo del Ministerio o solicita un nuevo acceso desde la plataforma.
¿Cómo activo el “WS” ( Servicio Web ) en SES.HOSPEDAJES para conectar con Checkin Vacacional?
Para que Checkin Vacacional envíe automáticamente tus comunicaciones a SES.HOSPEDAJES, debes activar el envío de comunicaciones por servicio web:
- Entra en la web de SES.HOSPEDAJES y pulsa “Acceso al registro de establecimientos y entidades”.
- Accede con tu certificado, DNIe o Cl@ve.
- Dentro, abre “Mis datos registrados” (botón Acceder).
- Marca la casilla “Envío de comunicaciones por servicio web” y Guarda.
- Recibirás un email del Ministerio (remitente del dominio @hospedajes.mir.es) con tus credenciales de servicio web (usuario WS y contraseña). Estas credenciales son diferentes a las de inicio de sesión normal.
Nota: Puedes usar una sola cuenta para gestionar varios alojamientos.
¿Cómo sé cual es mi usuario web service en la plataforma SES HOSPEDAJES?
Accediendo a la plataforma de SES HOSPEDAJES.
Una vez dentro accede al apartado «Usuario Servicio Web». En este apartado, podrás localizar tu usuario web service identificándolo con la terminación «WS». Normalmente, suele ser el número NIF + WS o el número CIF + WS en el caso de empresas.
¿Cómo puedo encontrar el código de establecimiento?
En SES.Hospedajes, accede a “Consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedaje”.
Haz clic en “Rellenar formulario” y selecciona el establecimiento correspondiente.
En el apartado “Información del establecimiento” verás tu código de establecimiento.
¿La plataforma SES.Hospedajes reemplaza el envío de datos a la Guardia Civil o Policía Nacional?
Sí. Desde la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, el registro de huéspedes debe hacerse mediante SES.Hospedajes en todo el territorio nacional (excepto País Vasco, Navarra y Cataluña).
Sustituye los antiguos sistemas WEBPOL (Policía Nacional) y Hospederías (Guardia Civil).
Si mi actividad es no profesional, ¿estoy obligado a enviar el número de soporte del documento?
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, establece que los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exentos del envío del número de soporte de los documentos de identidad de las personas alojadas en sus inmuebles.
¿Qué ventajas tiene digitalizar el registro?
Ahorro de tiempo en cada reserva.
Evita errores al copiar datos manualmente.
Permite que el huésped complete el formulario antes de llegar.
Envío directo al Ministerio del Interior en un solo clic.
Cumplimiento legal garantizado sin papeleo.
¿Cómo enviar una reserva a Ses Hospedajes?
En este vídeo te mostramos paso a paso cómo enviar los datos a “Ses Hospedajes” desde nuestra plataforma Checkin Vacacional.
¿Puedo sincronizar mis reservas de Airbnb, Booking... con Checkin Vacacional?
De momento no es posible de forma automática , pero en unas semanas lo implementaremos.
¿Qué pasa si recibo una inspección policial?
Durante una inspección, los partes deberán ser proporcionados por el
establecimiento de hospedaje, siendo este el responsable de la veracidad de los datos registrados.
La información presentada deberá coincidir con los documentos o sistemas que acrediten la identidad de los huéspedes, quienes estarán obligados a exhibir o facilitar dicha documentación cuando les sea requerida.
¿Checkin Vacacional verifica la veracidad de los datos o la identidad del huésped?
No. Checkin Vacacional es una plataforma intermediaria que facilita la recogida de datos y la firma electrónica del parte, genera el registro informático y envía la comunicación telemática a SES HOSPEDAJES.
No contrastamos los datos con bases oficiales ni comprobamos la autenticidad de documentos de los huéspedes.
¿Qué sí hace Checkin Vacacional?
Recoge los datos del huésped y obtiene su aceptación/firma electrónica vinculada al parte.
Sella evidencias (fecha/hora, IP y registro) y conserva el registro informático durante el plazo legal.
Transmite el parte a SES HOSPEDAJES.
¿Qué es el NRUA y cuando es obligatorio?
El NRUA es el Número de Registro Único de Alquiler.
Es obligatorio para todas aquellas personas que quieran llevar a cabo un servicio de alquiler de corta duración a cambio de una remuneración económica, a través de cualquier plataforma online, ya sea de forma regular o temporal.
¿Qué dice la ley sobre usar plataformas como Checkin Vacacional?
Los establecimientos pueden recabar la información mediante cualquier sistema que permita la verificación de la exactitud de los datos, incluso sin que sea necesaria su presencia física y siempre que se trate de un sistema compatible con el cumplimiento de la normativa vigente, especialmente en materia de protección de datos.
¿Cual es vuestro email de soporte?
El email para contactar con nuestros técnicos es : soporte@checkinvacacional.com
