CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACIÓN

www.checkinvacacional.com

1. Identificación del prestador

Titular / Prestador: ARXIPELIC SOFT (en adelante, “Checkin Vacacional” o el “Prestador”)
NIF: E24835845
Domicilio: c/ Màniga 8, 07520 Petra, Mallorca (España)
Email: info@checkinvacacional.com
Dominio: www.checkinvacacional.com

2. Definiciones

• Plataforma / Servicio: plataforma SaaS “Checkin Vacacional” para facilitar la gestión del check-in y, en su caso, la generación y remisión de información/partes de viajeros a SES. Hospedajes.
• Cliente: titular y/o gestor de alojamientos turísticos o asimilados que contrata y utiliza el Servicio.
• SES. Hospedajes / Administración: plataforma y servicios del Ministerio del Interior u organismo competente para el registro de viajeros.

3. Objeto

Estas Condiciones regulan la contratación y el uso de la Plataforma por parte del Cliente. La Plataforma no es un servicio oficial de la Administración: es una herramienta tecnológica de apoyo para agilizar procesos, sin sustituir las obligaciones legales del Cliente.

4. Aceptación, contratación y prueba

4.1. La contratación se perfecciona online. Al pulsar “Aceptar”, “Contratar” o equivalente, el Cliente declara haber leído y aceptado estas Condiciones, la Política de Privacidad, la Política de Cookies y, si aplica, el Encargo de Tratamiento (DPA).

4.2. Si existiera un periodo de prueba o créditos promocionales, su uso implica igualmente la aceptación de estas Condiciones.

5. Modificación de las condiciones

Podremos actualizar estas Condiciones por razones legales, de seguridad o de mejora del Servicio. Comunicaremos cambios sustanciales con 15 días de antelación mediante email y/o aviso en el panel. Si el Cliente no está de acuerdo, podrá resolver el contrato antes de la fecha de entrada en vigor.
Cuando el cambio sea urgente por seguridad o cumplimiento normativo, podrá aplicarse de inmediato, notificándolo lo antes posible.

6. Alta, cuenta, roles y veracidad de datos

6.1. Registro: el Cliente crea una cuenta y facilita datos de facturación. Debe custodiar credenciales y notificar accesos no autorizados.

6.2. Usuarios internos: el Cliente puede crear usuarios/roles bajo su exclusiva responsabilidad.

6.3. Veracidad: el Cliente garantiza la veracidad, exactitud y actualización de la información aportada. El Prestador podrá suspender temporalmente el acceso ante indicios razonables de uso fraudulento, ilícito o que comprometa la seguridad.

7. Proceso de contratación electrónica

Antes de contratar, el Cliente dispone de información sobre: pasos del proceso, medios para corregir errores, condiciones aplicables, idioma, medios de pago y confirmación posterior. Tras contratar, se enviará confirmación por email. El Prestador podrá conservar evidencias electrónicas (p. ej. logs) como soporte de la contratación.

8. Planes, precios, créditos y pagos

8.1. Modelo por créditos: el Cliente compra paquetes prepago de “créditos”. 1 crédito = 1 intento de remisión a SES. Hospedajes a través de la Plataforma. Los créditos son unidades de consumo del Servicio (no dinero electrónico ni medio de pago).

8.2. Paquetes (precios sin impuestos):

• Mini · 10 créditos → 20,00 €
• 20 créditos → 30,00 €
• 50 créditos → 55,00 €
• 100 créditos → 85,00 €
  Los precios indicados son más IVA u otros tributos aplicables.

8.3. Consumo del crédito: se descuenta 1 crédito por cada remisión realizada desde la Plataforma con respuesta técnica registrada (p. ej., estado “aceptado/recibido” o equivalente según la respuesta del servicio externo).
Importante: el estado mostrado en la Plataforma no constituye certificado oficial de la Administración ni garantiza que el cumplimiento normativo sea correcto (ver cláusulas 14 y 15).

8.4. Pago y facturación: el pago es por adelantado por los medios disponibles en la Plataforma. Hasta la confirmación del pago, los créditos no se abonarán en el saldo. Se emitirá factura electrónica a nombre del Cliente.

8.5. Caducidad: los créditos no caducan mientras el Servicio permanezca operativo y la cuenta del Cliente no haya sido cancelada.

8.6. Reembolsos: salvo derechos irrenunciables aplicables cuando el Cliente actúe como consumidor, los créditos no son reembolsables. Si hubiera consumo indebido por un error imputable directamente al Prestador, el Prestador podrá restituir el crédito afectado o aplicar un ajuste equivalente.

8.7. Cambios de precio: podrán modificarse precios de paquetes no adquiridos. Las compras ya realizadas mantienen el precio pagado.

9. Uso permitido (AUP)

Queda prohibido: (i) usar el Servicio para fines ilícitos; (ii) descompilar o realizar ingeniería inversa; (iii) eludir medidas técnicas; (iv) introducir contenido ilícito o que infrinja derechos de terceros; (v) usar la Plataforma para almacenar información no necesaria o contraria a normativa de protección de datos.
Podremos monitorizar métricas técnicas mínimas para seguridad, soporte y facturación.

10. Servicio, mantenimiento y soporte

10.1. Disponibilidad: el Servicio se presta con diligencia razonable. Podrán existir interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, incidencias o fuerza mayor.

10.2. Soporte: se presta por los canales indicados en la web y/o panel (horarios y SLA, si se publican, serán orientativos).

10.3. Evolución del producto: podremos introducir mejoras o cambios funcionales sin degradar sustancialmente el Servicio contratado.

11. Integraciones y servicios de terceros

El Cliente puede activar integraciones (p. ej., SES. Hospedajes). Los servicios de terceros se rigen por sus propios términos y disponibilidad. El Prestador no responde por indisponibilidades, cambios técnicos, cambios de criterio o cambios operativos/normativos de terceros.

12. Propiedad intelectual y licencia

El software, documentación, marca y elementos del Servicio pertenecen al Prestador o a sus licenciantes. Se concede al Cliente una licencia no exclusiva, no transferible y revocable para usar el Servicio durante la vigencia del contrato, exclusivamente para su actividad de alojamiento/gestión de viajeros. Queda prohibida cualquier explotación fuera de lo autorizado.

13. Protección de datos

13.1. Roles RGPD: respecto a los datos de huéspedes que el Cliente recaba e introduce, el Cliente actúa como Responsable y el Prestador como Encargado, formalizándose el correspondiente DPA (art. 28 RGPD).

13.2. Datos del Cliente: el Prestador tratará datos del Cliente (contacto, facturación, uso) como Responsable para prestar el Servicio y cumplir obligaciones legales.

13.3. Seguridad: el Prestador aplica medidas técnicas y organizativas razonables según el riesgo.

14. Cláusula sectorial (RD 933/2021) y obligaciones del Cliente

14.1. Alcance real del Servicio: la Plataforma facilita la recogida de datos y la generación/remisión de información a SES.Hospedajes, pero NO sustituye las obligaciones legales del Cliente (alta en sistemas oficiales, verificación de identidad, plazos, custodia y cualquier otro deber exigible).

14.2. Prohibición de copias de DNI/pasaporte (minimización): para cumplir el RD 933/2021 no está permitido solicitar ni conservar copias/escaneos del DNI/pasaporte como práctica general. El Cliente debe recabar solo los datos exigidos por la norma, mediante formulario o verificación visual del documento.

14.3. Responsabilidad frente a la Administración: el Cliente es el único responsable de:

• la exactitud y suficiencia de los datos recabados/remitidos;
• la verificación de identidad (presencial o el método que adopte);
• el cumplimiento de plazos y obligaciones de custodia;
• atender requerimientos y actuaciones de la Administración y/o autoridades competentes.

14.4. Comprobación obligatoria por el Cliente: el Cliente se compromete a verificar periódicamente en la plataforma oficial (SES.Hospedajes) y/o medios oficiales que los registros se han efectuado correctamente y a conservar evidencias propias de cumplimiento cuando proceda.

15. Garantías, exclusión y limitación de responsabilidad

15.1. Servicio “tal cual” y sin garantía de error cero: el Servicio se presta “tal cual” y con diligencia razonable. No se garantiza que esté libre de errores, que funcione de forma ininterrumpida, ni que la información generada o transmitida sea siempre correcta o aceptada por terceros.

15.2. Herramienta de apoyo, no garantía de cumplimiento ni de sanciones: el Cliente entiende y acepta expresamente que:

• Checkin Vacacional es una herramienta para agilizar el proceso;
• puede existir error humano del Cliente (datos incompletos/incorrectos) y/o error técnico (fallos, indisponibilidades, cambios en terceros);
• el Prestador NO asume responsabilidad por el mal uso del Servicio por el Cliente o sus usuarios;
• el Prestador NO asume responsabilidad por sanciones, multas, recargos, inspecciones o requerimientos derivados del incumplimiento normativo del Cliente o de la información remitida, aunque el envío se haya realizado mediante la Plataforma.

15.3. Exclusiones típicas: en la máxima medida permitida por la ley, el Prestador no responderá por:

• caídas o incidencias de SES.Hospedajes, redes, proveedores o terceros;
• decisiones, criterios o actuaciones de la Administración;
• pérdida de beneficios, lucro cesante, daños indirectos o reputacionales;
• incumplimientos del Cliente (incluida la recogida de datos excesivos o no permitidos, o el incumplimiento de plazos/custodia).

15.4. Límite cuantitativo (B2B): salvo dolo o culpa grave, la responsabilidad total del Prestador frente al Cliente (en relaciones B2B) quedará limitada, como máximo, al importe efectivamente pagado por el Cliente por créditos en los 12 meses anteriores al hecho causante.

15.5. Límites legales: nada de lo anterior limita o excluye responsabilidad por dolo, culpa grave o daños personales cuando la ley no lo permita. En caso de Cliente consumidor, ninguna cláusula se interpretará en perjuicio de los derechos imperativos que le reconozca la normativa de consumo.

15.6. Indemnidad: el Cliente se compromete a mantener indemne al Prestador frente a reclamaciones, sanciones, perjuicios o costes derivados de: (i) el incumplimiento normativo del Cliente; (ii) datos inexactos aportados por el Cliente; (iii) uso del Servicio contrario a estas Condiciones o a la normativa aplicable.

16. Suspensión, resolución y baja

16.1. El Prestador podrá suspender o resolver el Servicio por: impago, uso ilícito, incumplimiento grave, riesgo de seguridad o requerimiento de autoridad competente.

16.2. El Cliente podrá resolver en cualquier momento desde su cuenta.

16.3. A la terminación, se desactivará el acceso. El Prestador ofrecerá, cuando sea técnicamente posible, una opción de exportación de datos durante 30 días, salvo obligación legal o imposibilidad técnica.

17. Confidencialidad

Ambas partes mantendrán confidencial la información no pública a la que accedan con motivo del Servicio, salvo obligación legal o consentimiento.

18. Comunicaciones

Se realizarán por email a la dirección asociada a la cuenta y/o mediante avisos dentro del panel. El Cliente debe mantener actualizados sus datos de contacto.

19. Ley aplicable y jurisdicción

Estas Condiciones se rigen por la ley española.

• Si el Cliente actúa como consumidor, el litigio se someterá a los juzgados del domicilio del consumidor y normativa de consumo aplicable.
• En el resto de casos (B2B), a los juzgados y tribunales de Palma de Mallorca (España).

20. Resolución extrajudicial (consumo)

Tras el cierre de la Plataforma Europea ODR (20/07/2025), el consumidor podrá acudir al Sistema Arbitral de Consumo (Juntas Arbitrales) y/o, para reclamaciones transfronterizas UE/EEE, al Centro Europeo del Consumidor (CEC España).

21. Nulidad parcial y prevalencia

Si alguna cláusula fuera nula o inaplicable, no afectará al resto. En caso de traducción, prevalece la versión en español.

Fecha de última actualización: 15/02/2026