Registro de viajeros en España (2025): guía práctica para alojamientos y gestores

Aviso rápido: guía práctica basada en normativa y fuentes públicas; para casos complejos (intermediación, grandes volúmenes, dudas de “profesional / no profesional”, etc.), conviene contrastar con asesoría.

Qué es y a quién aplica (RD 933/2021)

El registro de viajeros exige recoger determinados datos de los huéspedes y comunicarlos a las autoridades por motivos de seguridad ciudadana. La obligación no es nueva, pero el RD 933/2021 consolidó el marco y empujó a centralizar la operativa en el sistema telemático SES.HOSPEDAJES. En la práctica, afecta a cualquier actividad de hospedaje con servicio en España y a quienes intermedian.

Actividades incluidas: hospedaje, intermediación y rent-a-car

Hablamos de hoteles, hostales, pensiones, turismo rural, campings, apartamentos y bungalows, además de operadores turísticos y plataformas digitales de intermediación que comercializan alojamientos en España. También el alquiler de vehículos sin conductor (tiene su propia casuística, pero comparte la lógica de comunicación de datos).

En nuestro caso, cuando un propietario nos pregunta si “un apartamento turístico pequeñito” entra, la respuesta es sí: la clave es la actividad de hospedaje, no el tamaño.

Profesional vs no profesional: qué cambia de verdad

El RD distingue entre ejercicio profesional y no profesional. Diferencia práctica:

• El no profesional puede quedar exento del registro documental y su conservación, pero no de comunicar los datos.
• Además, el no profesional podría comunicar por medios no telemáticos si así lo determina el procedimiento vigente.
• Aun así, muchos particulares optan por el canal telemático para evitar fricción operativa.

Con Checkin Vacacional, animamos a los “no profesionales” a usar flujo digital igualmente: evita líos de plazos y duplicidades.

Los datos que debes recoger y comunicar (con ejemplos)

El RD detalla la información en anexos. Para hospedaje profesional, conviene pensar en cuatro bloques: empresa, establecimiento, viajeros y transacción (reserva/estancia/pago).

Viajero y acompañantes: identificación y contacto

• Nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento y nacionalidad.
• Documento identificativo: tipo y número (y, cuando proceda, número de soporte).
• Domicilio habitual, teléfono(s), email.
• Número total de viajeros en la reserva y relación de parentesco si hay menores.

En nuestro flujo, Checkin Vacacional solicita lo mínimo necesario con validaciones suaves (formato de DNI/NIE/Pasaporte y email). Así evitamos pedir “por sistema” fotos del documento, práctica que la AEPD ha considerado excesiva para este fin.

Contrato/estancia e inmueble: lo que pide el anexo

• Referencia del contrato o localizador de la reserva.
• Fecha de formalización (y anulación si aplica).
• Fechas y horas de entrada y salida.
• Datos del inmueble: dirección completa y, según el caso, características relevantes (p. ej., nº de habitaciones).

Pago: qué identificar y qué no

• Tipo de pago e identificación del medio; titular y, si aplica, fecha de caducidad; fecha de pago.
• Evita registrar más de lo necesario: el principio de minimización es clave.

En nuestro día a día, vinculamos la verificación de identidad al método de pago cuando es posible (coincidencia titular/reserva), lo que simplifica el check-in sin sobredimensionar el tratamiento de datos.

Plazos clave y momentos de envío (línea de tiempo)

Regla de oro: comunicar de forma inmediata y, en todo caso, ≤ 24 horas desde cada hito que genere comunicación.

Alta inicial del sujeto y del establecimiento

Antes de empezar a operar, das de alta tus datos (empresa/establecimiento) en el sistema. Si cambias algo relevante, vuelves a comunicar.

Solemos completar el alta con antelación y probar un envío interno de test para asegurar que certificados, roles y permisos están en orden.

Reserva / anulación (≤ 24 h)

Cada reserva o contrato (y su anulación) dispara obligación de comunicar en ≤ 24 h.

Con Checkin Vacacional, configuramos recordatorios automáticos: si el PMS o la OTA confirma una reserva a las 11:05, el sistema crea una tarea con deadline a las 11:05 del día siguiente.

Inicio del servicio (≤ 24 h)

Cuando comienza la estancia (check-in), nuevo envío en ≤ 24 h.

Si el huésped hace auto-check-in a las 20:30 con smart lock, cerramos el parte y firmado en el flujo digital para quedar cubiertos.

Conservación de datos (3 años)

Cuando aplica registro documental, conserva 3 años desde que finaliza el servicio. Mantén trazabilidad y control de acceso.

Nuestro criterio es guardar un log de auditoría (quién, cuándo y qué cambió) por si hay inspección.

Firma y verificación de identidad sin riesgos (AEPD inside)

Mayores de 14 y menores acompañados

Los mayores de 14 deben firmar el parte de entrada conforme al sistema/modelo vigente. Para menores de 14, los datos los facilita el adulto acompañante.

En alojamientos de costa solemos encontrarnos familias que llegan tarde con peques dormidos. Lo práctico: firmas escalonadas al día siguiente para los mayores de 14, dejando constancia de la hora real del check-in.

Verificaciones válidas sin fotocopiar DNI

La AEPD ha reiterado que no se deben pedir ni almacenar copias del DNI/pasaporte “por sistema” para este fin. Alternativas razonables:

• Comprobación visual presencial del documento.
• Verificación online: códigos OTP por SMS/email, validaciones ligadas al medio de pago o certificados/trazabilidad equivalentes.
• Firmas en tablet o en proceso digital que documenten consentimiento e identidad sin capturar imágenes del documento.

Eliminamos fricción pidiendo solo lo exigido y dejando constancia en el registro de actividades de tratamiento (así todo el equipo entiende por qué solicitamos cada dato).

Cómo automatizar el registro sin fallar cumplimiento

Flujos de check-in digital y envío a SES.HOSPEDAJES

• Formularios responsive previos a la llegada (huésped rellena datos, valida email/teléfono).
• Firmas electrónicas para mayores de 14.
• Envío telemático automático o semiautomático a SES.HOSPEDAJES en cada hito.

Con Checkin Vacacional, condensamos el proceso en tres pasos: datos → firma → envío. Cuando el huésped aterriza, el parte ya está prácticamente listo.

Recordatorios, control de cambios y auditoría

• Alertas de 24 h por reserva, anulación e inicio de servicio.
• Versionado del parte ante cambios (fechas, nº de viajeros).
• Logs y exportables por si el ayuntamiento o la policía solicita información.

Casos con intermediación y multi vivienda

• Define quién comunica qué (propietario, gestor, OTA) para no duplicar.
• En multivivienda, estandariza plantillas y centraliza el seguimiento con tableros y SLA internos.

Sanciones y errores comunes (y cómo evitarlos)

• No comunicar o no llevar registros cuando aplica → puede ser infracción grave.
• Enviar fuera de plazo o con deficiencias → suele considerarse leve, pero repetido duele.
• Pedir/guardar copias de DNI por sistema → riesgo por vulnerar minimización.
• Desorden documental (sin logs, sin trazabilidad) → problemas si hay requerimiento.

Cómo evitarlo

1. Formularios que solo piden lo exigido.
2. Alertas para cada hito (reserva/anulación/inicio).
3. Plantillas y SOP (procedimientos) para el equipo de check-in.
4. Revisión mensual de incidencias y envíos tardíos.

Preguntas frecuentes

¿Esto aplica también al alquiler vacacional?
Sí. El RD abarca actividades de hospedaje de forma amplia, incluidos apartamentos y alojamientos turísticos.

Si un huésped cambia fechas o se va antes, ¿qué hago?
Ajusta la estancia y recomunica los datos relevantes en ≤ 24 h desde el cambio/inicio efectivo.

¿Puedo operar sin canal telemático si soy no profesional?
Podría contemplarse comunicación no telemática según procedimiento; aun así, recomendamos flujo digital para no fallar plazos.

¿Cuánto tiempo conservo los datos?
Cuando aplique registro documental, 3 años desde que finaliza el servicio.

¿Es legal fotocopiar el DNI para el parte?
Como regla general, no. Usa verificación visual o alternativas menos intrusivas (OTP, validación por pago, etc.).

Cumplir con el registro de viajeros no va de “pedirlo todo por si acaso”, sino de pedir lo justo, verificar bien y comunicar a tiempo. Con una mínima estandarización y automatización, el registro deja de ser un dolor y se convierte en un check-in fluido para el alojamiento y los huéspedes.

Checkin Vacacional  nos ha permitido pasar de tareas sueltas y llamadas de última hora a un proceso cerrado con alertas, firmas y envíos controlados.