1. Responsable del tratamiento
| Dato | Información |
|---|---|
| Responsable | ARXIPELIC SOFT C.B. |
| NIF | E24835845 |
| Domicilio | c/ Màniga 8, 07520 Petra, Illes Balears, España |
| Email de privacidad | info@checkinvacacional.com |
| Soporte | soporte@checkinvacacional.com |
| Teléfono / WhatsApp | +34 644 64 93 27 |
| Marca comercial | Checkin Vacacional |
Normativa aplicable: Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD); Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales; Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico; y demás normativa aplicable.
2. Ámbito de aplicación
Esta política explica cómo tratamos datos personales cuando visitas el sitio web, solicitas información, contactas con nosotros, te registras como cliente o usuario, utilizas la plataforma para gestionar alojamientos, recibes comunicaciones operativas o comerciales, o completas como huésped un formulario de check-in habilitado por un alojamiento cliente.
El uso de cookies y tecnologías equivalentes se detalla en la Política de cookies.
3. Roles de Checkin Vacacional
ARXIPELIC SOFT C.B. actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos de clientes, usuarios registrados, contactos, facturación, soporte, comunicaciones y navegación web.
Cuando Checkin Vacacional trata datos de huéspedes siguiendo las instrucciones de un cliente, ARXIPELIC SOFT C.B. actúa como encargado del tratamiento. Si el cliente utiliza la plataforma como encargado por cuenta de un propietario o tercero, Checkin Vacacional podrá actuar como subencargado, siempre que exista la autorización correspondiente.
Las obligaciones detalladas de ese tratamiento por cuenta del cliente se regulan en el Contrato de encargo de tratamiento.
4. Tratamientos realizados como responsable
| Tratamiento | Datos | Finalidad | Base jurídica | Conservación |
|---|---|---|---|---|
| Registro y gestión de cuentas | Nombre y apellidos, email, teléfono, empresa o razón social, NIF, datos de acceso, IP, identificadores técnicos y logs | Crear y administrar la cuenta, permitir el acceso, gestionar usuarios y proteger la plataforma frente a usos indebidos | Ejecución del contrato o medidas precontractuales; interés legítimo en la seguridad de la plataforma | Mientras la cuenta esté activa y, tras la baja, durante los plazos de prescripción de posibles responsabilidades |
| Contratación, facturación y pagos | Datos fiscales y de facturación, histórico de compras, créditos adquiridos o consumidos, importes, impuestos y estado de pagos | Gestionar la contratación, emitir facturas, cobrar, llevar la contabilidad y atender incidencias administrativas | Ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales | Plazos legalmente aplicables en materia fiscal, contable y mercantil |
| Soporte y comunicaciones operativas | Nombre, email, teléfono, contenido de la consulta, datos técnicos del navegador o dispositivo, capturas facilitadas y logs de error | Atender consultas, resolver incidencias, prestar soporte técnico y comunicar avisos del servicio | Ejecución del contrato e interés legítimo en prestar soporte y mantener la seguridad | Hasta 3 años desde el cierre de la consulta, salvo reclamación o exigencia legal superior |
| Solicitudes de alta o configuración de SES Hospedajes | Datos identificativos del solicitante y del alojamiento, datos de contacto y datos técnicos necesarios para la configuración | Gestionar la solicitud, prestar la asistencia pedida y configurar técnicamente la conexión | Ejecución del contrato o medidas precontractuales | Mientras dure la relación y, después, durante los plazos de prescripción aplicables |
| Comunicaciones comerciales | Nombre, email, teléfono, empresa y datos de interacción con los envíos (aperturas y clics) | Enviar novedades, mejoras, promociones y contenidos sobre Checkin Vacacional | Consentimiento; o interés legítimo cuando exista relación contractual previa sobre productos o servicios similares | Hasta que retires el consentimiento, solicites la baja o te opongas |
| Navegación web y cookies | Identificadores online, dirección IP, información del dispositivo y navegador, preferencias de cookies y datos de uso del sitio | Permitir el funcionamiento del sitio web, recordar preferencias y reforzar la seguridad | Prestación del servicio solicitado para las cookies técnicas; consentimiento para cualquier cookie no necesaria | Según los plazos indicados en la Política de cookies; logs de seguridad hasta 12 meses |
5. Tratamiento de datos por cuenta de clientes
Cuando un alojamiento o gestor utiliza Checkin Vacacional para el registro de viajeros, tratamos los datos de los huéspedes por su cuenta y siguiendo sus instrucciones.
Categorías de datos de huéspedes: datos identificativos, datos de contacto, datos del documento de identidad exigidos por la normativa aplicable, datos de la estancia, firma o aceptación electrónica del parte, identificadores internos, estados de envío y evidencias técnicas del proceso.
Finalidad técnica: recopilar los datos necesarios para el registro, generar el parte o registro correspondiente, permitir su aceptación o firma electrónica, facilitar su comunicación a SES Hospedajes, conservar la trazabilidad del proceso y prestar soporte al cliente.
Comunicación a SES Hospedajes: se realiza únicamente cuando el cliente lo solicita mediante la plataforma, por cuenta del alojamiento y en el marco del Real Decreto 933/2021 y demás normativa aplicable.
Responsable frente al huésped: el alojamiento o, en su caso, quien determine los fines y medios del tratamiento. Si eres huésped y quieres ejercer tus derechos, dirígete a ese responsable; Checkin Vacacional le asistirá conforme al Contrato de encargo de tratamiento.
Checkin Vacacional no realiza verificación oficial de identidad ni contrasta los datos con bases oficiales. La plataforma no está diseñada para solicitar ni conservar copias completas del DNI, pasaporte u otros documentos de identidad como práctica general. Cuando se traten datos de menores en el contexto de una reserva, el tratamiento se realizará por cuenta del alojamiento y bajo sus instrucciones.
Las obligaciones detalladas de las partes, las medidas de seguridad, los subencargados, la gestión de brechas, las auditorías y la devolución o supresión de los datos se regulan en el Contrato de encargo de tratamiento.
6. Origen de los datos
Los datos personales que tratamos pueden proceder de:
- el propio interesado, cuando se registra, contacta con nosotros o navega por el sitio web;
- el cliente o alojamiento, cuando crea reservas, configura alojamientos o habilita formularios de check-in;
- el huésped, cuando completa un formulario de check-in;
- fuentes técnicas automáticas, como IP, logs, identificadores online o datos de uso del servicio.
7. Destinatarios y proveedores
SES Hospedajes. Cuando el cliente lo solicita mediante la plataforma, los datos se comunican a SES Hospedajes o a la autoridad competente. SES Hospedajes es un destinatario público de las comunicaciones realizadas por cuenta del alojamiento, no un subencargado de Checkin Vacacional.
Proveedores tecnológicos. Utilizamos proveedores para el alojamiento de la aplicación, la generación de documentos, la web corporativa, el correo, los pagos, la atención al usuario o la gestión de cookies. No todos tienen acceso a datos de huéspedes ni actúan como subencargados: algunos únicamente tratan datos de clientes, contactos o visitantes en tratamientos en los que ARXIPELIC SOFT C.B. es responsable. La relación actualizada, con su rol y su ámbito, está disponible en Proveedores y subencargados.
Otros destinatarios. Podremos comunicar datos cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades competentes, defender nuestros derechos o gestionar reclamaciones.
8. Transferencias internacionales
Con carácter general utilizamos proveedores ubicados en la Unión Europea o en el Espacio Económico Europeo.
Las transferencias internacionales únicamente se realizarán cuando exista un mecanismo válido conforme al capítulo V del RGPD, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía legalmente aplicable.
Cuando actuemos como encargado o subencargado, las transferencias relacionadas con datos de huéspedes se regirán además por el Contrato de encargo de tratamiento y por las instrucciones del responsable.
9. Conservación
Los plazos aplicables a los tratamientos realizados como responsable figuran en la tabla del apartado 4.
Los datos tratados por cuenta de un cliente se conservan según sus instrucciones, la configuración del servicio y el contrato de encargo. Como referencia sectorial, el Real Decreto 933/2021 prevé, para determinados sujetos obligados, la conservación del registro durante tres años desde la finalización del servicio; la determinación concreta del plazo corresponde al responsable.
10. Derechos
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas escribiendo a info@checkinvacacional.com.
Podremos solicitarte información adicional para acreditar tu identidad o identificar el tratamiento afectado. Si tu solicitud se refiere a datos tratados por cuenta de un alojamiento, te indicaremos que debes dirigirte a dicho responsable y le prestaremos la asistencia que corresponda.
También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
11. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas, entre ellas control de accesos y gestión de permisos, autenticación de usuarios, cifrado en tránsito, registro de actividad, copias de seguridad, monitorización y revisión continua.
En caso de violación de seguridad, adoptaremos las medidas necesarias para su gestión y documentación. Cuando el incidente afecte a datos tratados por cuenta de un cliente, se notificará al responsable sin dilación indebida conforme al contrato de encargo.
12. Decisiones automatizadas
No adoptamos decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o significativos similares. La plataforma realiza validaciones automáticas de formato y campos obligatorios y muestra estados técnicos de envío o error, con finalidad operativa y de soporte.
13. Cambios y contacto
Podremos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos u organizativos. Publicaremos la versión vigente en el sitio web indicando su fecha de actualización y, cuando los cambios sean relevantes, informaremos por medios razonables.
Para cualquier consulta sobre protección de datos: info@checkinvacacional.com · +34 644 64 93 27.