Parte de viajeros en alojamientos turísticos
Qué dice la ley sobre el parte de viajeros en alojamientos turísticos
El parte de entrada de viajeros es un trámite obligatorio conforme a la normativa vigente. Si gestionas un hotel, vivienda vacacional, agroturismo u otro tipo de alojamiento en España, debes saber que recoger, enviar y conservar los datos de tus huéspedes no es opcional: es un requisito legal.
En este artículo repasamos qué es el parte de viajeros, qué normativa lo regula, qué datos debes recoger, los plazos de comunicación, las sanciones y cómo cumplir la ley de forma digital.
¿Qué es y para qué sirve el parte de viajeros?
El parte de viajeros, también llamado parte de entrada, es un formulario oficial que recoge los datos personales de todas las personas alojadas (no solo mayores de 16 años) y debe ser firmado por cada viajero.
Su finalidad es que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado dispongan de información actualizada sobre quién se hospeda en el país, lo que refuerza la seguridad ciudadana y la prevención del delito.
Normativa aplicable al parte de viajeros en España
El marco legal que regula el registro de viajeros se apoya en varias normas:
- Ley Orgánica 4/2015 de Seguridad Ciudadana
Establece la obligación general de identificar a las personas alojadas y comunicar sus datos a la policía o Guardia Civil. - Real Decreto 933/2021
En vigor desde el 2 de diciembre de 2024, amplía las obligaciones de registro y establece el uso obligatorio de la plataforma SES.HOSPEDAJES como canal telemático de comunicación. - Excepciones autonómicas:
- Cataluña: comunicación a Mossos d’Esquadra.
- País Vasco: comunicación a Ertzaintza.
Datos requeridos según el RD 933/2021
El Real Decreto ha endurecido los requisitos:
- Se exigen hasta 17 datos básicos (nombre completo, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección completa, teléfono, correo electrónico, número de viajeros, parentesco, etc.).
- En determinados casos la obligación se amplía a 21 o incluso 42 datos.
Esto implica que ya no basta con un simple nombre y DNI: la información que debe recopilar el alojamiento es mucho más extensa.
Plazos y conservación de los registros
La normativa establece obligaciones claras en cuanto a tiempos:
- Comunicación: el parte debe enviarse en un plazo máximo de 24 horas desde el check-in, la reserva o el inicio del servicio.
- Conservación: los registros deben guardarse durante al menos 3 años, ya sea en soporte físico o en un formato digital válido y accesible.
El incumplimiento de estos plazos constituye infracción sancionable.
Sanciones por incumplimiento
La Ley Orgánica 4/2015 contempla diferentes niveles de sanciones:
- Leves (100 € – 600 €): errores en la cumplimentación, retrasos en la comunicación.
- Graves (601 € – 30 000 €): omisión o falta de comunicación de los datos.
- Muy graves (30 001 € – 600 000 €): falsificación de datos o incumplimiento reiterado.
Un descuido o error puede salir muy caro, especialmente si gestionas varias propiedades.
Privacidad y protección de datos
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha recordado que los alojamientos no deben pedir copias del DNI ni solicitar más datos de los estrictamente exigidos por la normativa.
- La recogida de información debe ajustarse al principio de minimización.
- Es obligatorio incluir una cláusula informativa conforme al RGPD para informar a los huéspedes de cómo se usarán y conservarán sus datos.
Digitalización del parte de viajeros: la solución más segura
Cumplir la normativa no tiene por qué suponer horas de papeleo. Hoy en día existen soluciones digitales que permiten:
- Registrar a los huéspedes online mediante formularios accesibles desde el móvil.
- Firmar electrónicamente el parte en cumplimiento legal.
- Enviar automáticamente la información a SES.HOSPEDAJES o portales autonómicos en el plazo de 24 horas.
- Conservar los registros en la nube durante el tiempo exigido por la ley.
Digitalizar el proceso no solo garantiza el cumplimiento normativo, también mejora la experiencia del huésped y libera tiempo al gestor del alojamiento.
El parte de viajeros es una obligación legal estricta para cualquier alojamiento turístico en España. La entrada en vigor del RD 933/2021 ha reforzado los requisitos, ampliando los datos que deben recogerse y centralizando la comunicación a través de SES.HOSPEDAJES.
Cumplir con esta normativa es imprescindible para evitar sanciones, y la manera más eficiente de hacerlo es mediante un sistema digital de check-in online, que automatice tanto el registro como el envío y la conservación de los partes.
*Este artículo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento legal. Para casos específicos, consulta con un profesional especializado.
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