Esta página resuelve una duda concreta: qué exige exactamente la ley española sobre el parte de entrada de viajeros. No explica cómo funciona un programa ni cómo se configura una integración: se centra en la obligación legal, en quién debe cumplirla, en cómo se firma, en cuándo hay que comunicarla y en qué ocurre si no se hace.
Si lo que buscas es el desarrollo completo del Real Decreto que regula el registro de viajeros, tienes la guía específica de obligaciones del RD 933/2021. Si lo que necesitas es una herramienta, al final encontrarás el enlace al programa para gestionar partes de viajeros.
Qué es el parte de entrada de viajeros
El parte de entrada de viajeros es el documento oficial en el que quedan recogidos los datos identificativos de las personas alojadas en un establecimiento de hospedaje.
Su finalidad es que las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado dispongan de información sobre quién se hospeda en España, con fines de seguridad ciudadana. No es un documento comercial ni un registro interno del alojamiento: es una comunicación con la administración.
Quién debe cumplimentarlo
La obligación recae sobre la persona física o jurídica que presta el servicio de hospedaje, no sobre el viajero. Es el alojamiento quien debe recoger los datos, generar el parte y comunicarlo.
Esto incluye hoteles, hostales, pensiones, campings, turismo rural, apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico. El tamaño del alojamiento no exime de la obligación.
Si la reserva llega a través de una plataforma o una agencia, el reparto de responsabilidades cambia en la comunicación de la reserva, pero la comunicación de la entrada de los viajeros sigue correspondiendo al alojamiento.
Firma de los viajeros
El parte de entrada debe ser firmado por los viajeros conforme al modelo y sistema vigentes.
- Firman las personas mayores de 14 años alojadas.
- Los datos de los menores de 14 años los facilita el adulto con el que viajan.
- La firma puede recogerse en papel o mediante firma electrónica dentro de un proceso digital que deje constancia del momento y del contenido firmado.
Momento y plazo de comunicación
Conviene distinguir dos hitos distintos, porque no son lo mismo:
- La reserva o contrato de hospedaje, que se comunica cuando se formaliza (y también cuando se anula).
- El inicio de la estancia, es decir, el parte de entrada propiamente dicho, que se comunica cuando los viajeros llegan al alojamiento.
En ambos casos el plazo de referencia es de 24 horas desde que se produce el hecho que se comunica. La diferencia entre ambos hitos está desarrollada en la guía del RD 933/2021.
Saber cuándo y qué comunicar es el primer paso. La dificultad suele aparecer al pedir los datos, reunir las firmas y repetir el envío en cada reserva. Si quieres ver cómo organizar ese proceso desde un único panel, consulta nuestro programa para gestionar partes de viajeros.
Conservación documental cuando corresponde
Cuando la actividad se ejerce de forma profesional, además de comunicar hay que llevar un registro documental y conservarlo durante tres años desde la finalización del servicio.
En el ejercicio no profesional la obligación de conservar el registro documental puede no aplicarse, pero la obligación de comunicar los datos se mantiene.
En cualquiera de los dos casos, conservar constancia de lo enviado facilita responder ante un requerimiento.
Protección de datos
La Agencia Española de Protección de Datos ha recordado que los alojamientos deben ajustarse al principio de minimización: solo pueden pedirse los datos exigidos por la normativa y para la finalidad prevista.
- No procede pedir ni almacenar copias del DNI o del pasaporte de forma sistemática para esta finalidad.
- La identidad puede comprobarse visualmente o mediante verificaciones equivalentes.
- Debe facilitarse al huésped la información sobre el tratamiento de sus datos conforme al RGPD.
Posibles incumplimientos
El régimen sancionador aplicable es el de la Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana, que gradúa las infracciones en leves, graves y muy graves en función de la conducta.
En términos prácticos, los incumplimientos que se ven con más frecuencia son la falta de comunicación, la comunicación fuera de plazo y los datos incompletos o erróneos. La cuantía concreta depende de la calificación de la infracción y de las circunstancias del caso, por lo que conviene contrastar cada situación con la norma y, si procede, con asesoramiento.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 933/2021, que regula las obligaciones de registro documental e información de las actividades de hospedaje: texto consolidado en el BOE.
- Ley Orgánica 4/2015, de protección de la seguridad ciudadana: texto consolidado en el BOE.
- SES.HOSPEDAJES, plataforma del Ministerio del Interior para las comunicaciones: sede electrónica.
- En Cataluña y País Vasco la comunicación se canaliza además a través de Mossos d'Esquadra y Ertzaintza respectivamente.
Cómo se cumple en la práctica
Cumplir esta obligación de forma manual es posible, pero implica recoger los datos uno a uno, obtener las firmas y volcar la información en la plataforma dentro de plazo.
Con Checkin Vacacional puedes crear la reserva, compartir un enlace para que los huéspedes completen sus datos y firmas desde el móvil y, después de revisarlos, gestionar la comunicación con SES Hospedajes desde la misma ficha. El flujo completo se explica en el programa para gestionar partes de viajeros.