Si necesitas un modelo de parte de viajeros, aquí puedes descargar una plantilla de una sola página en PDF para imprimir y una versión en Word para editar. Es el parte de entrada individual: utiliza una copia para cada huésped y sigue las instrucciones de este artículo para rellenarlo.
En Checkin Vacacional la hemos preparado para ayudarte a ordenar la recogida de datos y las firmas. Es un modelo orientativo propio, no un formulario oficial del Ministerio del Interior. Antes de usarlo, adapta la identificación del alojamiento y la información de protección de datos.
Descarga el modelo de parte de viajeros en PDF o Word
Descarga gratuita y sin registro. Contenido revisado el 31 de octubre de 2026.
La plantilla incluye los datos del alojamiento y la estancia, la identificación y el contacto del viajero, un apartado para menores, el espacio de firma y la información básica de protección de datos. Imprime o duplica una copia por cada persona alojada, vinculada a su reserva.
Los datos adicionales del titular, del establecimiento, del contrato y del pago que debas registrar o comunicar se gestionan desde el alojamiento. Este parte individual no sustituye el conjunto de información exigible.
Rellenar y firmar la plantilla no comunica los datos a SES Hospedajes. Después tendrás que realizar el envío por el canal que corresponda a tu alojamiento. El modelo tampoco sustituye el alta del titular y del establecimiento ni el registro informático cuando sea exigible.
Qué es un parte de entrada de viajeros
El parte de entrada permite recoger los datos de las personas alojadas y sus firmas en relación con una estancia. El Real Decreto 933/2021 regula la recogida de información, el registro documental y las comunicaciones a las autoridades.
Para organizar el trabajo conviene distinguir tres elementos:
| Elemento | Para qué sirve |
|---|---|
| Ficha o parte individual | Identificar al viajero, vincularlo a una estancia y recoger la firma cuando corresponda. |
| Datos comunes de la reserva | Identificar el contrato, las fechas, el alojamiento y la transacción sin pedir lo mismo a cada huésped. |
| Comunicación a SES Hospedajes | Transmitir la información requerida por el procedimiento habilitado. |
En esta página nos centramos en cómo utilizar el modelo. Para ampliar los requisitos, consulta nuestra guía sobre el parte de viajeros en España.
Cómo rellenar la plantilla paso a paso
1. Identifica el alojamiento y la reserva
Antes de entregar la ficha al huésped, escribe el nombre del alojamiento, la referencia de la reserva y las fechas y horas de entrada y salida. Utiliza la misma referencia en todas las fichas de esa estancia.
Completa también los campos de responsable del tratamiento, contacto e información de privacidad. El responsable es quien corresponda al tratamiento realizado por el alojamiento; descargar esta plantilla no convierte a Checkin Vacacional en responsable de los datos que recojas con ella.
El parte debe quedar vinculado a la reserva y a los datos del titular y del establecimiento que ya tengas registrados. Si has cambiado el titular o los datos del inmueble, revisa también su actualización en el sistema correspondiente.
2. Completa una ficha por cada viajero
Recoge el nombre, los apellidos, la nacionalidad y la fecha de nacimiento de cada persona. Incluye también a los menores, aunque no tengan documento de identidad.
Comprueba el tipo y número de documento cuando corresponda. El número de soporte es un dato distinto del número del DNI o de la TIE: completa ese campo cuando resulte aplicable al documento y al procedimiento utilizado.
No inventes un segundo apellido para quien no lo tenga ni pongas el documento de un adulto como si perteneciera al menor. Cuando un campo no proceda, sigue las instrucciones del sistema de comunicación en lugar de introducir datos ficticios para superar una validación.
El alojamiento debe comprobar que los datos coinciden con el documento o sistema que acredita la identidad. La AEPD indica que solicitar una copia del DNI o del pasaporte para el registro supone una recogida excesiva de datos: no adjuntes fotografías ni fotocopias de esos documentos a la plantilla. Consulta la nota de la AEPD.
3. Añade la residencia habitual y los datos de contacto
Escribe la dirección donde reside el viajero, no la del apartamento en el que se aloja. La ficha permite indicar dirección, localidad, provincia, código postal y país para facilitar el traslado al sistema correspondiente.
Recoge los datos de contacto que procedan. Interior aclara que, si la persona no dispone de correo electrónico, basta con facilitar el teléfono móvil. No crees una dirección de correo ficticia.
En cuanto al sexo, Interior indica que debe facilitarse cuando figure en el documento o lo haya aportado la persona interesada. No lo deduzcas por su nombre o apariencia.
4. Identifica al adulto que acompaña a un menor
Si hay menores de edad, anota la relación de parentesco o, cuando proceda, la condición que justifica que el adulto sea responsable de ellos. La ficha incluye un espacio para identificar a esa persona.
Por ejemplo, no basta con escribir «padre» si no queda claro a qué adulto de la reserva corresponde. Utiliza su nombre y apellidos y comprueba que su ficha está vinculada a la misma estancia.
Para los casos de bebés, menores sin DNI o grupos acompañados por profesores o monitores, consulta la guía de registro de viajeros menores.
5. Recoge la firma que corresponda
El artículo 4.2 del Real Decreto 933/2021 exige que el parte sea firmado por toda persona mayor de catorce años que utilice el alojamiento. Para los menores de catorce años, los datos los facilita el adulto que los acompaña.
En la plantilla puedes recoger la firma manuscrita y la fecha. El espacio de identificación del adulto permite dejar constancia de quién aporta los datos de un menor; no sustituye la firma de un viajero que tenga que firmar personalmente.
Escribir un nombre en Word no acredita por sí solo una firma electrónica. Si haces todo el proceso a distancia, utiliza un sistema adecuado de recogida de firmas y conserva la evidencia que corresponda.
La firma del parte y las firmas del contrato son conceptos distintos. Conserva su vinculación con la reserva mediante la referencia indicada en la plantilla.
6. Comunica la información y comprueba el resultado
Una vez recogidos y revisados los datos, realiza la comunicación por el canal correspondiente. Para los alojamientos que utilizan SES Hospedajes, se puede operar en la aplicación oficial o mediante una herramienta conectada.
El Real Decreto diferencia la comunicación relacionada con la reserva o contrato, incluida su anulación, y la del inicio de la estancia. Establece la comunicación inmediata y, como máximo, dentro de las 24 horas desde cada hecho. No esperes a tener el parte firmado el día de llegada para revisar qué comunicación de reserva te corresponde realizar.
Comprueba el resultado del envío y guarda su referencia. Tener un PDF firmado en una carpeta no demuestra que la comunicación haya sido aceptada. Puedes ampliar este proceso en nuestra guía sobre cuándo enviar la reserva y los partes a SES Hospedajes.
Ejemplo de una ficha cumplimentada
Este ejemplo utiliza datos inventados. No debe reutilizarse para comunicar una estancia real.
| Campo | Ejemplo ficticio |
|---|---|
| Alojamiento | Casa Ejemplo |
| Referencia de reserva | DEMO-001 |
| Entrada | 15/11/2026, 16:00 |
| Salida | 18/11/2026, 10:00 |
| Número total de viajeros | 2 |
| Nombre y apellidos | Lucía Ejemplo Demostración |
| Fecha de nacimiento | 12/04/1990 |
| Nacionalidad | Española |
| Tipo de documento | DNI |
| Número y soporte | Sustituir por los datos reales comprobados; no usar datos de prueba. |
| Residencia habitual | Calle Ejemplo 12, 28001 Madrid, España |
| Correo electrónico | lucia@example.com |
| Firma y fecha | La viajera firma su propia ficha al completar el registro. |
La segunda persona necesita su propio parte, con la misma referencia DEMO-001. El alojamiento gestiona por separado los datos comunes del contrato y del pago que correspondan.
Errores habituales al utilizar un modelo de parte de viajeros
- Usar únicamente los datos del titular de la reserva y omitir a los acompañantes.
- Copiar la dirección del alojamiento en el campo de residencia habitual.
- Dejar los campos de privacidad sin adaptar antes de entregar la ficha.
- Confundir el número del documento con su número de soporte.
- Pedir copias del DNI, del pasaporte o de tarjetas como parte del formulario.
- Guardar el documento firmado y dar por realizada la comunicación a SES Hospedajes.
- Usar una hoja antigua sin comprobar si permite recoger la información que necesitas actualmente.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla
¿Este modelo de parte de viajeros es oficial?
No. Es una plantilla orientativa elaborada por Checkin Vacacional a partir de los bloques de información del Real Decreto 933/2021. No está emitida ni homologada por el Ministerio del Interior. Debes adaptarla a tu alojamiento, a tu información de privacidad y al procedimiento que utilices.
¿Puedo descargar el parte de viajeros en Word?
Sí. La versión Word permite adaptar los datos del alojamiento y editar los campos antes de imprimir. La versión PDF mantiene una presentación fija para imprimir y rellenar a mano.
¿Sirve un modelo antiguo de parte de viajeros de la Guardia Civil?
No des por válida una hoja solo porque lleve ese nombre. Comprueba sus campos frente al régimen vigente y al procedimiento que corresponda a tu alojamiento. Los modelos antiguos pueden no recoger toda la información necesaria. Nuestra plantilla no reproduce un formulario histórico ni sustituye el sistema de comunicación.
¿Una plantilla en Excel sustituye el registro de viajeros?
Una hoja de cálculo puede ayudarte a ordenar información, pero por sí sola no recoge las firmas ni envía las comunicaciones. En esta página ofrecemos PDF y Word; no una descarga en Excel.
¿Tengo que guardar todos los partes durante tres años?
El artículo 5 exige un registro informático y la conservación de sus datos durante tres años desde la finalización del servicio para quienes estén sujetos a esas obligaciones. El propio artículo exceptúa a quienes ejercen el hospedaje de forma no profesional. No identifiques automáticamente «particular» con «no profesional»: revisa tu situación y aplica los plazos y medidas de protección de datos que correspondan.
¿La plantilla sirve en Cataluña o en el País Vasco?
Esta guía se centra en la recogida de información para el marco de SES Hospedajes. Antes de utilizarla en Cataluña o el País Vasco, comprueba los requisitos, formatos y canales de la autoridad competente. No la presentamos como un formulario específico de Mossos d'Esquadra o de la Ertzaintza.
Gestiona los datos y las firmas con Checkin Vacacional
La plantilla puede ayudarte cuando trabajas manualmente. Si quieres que tus huéspedes rellenen los datos y firmen desde su móvil, en Checkin Vacacional puedes compartir un enlace de check-in y revisar la información desde tu panel.
Después gestionas las comunicaciones a SES Hospedajes desde la plataforma. Tú sigues siendo responsable de comprobar la exactitud de los datos y la identidad del viajero: la recogida online no sustituye esa comprobación.
Fuentes y revisión
- Real Decreto 933/2021, artículos 4, 5 y 6 y anexo I.
- Ministerio del Interior: información y preguntas frecuentes sobre hospedajes.
- Sede del Ministerio del Interior: información de SES Hospedajes.
- AEPD: nota sobre la solicitud de copias de documentos de identidad en hospedajes.
- Reglamento general de protección de datos, artículo 13 sobre información al interesado.
Última revisión: 31 de octubre de 2026. Esta guía y sus plantillas son recursos informativos. La obligación concreta depende de la actividad y del procedimiento aplicable.