Cuándo enviar la reserva y los partes a SES Hospedajes

Una de las dudas más habituales entre propietarios y gestores de alojamientos turísticos es esta: cuándo hay que enviar la reserva, cuándo hay que enviar los partes de viajeros y qué pasa si la reserva entra por Airbnb, Booking u otra plataforma. La confusión es normal, porque el Real Decreto 933/2021 separa varias obligaciones distintas dentro del mismo proceso y no todo se comunica en el mismo momento.

La idea clave es muy simple: la reserva no se comunica cuando llega el huésped, sino cuando la reserva existe; y los partes de viajeros no se envían al hacer la reserva, sino al inicio de la estancia. La norma fija además un plazo máximo de 24 horas para ambas comunicaciones, contado desde cada momento correspondiente.

Cuándo debes enviar la reserva

El artículo 6 del Real Decreto 933/2021 dice que los sujetos obligados deben transmitir los datos relativos al ejercicio de su actividad “de manera inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas” desde dos momentos. El primero es “al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación”. Esto significa que, si hoy te entra una reserva para dentro de dos semanas o dos meses, la comunicación de esa reserva no debería esperar al día del check-in.

Dicho de forma práctica: en cuanto tengas una reserva confirmada, lo correcto es crear la reserva y comunicarla. Y si esa reserva se cancela, la propia norma también contempla la anulación como momento que debe comunicarse.

Cuándo debes enviar los partes de viajeros

El segundo momento que marca la norma es “al inicio de los servicios contratados”. Ahí es donde encajan los partes de viajeros y los datos de la estancia efectiva. Por eso no conviene mezclar ambos pasos: una cosa es la comunicación de la reserva, y otra distinta la comunicación vinculada a la entrada real de los huéspedes.

Además, el real decreto establece que los partes de entrada deben ser firmados por toda persona mayor de 14 años que haga uso del servicio, y que los datos de los menores de 14 años los aporta la persona adulta que los acompaña. También deja claro que el establecimiento es responsable de la exactitud de los datos que consten en esos partes.

Entonces, ¿cuál es el orden correcto?

El orden lógico y más seguro es este:
Primero, entra la reserva;
Después, se comunica la reserva dentro de plazo;
Luego, se comparte el enlace o se recogen los datos de los viajeros antes de la llegada; y finalmente, al inicio de la estancia, se comunican los partes con los datos ya completados. Ese flujo encaja con la estructura del artículo 6 y con los datos que el anexo I exige para la actividad de hospedaje, donde aparecen por separado los datos de los viajeros y los datos de la ejecución del contrato, como la fecha y hora de entrada y salida.

¿Y si la reserva viene por Airbnb o Booking?

Aquí está la gran duda. El Real Decreto 933/2021 incluye dentro de las actividades de hospedaje no solo a los establecimientos, sino también a los operadores turísticos que intermedian y a las plataformas digitales dedicadas a la intermediación. Además, define como sujetos obligados a las personas físicas o jurídicas que desarrollen o intermedien en esas actividades.

Eso ya da una pista importante: que haya una plataforma de por medio no borra por sí sola al resto de sujetos obligados. Y la FAQ oficial del Ministerio del Interior, actualizada en abril de 2025, va justo a ese punto y responde que, cuando interviene un intermediario, cada uno de los sujetos debe transmitir la información de que disponga y que esté obligado a comunicar.

La conclusión prudente para un propietario o gestor es bastante clara: no conviene asumir que Airbnb o Booking ya lo ha comunicado todo por ti. Si tú eres quien presta el hospedaje, gestiona la entrada del huésped y dispone de la información que la norma exige, lo sensato es actuar como sujeto obligado respecto de esa información y no confiar en que otro ya ha cumplido en tu lugar. Eso no significa negar que la plataforma pueda tener también sus propias obligaciones; significa que tu obligación no desaparece automáticamente por existir un intermediario.

El error más habitual

El fallo típico no suele ser “no conocer la norma”, sino interpretarla como si todo se enviara de golpe el día de entrada. Y no es así. La reserva tiene su momento. Los partes tienen otro. Cuando se mezcla todo, es fácil acabar enviando tarde, olvidar cancelaciones, no tener las firmas a tiempo o depender de mensajes sueltos de WhatsApp con datos incompletos.

Además, el real decreto remite al régimen sancionador de la Ley Orgánica 4/2015 y considera infracción grave la omisión de las comunicaciones obligatorias, mientras que hacerlas fuera de plazo se considera infracción leve. No es solo una cuestión de orden interno: también es una cuestión de cumplimiento.

Cómo simplificar este proceso

Aquí es donde una herramienta como Checkin Vacacional encaja muy bien. Porque el problema real de muchos propietarios no es leer el artículo 6, sino hacer bien el proceso cada vez. Tener claro cuándo crear la reserva, cuándo compartir el enlace con el huésped, cuándo recoger firmas y cuándo comunicar los partes evita muchos errores tontos y muchas prisas innecesarias.

Con un flujo ordenado, lo natural sería trabajar así:

Reserva confirmada → comunicar reserva → compartir enlace con el huésped → recoger datos y firmas → comunicar partes al inicio de la estancia. Ese orden está mucho más alineado con la norma que intentar resolver todo en el último momento.

Si quieres quedarte con una sola idea, que sea esta: la reserva se comunica cuando se hace la reserva o se formaliza el contrato; los partes se comunican al inicio del servicio; y que la reserva llegue por Airbnb o Booking no significa automáticamente que tú ya no tengas que comunicar nada. El criterio oficial más útil hoy es que cada sujeto transmite la información de la que dispone y está obligado a comunicar.

Por eso, para un propietario o gestor, la postura más segura no es “seguro que la plataforma ya lo ha hecho”, sino justo la contraria: tener su propio proceso claro y cumplir cada paso en su momento.

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