Un huésped recibe el enlace de check-in y responde que no quiere facilitar su DNI, su fecha de nacimiento o el resto de datos solicitados. O simplemente dice que no quiere registrarse porque ya proporcionó información a Airbnb, Booking u otra plataforma.
Es una situación que genera muchas dudas a propietarios y gestores de alojamientos turísticos:
¿Puede negarse el huésped? ¿Qué datos puede solicitar el alojamiento? ¿Hay que pedir una foto del DNI? ¿Y qué ocurre si no quiere hacer el check-in online?
Para responder correctamente hay que diferenciar dos situaciones.
El huésped no está obligado por el Real Decreto 933/2021 a utilizar un formulario online concreto, pero el alojamiento sí tiene obligaciones de registro y comunicación y necesita disponer de determinados datos de las personas alojadas.
Además, el Real Decreto establece que los documentos o sistemas que acrediten la identidad deben ser exhibidos o facilitados por los usuarios para que el establecimiento pueda comprobar la exactitud de la información.
Vamos a verlo paso a paso.
Dos situaciones diferentes
Negarse a utilizar un formulario online concreto no es lo mismo que negarse a facilitar los datos necesarios para el registro de viajeros. Si el huésped rechaza el formulario, puede utilizarse otro procedimiento adecuado para recoger la información.
¿Está obligado el huésped a facilitar sus datos?
El Real Decreto 933/2021 establece obligaciones de registro documental y comunicación para las actividades de hospedaje.
Entre ellas se encuentra la recogida de determinados datos de las personas que utilizan el alojamiento.
La norma establece además que el establecimiento es responsable de la exactitud de los datos incluidos en los partes y que los documentos o sistemas que permitan acreditar la identidad deben ser exhibidos o facilitados por las personas usuarias.
Por tanto, el registro de viajeros no es una petición comercial opcional del propietario.
Forma parte de las obligaciones legales aplicables a las actividades de hospedaje.
Otra cuestión diferente es cómo se obtienen esos datos.
¿Está obligado el huésped a hacer el check-in online?
No existe en el Real Decreto 933/2021 una obligación que establezca que el viajero tenga que utilizar necesariamente el enlace, aplicación o formulario online elegido por el alojamiento.
El Ministerio del Interior contempla diferentes sistemas para recabar la información, incluso sin presencia física, siempre que permitan cumplir las obligaciones correspondientes y respeten la normativa aplicable.
La Agencia Española de Protección de Datos también contempla la posibilidad de recoger la información mediante formularios online o presencialmente en el establecimiento.
Por eso es importante distinguir:
«No quiero rellenar este formulario online»
no significa necesariamente:
«Me niego a facilitar los datos necesarios para el registro».
Si el huésped simplemente no quiere realizar el check-in online, puede utilizarse otro procedimiento adecuado para recoger la información.
Por ejemplo, puede hacerse al llegar al alojamiento.
Si, por el contrario, el huésped se niega a facilitar por cualquier medio los datos necesarios o a permitir comprobar su identidad, el alojamiento se encuentra ante un problema diferente: no puede completar correctamente sus obligaciones utilizando información que no tiene o que no ha podido comprobar.
¿Qué datos puede solicitar el alojamiento?
El Anexo I del Real Decreto 933/2021 determina los datos que deben comunicarse en las actividades de hospedaje.
Incluye información relacionada con la identificación de las personas alojadas, la reserva y la estancia.
Los campos concretos pueden variar según el supuesto aplicable.
No queremos duplicar en este artículo toda esa información porque ya existe una guía específica en Checkin Vacacional sobre los datos obligatorios en hospedaje según el RD 933/2021.
El punto importante es que el alojamiento debe solicitar los datos necesarios para cumplir sus obligaciones.
Pero eso no significa que pueda recopilar indiscriminadamente cualquier información del viajero.
No necesitas pedir una copia completa del DNI o pasaporte
Que sea necesario identificar al huésped no significa que sea necesario quedarse con una fotografía o copia completa de su documento.
La Agencia Española de Protección de Datos publicó en junio de 2025 una nota específica sobre esta cuestión.
La AEPD concluye que no debe solicitarse una copia completa del DNI o pasaporte simplemente para cumplir con el Real Decreto 933/2021.
El documento completo contiene información que puede exceder la necesaria para cumplir con las obligaciones de registro y entra en juego el principio de minimización de datos.
Además, recibir una fotografía de un documento tampoco acredita por sí sola que quien lo envía sea realmente su titular.
Puedes ampliar este punto en ¿Es legal pedir copia del DNI al huésped?
Identificar no significa conservar una copia
Para cumplir con el registro no necesitas solicitar ni conservar una fotografía o copia completa del DNI o pasaporte. Deben recogerse los datos necesarios y utilizar un procedimiento adecuado para comprobar su exactitud.
Entonces, ¿cómo se puede comprobar la identidad?
Cuando la recogida de información se realiza presencialmente, la AEPD contempla la comprobación visual de que los datos facilitados coinciden con el documento que exhibe el huésped.
En procesos realizados a distancia pueden utilizarse otros mecanismos adecuados.
La AEPD menciona, entre otras posibilidades:
- certificados digitales;
- sistemas relacionados con la información utilizada en el medio de pago;
- códigos de seguridad enviados al teléfono;
- códigos enviados al correo electrónico.
La propia AEPD deja claro que pueden existir otros procedimientos y que corresponde al responsable valorar su adecuación a la normativa de protección de datos.
Por eso conviene diferenciar dos acciones:
- recoger los datos;
- comprobar su exactitud.
Una herramienta de check-in digital puede facilitar enormemente la recopilación y gestión de la información, pero la responsabilidad sobre la exactitud de los datos sigue correspondiendo al sujeto obligado.
Qué hacer si el huésped se niega a facilitar los datos
Lo primero es averiguar exactamente qué está rechazando.
Si no quiere utilizar el enlace online
Explícale que los datos son necesarios para el registro de viajeros y ofrécele otra forma adecuada de proporcionarlos.
Por ejemplo, presencialmente al llegar.
Si no quiere enviar una fotografía del DNI
Explícale que no necesitas una copia completa del documento para realizar el registro.
Esta preocupación es comprensible y puede resolverse simplemente aclarando qué datos necesitas y por qué.
Si dice que ya dio sus datos a Booking o Airbnb
Explícale que haber realizado una reserva a través de una plataforma no significa necesariamente que el alojamiento disponga de toda la información necesaria para cumplir sus propias obligaciones de registro.
Cuando intervienen diferentes actores, cada sujeto debe cumplir las obligaciones que le correspondan.
Si se niega completamente a facilitar la información necesaria
No debes:
- inventar datos;
- completar campos suponiendo información;
- introducir documentos ficticios;
- comunicar como cierta información que no has podido comprobar.
El Real Decreto hace responsable al establecimiento de la exactitud de los datos consignados.
El RD 933/2021 no establece una cancelación automática de la reserva
La norma regula las obligaciones de registro y comunicación, pero no establece expresamente que una reserva quede cancelada automáticamente ni que deba impedirse la entrada por este motivo. Ante una negativa absoluta, las consecuencias deben valorarse según las condiciones de la reserva, la plataforma, las condiciones del alojamiento y la normativa aplicable al caso concreto.
El Real Decreto 933/2021 regula las obligaciones de registro y comunicación, pero no establece de forma expresa un mecanismo por el cual una reserva quede automáticamente cancelada porque el huésped se niegue a proporcionar determinados datos.
Por eso no debemos afirmar genéricamente que, si no da sus datos, legalmente hay que cancelar la reserva o que la ley obliga automáticamente a impedirle la entrada. Estas afirmaciones son demasiado categóricas.
Ante una negativa absoluta habrá que valorar también:
- las condiciones de la reserva;
- la plataforma mediante la que se haya contratado;
- las condiciones del alojamiento;
- la normativa aplicable al caso concreto.
Lo que sí puede afirmarse es que el alojamiento sigue teniendo sus obligaciones de registro y comunicación y no puede solventar la falta de información utilizando datos inventados o incorrectos.
Mensaje que puedes enviar al huésped
Hola. Para cumplir con la normativa española de registro de viajeros necesitamos recoger determinados datos de las personas que se alojarán en la vivienda.
No necesitamos que nos envíes una fotografía ni una copia completa de tu DNI o pasaporte.
Puedes completar los datos mediante el enlace de check-in que te hemos enviado. Si prefieres no hacerlo online, podemos recogerlos mediante otro procedimiento adecuado al realizar la entrada.
Estos datos son necesarios para que podamos cumplir con las obligaciones de registro y comunicación aplicables al alojamiento.
Gracias por tu colaboración.
Este mensaje permite explicar la obligación sin hacer creer al huésped que está obligado a utilizar necesariamente un formulario online concreto.
¿Quién tiene que firmar el parte de entrada?
El artículo 4 del Real Decreto 933/2021 establece que los partes de entrada deben ser firmados por las personas mayores de 14 años que utilizan el alojamiento.
En el caso de menores de 14 años, sus datos son proporcionados por la persona mayor de edad que los acompaña.
Por tanto, que una sola persona haya realizado la reserva no significa que el resto de huéspedes adultos puedan omitirse del registro correspondiente.
¿Cuándo deben comunicarse los datos a SES Hospedajes?
Conviene distinguir entre la comunicación relacionada con la reserva y la correspondiente al inicio de la estancia.
El artículo 6 del Real Decreto 933/2021 establece que las comunicaciones deben realizarse de manera inmediata y, en todo caso, dentro de las 24 horas siguientes al hecho correspondiente.
Esto incluye:
- la formalización de una reserva o su anulación;
- el inicio de los servicios contratados.
Consulta la guía sobre cuándo enviar la reserva y los partes a SES Hospedajes para conocer los plazos sin duplicar aquí toda esa información.
¿Qué ocurre si se envían datos incorrectos o incompletos?
La responsabilidad sobre el cumplimiento de las obligaciones corresponde al sujeto obligado.
El Real Decreto 933/2021 contempla como infracciones las irregularidades relacionadas con los registros y las comunicaciones.
Las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros y las comunicaciones fuera de plazo pueden constituir infracciones leves.
La omisión de las comunicaciones obligatorias puede constituir una infracción grave.
La Ley Orgánica 4/2015 establece actualmente los siguientes rangos de sanciones:
- infracciones leves: de 100 a 600 euros;
- infracciones graves: de 601 a 30.000 euros.
Esto no significa que cualquier error ocasione necesariamente una multa; la normativa contempla estas conductas como posibles infracciones.
Cómo puede ayudarte Checkin Vacacional
Con Checkin Vacacional puedes enviar al huésped un enlace para que complete desde su móvil los datos y firmas necesarios para gestionar el check-in.
Desde el panel puedes organizar las reservas, revisar la información recogida y gestionar posteriormente las comunicaciones correspondientes con SES Hospedajes.
Esto evita tener que:
- recopilar datos mediante múltiples mensajes de WhatsApp;
- copiar manualmente la información de cada huésped;
- trabajar con formularios en papel;
- introducir posteriormente uno a uno los datos en diferentes sistemas.
Checkin Vacacional facilita la recogida y gestión de la información, pero no sustituye la responsabilidad del propietario o gestor de comprobar la exactitud de los datos cuando corresponda.
Puedes utilizar el Check-in Universal para compartir el proceso con tus huéspedes.
Preguntas frecuentes
¿Puede un huésped negarse a hacer el check-in online?
El Real Decreto 933/2021 no obliga al viajero a utilizar un formulario online determinado.
Pueden utilizarse diferentes sistemas para recoger la información, siempre que permitan cumplir correctamente las obligaciones correspondientes.
Lo importante es que el alojamiento pueda obtener los datos necesarios y comprobar su exactitud mediante un procedimiento adecuado.
¿Puede negarse a dar sus datos para el registro de viajeros?
El alojamiento debe recoger la información necesaria para cumplir sus obligaciones de registro.
Además, el Real Decreto establece que los documentos o sistemas que permiten acreditar la identidad deben ser exhibidos o facilitados por las personas usuarias y que el establecimiento es responsable de la exactitud de los datos consignados.
¿Tengo que pedir una foto del DNI?
No.
La Agencia Española de Protección de Datos ha señalado expresamente que no debe solicitarse una copia completa del DNI o pasaporte simplemente para cumplir el Real Decreto 933/2021.
¿Puedo comprobar el DNI sin quedarme una copia?
Sí.
En una recogida presencial puede comprobarse visualmente la correspondencia entre la información facilitada y el documento exhibido.
En procesos a distancia pueden utilizarse otros mecanismos adecuados de verificación.
¿Tiene que registrarse únicamente la persona que hizo la reserva?
No.
Los partes de entrada deben ser firmados por las personas mayores de 14 años que utilicen el alojamiento.
En el caso de menores de 14 años, sus datos son facilitados por la persona adulta que los acompaña.
¿Booking o Airbnb ya hacen este registro por mí?
No debe darse por supuesto.
Cuando intervienen intermediarios, cada sujeto debe cumplir las obligaciones que le correspondan según su intervención.
El alojamiento debe asegurarse de disponer de la información necesaria para cumplir sus propias obligaciones.
¿Qué hago si el huésped sigue negándose?
Explícale qué información necesitas y por qué.
Si su problema es utilizar un formulario online, puedes ofrecerle otro procedimiento adecuado.
Si teme tener que enviar una copia completa de su DNI, aclárale que no es necesario.
Si persiste una negativa absoluta, no inventes ni completes información que no puedas comprobar.
Las consecuencias sobre la reserva deberán valorarse según las condiciones contractuales, la plataforma utilizada y el resto de normativa aplicable.
El Real Decreto 933/2021 no establece por sí solo una cancelación automática para este supuesto.
En resumen
Que un huésped no quiera utilizar un formulario de check-in online no significa necesariamente que se esté negando al registro de viajeros.
Puede utilizarse otro procedimiento adecuado para recoger la información.
Pero el alojamiento sí necesita obtener los datos que correspondan, confeccionar los partes exigidos, recoger las firmas necesarias y poder comprobar la exactitud de la información.
El viajero, por su parte, debe permitir acreditar su identidad mediante los documentos o sistemas correspondientes.
Y todo ello puede hacerse sin solicitar ni conservar una copia completa del DNI o pasaporte simplemente para cumplir con el registro.
Con Checkin Vacacional puedes organizar todo el proceso desde un único panel:
crear la reserva → compartir el check-in → recoger datos y firmas → revisar la información → gestionar las comunicaciones con SES Hospedajes.
La información de este artículo es de carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La normativa y los criterios administrativos pueden cambiar. Para analizar una situación concreta deben consultarse las disposiciones vigentes y, cuando sea necesario, las autoridades competentes o un profesional especializado.