Recibir una reserva de Booking no significa que el registro de todos tus huéspedes esté terminado. Como responsable del alojamiento, necesitas recoger la información de quienes se alojan, comprobarla y realizar las comunicaciones que te correspondan.
Puedes organizarlo con un proceso sencillo: preparar la reserva, compartir un enlace para que los viajeros completen sus datos y firmas, y gestionar el envío a SES Hospedajes desde tu panel.
En esta guía te explicamos cómo hacerlo con Checkin Vacacional, cómo compartir el check-in a través de Booking y qué revisar para que ninguna reserva se quede a medias. Está dirigida a alojamientos que realizan sus comunicaciones mediante SES Hospedajes.
En esta guía:
- Qué comunica Booking y qué debes gestionar tú
- Cómo registrar a tus huéspedes de Booking paso a paso
- Cómo enviar el enlace de check-in desde Booking
- Mensaje para pedir el registro a tus huéspedes de Booking
- Un ejemplo de una reserva de Booking para cuatro personas
- Dudas frecuentes al registrar viajeros de Booking
- Empieza con tu próxima reserva de Booking
Qué comunica Booking y qué debes gestionar tú
El Ministerio del Interior aclara que, cuando interviene una plataforma, cada sujeto debe comunicar la información que le corresponde según su actividad. La intervención de Booking no elimina las obligaciones del alojamiento sobre las personas que recibe. Puedes consultar este criterio en las preguntas frecuentes oficiales de Interior.
Por tanto, evita dar por hecho que el localizador de Booking o los datos de quien reservó equivalen al parte de viajeros de toda la estancia. Tu proceso debe incluir a las personas que finalmente se alojan y la comunicación de su entrada.
También conviene distinguir la comunicación de la reserva de la correspondiente al inicio de la estancia. El artículo 6 del Real Decreto 933/2021 establece comunicaciones inmediatas y, como máximo, dentro de las 24 horas siguientes al hecho correspondiente: reserva o formalización, anulación e inicio del servicio. La intervención de intermediarios debe analizarse según las obligaciones de cada parte.
Si necesitas ampliar este punto, consulta nuestra guía sobre cuándo enviar la reserva y los partes a SES Hospedajes.
Cómo registrar a tus huéspedes de Booking paso a paso
1. Deja preparado tu alojamiento
Antes de gestionar envíos, tu alojamiento debe estar configurado en SES Hospedajes y conectado con Checkin Vacacional. Para la conexión necesitarás los códigos de arrendador y establecimiento, además del usuario y la contraseña del Servicio Web.
Si ya tienes esos datos, sigue la guía para conectar Checkin Vacacional con SES Hospedajes.
Si todavía no has realizado el alta, puedes consultar nuestro servicio de gestión del alta en SES Hospedajes. Es un trámite previo al uso habitual de la plataforma.
2. Crea o importa la reserva de Booking
Puedes crear la reserva en Checkin Vacacional o utilizar la importación por calendario iCal, si tu alojamiento de Booking dispone de la opción de exportarlo.
iCal te ayuda a incorporar las fechas y otros datos básicos disponibles. Después revisa la reserva y completa lo que falte: titular, número de viajeros, contacto y la información necesaria para gestionarla.
Comprueba también que el evento importado sea una reserva real. Los calendarios pueden incluir bloqueos de disponibilidad que no corresponden a una estancia.
Importar el calendario no equivale a comunicar la reserva a SES Hospedajes. Tras la importación tienes que revisar los datos y seguir el proceso de envío correspondiente. Tienes los pasos técnicos en nuestra guía para configurar iCal.
3. Comparte el enlace de check-in
Obtén el enlace de la reserva y compártelo con el huésped a través de la conversación de Booking. También puedes enviarlo por el canal de contacto que utilicéis para organizar la estancia.
En el mensaje explica para qué sirve, identifica el alojamiento y pide que se registren todas las personas que van a alojarse. Esa explicación ayuda a que el huésped reconozca la solicitud y entienda por qué tiene que completar información adicional.
Para tus mensajes reutilizables también puedes utilizar el enlace universal de check-in de cada alojamiento. Más abajo te explicamos cómo aprovecharlo en Booking.
4. Recoge los datos y las firmas
Los viajeros abren el formulario desde el navegador del móvil, sin instalar una aplicación. Allí completan sus datos y las firmas que correspondan.
El registro debe recoger a todas las personas alojadas, incluidos los menores. Para los menores de catorce años, los datos los facilita la persona adulta acompañante, conforme al artículo 4 del Real Decreto 933/2021.
Si una persona reserva para un grupo de cuatro, comprueba que el registro final incluye a los cuatro viajeros. Que la persona titular haya terminado su formulario no significa que el grupo esté completo.
5. Revisa la información y gestiona el envío
Comprueba quién se aloja, las fechas y si quedan datos o firmas pendientes. El alojamiento sigue siendo responsable de la exactitud de la información y de contrastarla con documentos o sistemas que acrediten la identidad; completar un formulario no sustituye esa comprobación. Así lo indica el Ministerio del Interior.
Desde Checkin Vacacional puedes gestionar las comunicaciones de reserva y partes de viajeros. Al comunicar la entrada, asegúrate de que corresponde a la estancia efectiva y revisa el resultado del envío. Un registro completado por el huésped y una comunicación aceptada por SES son estados diferentes.
Nuestra guía de uso de la plataforma te acompaña durante el proceso.
Cómo enviar el enlace de check-in desde Booking
Para una reserva concreta, puedes copiar su enlace individual y añadirlo a un mensaje dirigido a ese huésped.
Si quieres preparar una plantilla reutilizable, utiliza el enlace universal del alojamiento correspondiente. Así evitas dejar por error el enlace de una reserva anterior en los mensajes de futuros huéspedes. Revisa antes cómo se identifican las reservas y cómo se gestionan las solicitudes que requieren tu revisión.
Booking dispone de herramientas para crear plantillas y automatizar comunicaciones. En la extranet, busca las preferencias de mensajes del establecimiento y crea una plantilla que incluya una explicación breve y tu enlace. Consulta las opciones de programación disponibles en tu cuenta y elige el momento de envío adecuado. Tienes la referencia en la ayuda oficial de Booking sobre plantillas y mensajes.
Como pauta de organización, puedes pedir que completen el formulario unos días antes de llegar. Si la reserva es de última hora, envíalo en cuanto la tengas preparada. Esta antelación facilita el trabajo; no cambia los plazos de comunicación a SES.
Ten presentes dos detalles:
- La programación del mensaje se configura en Booking. Compartir un enlace de Checkin Vacacional no activa por sí solo ese envío.
- Un recordatorio programado en Booking puede llegar también a quien ya ha terminado. Añade «Si ya lo has completado, no necesitas repetirlo».
Qué revisar si Booking elimina o bloquea el enlace
Booking permite controlar los enlaces que se comparten con los huéspedes mediante sus ajustes de seguridad de mensajería. Si el enlace desaparece del mensaje, comprueba los enlaces aprobados y las restricciones de tu cuenta. Consulta la documentación oficial sobre seguridad de los mensajes.
Copia siempre la dirección que te facilita Checkin Vacacional y comprueba que corresponde al alojamiento o a la reserva correcta. Si el problema continúa, contacta con el soporte de Booking para revisar el bloqueo.
Mensaje para pedir el registro a tus huéspedes de Booking
Sustituye los campos entre corchetes antes de enviarlo. En una plantilla automática, utiliza las variables que admita Booking para personalizar el nombre y el alojamiento.
Mensaje en español
Hola, [nombre]:
Estamos preparando tu llegada a [nombre del alojamiento]. Para completar el registro de viajeros, te pedimos que introduzcáis los datos de todas las personas que os alojaréis en este enlace:
[Enlace de check-in]
Podéis hacerlo desde el móvil, sin descargar ninguna aplicación. Abrid el enlace, elegid vuestro idioma y seguid los pasos para añadir a cada huésped y completar las firmas que correspondan.
Este formulario es para el registro de viajeros; no os pediremos ningún pago a través de él ni que enviéis fotos del DNI o pasaporte por este chat.
Si podéis completarlo antes de llegar, nos ayudaréis a agilizar la entrada. Si ya lo habéis hecho, no necesitáis repetirlo.
Cualquier duda, escribidnos por aquí. ¡Os esperamos!
Mensaje en inglés
Hello [name],
We are getting ready to welcome you to [property name]. To complete the guest registration, please enter the details of everyone staying at the property using this link:
[Online check-in link]
You can do this on your phone without downloading an app. Open the link, choose your language and follow the steps to add each guest and complete the required signatures.
This form is for guest registration. We will not ask you to make a payment through it or send photos of your ID or passport in this chat.
Please complete it before arrival if possible, so we can make your check-in easier. If you have already done so, there is no need to repeat it.
If you have any questions, please message us here. We look forward to welcoming you!
Un ejemplo de una reserva de Booking para cuatro personas
Imagina que recibes una reserva para dos adultos y dos niños. En Booking aparece el nombre de la persona que ha reservado y las fechas de la estancia.
Preparas esa reserva en Checkin Vacacional, revisas que el número de viajeros sea correcto y atiendes la comunicación de reserva que te corresponda. Después compartes el enlace con un mensaje como el anterior.
La familia completa el registro desde su móvil. Antes de la llegada compruebas que figuran las cuatro personas y que están las firmas necesarias. Si falta alguien, puedes pedir que terminen el formulario antes de recibirlos.
Al comenzar la estancia, contrastas la información, gestionas el parte de viajeros dentro del plazo correspondiente y compruebas la respuesta de SES.
Este orden te permite detectar un registro incompleto antes de encontrarte con las maletas en la puerta. También evita tener los datos repartidos entre mensajes y notas que luego debes volver a transcribir.
Dudas frecuentes al registrar viajeros de Booking
¿Tengo que pedir los datos si el huésped dice que ya los dio a Booking?
Comprueba qué información tienes realmente para el registro de la estancia y completa la que falte. Puedes explicarle que el alojamiento necesita los datos de las personas que se hospedan, aunque Booking ya disponga de información para gestionar la reserva.
¿Puedo pedir una foto del DNI para hacerlo más rápido?
La AEPD ha aclarado que la obligación de registrar viajeros no autoriza a solicitar una copia del DNI o pasaporte. Recoge los datos necesarios y utiliza un método adecuado para comprobarlos. Consulta la nota oficial de la AEPD y nuestra explicación sobre pedir copias del documento al huésped.
¿Qué hago si mi alojamiento no permite exportar iCal?
Puedes crear la reserva manualmente en Checkin Vacacional y compartir el enlace con los viajeros. La importación de calendarios es una ayuda para preparar reservas; puedes utilizar el check-in online sin ella.
¿Qué pasa si el huésped no completa el formulario antes de llegar?
Revisa qué falta y recuérdaselo por la conversación de la reserva. Si necesita ayuda, acompáñalo durante el registro al llegar. Pedir los datos con antelación te da margen para resolver estas situaciones; no des por terminado el proceso porque hayas enviado el enlace.
¿Y si Booking cambia las fechas o se cancela la reserva?
Revisa cómo afecta el cambio a la reserva que tienes en tu panel y a las comunicaciones ya realizadas. No presupongas que una actualización del calendario modifica también lo enviado a SES. Si ya había un envío preparado, comprueba su estado antes de continuar.
¿Necesito contratar un programa completo de gestión de alojamientos?
Puedes seguir gestionando tus reservas en Booking y utilizar Checkin Vacacional para recoger los datos y firmas y gestionar las comunicaciones con SES Hospedajes. No necesitas trasladar toda tu operativa a otra herramienta para empezar con el registro de viajeros.
Empieza con tu próxima reserva de Booking
Con Checkin Vacacional puedes preparar la reserva, compartir el formulario con tus huéspedes y gestionar las comunicaciones con SES Hospedajes desde un mismo panel.
Trabajamos con créditos y sin cuota mensual. Al registrarte recibes 3 créditos gratis: una reserva completa utiliza 2 y te queda 1 para la siguiente. Puedes consultar los packs y sus condiciones en nuestra página de precios.
Prueba el proceso con una reserva completa y comprueba cómo encaja en tu alojamiento.
Si aún necesitas preparar la conexión, empieza por la guía de configuración.