1) Airbnb NO envía tus datos a SES.HOSPEDAJES: qué significa y riesgos si no lo haces
Aunque gestiones reservas por Airbnb, tú (titular o gestor del alojamiento) debes recoger y comunicar los datos de todos los viajeros a SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior. Airbnb lo explica en su centro de ayuda respecto al RD 933/2021: es tu responsabilidad cumplir y conservar el registro.
Reservas por OTA: quién comunica qué. Según las preguntas frecuentes publicadas por el Ministerio del Interior el 10 de agosto de 2026, cada sujeto obligado comunica la información que le corresponde. Cuando intervienen varios intermediarios, la comunicación de la reserva corresponde a quien mantiene la relación contractual directa y final con el cliente; el alojamiento sigue siendo responsable de los partes de viajeros de las personas que se hospedan. Que la reserva llegue por Airbnb no te exime de registrar y comunicar a los viajeros. Lo tienes desglosado en cuándo enviar la reserva y los partes.
En resumen: si no informas, incumples una obligación administrativa. Evita dejarlo para última hora: organiza la recogida de datos, comunícalos por la Sede y guarda justificantes.
¿Qué exige el RD 933/2021 a un anfitrión de Airbnb?
Llevar un registro informático con los datos del Anexo I (identificación del viajero, documento, fechas, alojamiento…).
Comunicar telemáticamente los partes a SES.HOSPEDAJES.
Conservar el registro durante el plazo previsto.
En la práctica: pide solo lo necesario, a tiempo y sin copiar documentos completos.
Qué datos pide el Anexo I y cómo custodiarlos
Incluye, entre otros: nombre y apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, fechas de entrada/salida y datos del alojamiento. Custódialos en un registro informático con acceso controlado y evita exceso de información.
2) El proceso manual típico del anfitrión: por qué es pesado (y dónde se atasca)
Flujo habitual:
Reserva confirmada → pides datos al viajero.
Respuestas incompletas o tardías.
Reclamaciones por chat/WhatsApp.
Transcripción a tu hoja/PMS.
Acceso a SES.HOSPEDAJES, carga y envío.
Archivo de justificantes.
Cuellos de botella: T-24 h, errores de teclado, documentos con formatos raros y viajeros que no encuentran el número correcto de su documento.
Lo resuelves anticipando (mensajes programados), usando formularios con validación y haciendo un control rápido antes de enviar (fechas coherentes, números sin letras, etc.).
Checkin Vacacional está pensado para propietarios y pequeños gestores que quieren recoger los datos y firmas desde el móvil y gestionar las comunicaciones con SES Hospedajes sin una cuota mensual.
3)Cómo pedir los datos al huésped antes del check-in (sin fricción)
Cuándo: programa tres toques en Airbnb: tras la confirmación, T-72 h y T-24 h.
Qué: únicamente los campos del Anexo I. Debes recoger los datos de todas las personas alojadas. Las mayores de 14 años firman el parte; los datos de los menores de 14 años los facilita la persona adulta acompañante.
Cómo: formulario seguro con validaciones (formato de documento, fechas) y aviso breve de privacidad. Evita pedir copias/fotos completas del DNI/pasaporte.
4) Plantilla listas para usar (copia y pega)
Mensaje inicial (tras la reserva)
Datos para el registro de viajeros (SES.HOSPEDAJES)
¡Hola {{nombre}}! Para cumplir la normativa española (RD 933/2021), necesitamos los datos de todas las personas alojadas.
Por favor, complétalos en este formulario seguro: {{enlace_formulario}}
Importante: no hace falta copia/foto del documento; solo los datos (nombre, apellidos, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, fecha de entrada, etc.). Envía todo antes de {{fecha_límite}}.
¡Gracias!
Cómo funciona Airbnb con Checkin Vacacional
- Importas las fechas de la reserva mediante el calendario iCal de Airbnb. iCal solo transporta fechas y una referencia del evento: no incluye el número de huéspedes, el precio ni los datos de contacto, por lo que debes revisar y completar esa información. Tienes el paso a paso en cómo configurar iCal con Airbnb.
- Incluyes el enlace universal del alojamiento en tus mensajes de Airbnb o compartes el enlace individual de la reserva. El enlace universal sirve para cualquier huésped del alojamiento (incluso si la reserva aún no está creada); el enlace individual va asociado a una reserva concreta ya existente.
- Los huéspedes completan sus datos y firmas desde el móvil.
- Revisas la reserva y gestionas desde el panel la comunicación de la reserva y los partes a SES Hospedajes.
Importar una reserva por iCal no la comunica automáticamente a SES Hospedajes. Debes revisarla, completar los datos que iCal no trae y realizar el envío correspondiente dentro de los plazos.
5) Integración con Airbnb (si aplica) o flujo manual optimizado
Exportación de reservas → carga en SES (paso a paso)
- Verifica que tienes los datos de cada viajero.
- Accede a SES.HOSPEDAJES con Cl@ve/certificado y elige el procedimiento de comunicación.
- Carga cada parte (o lote, si tu herramienta lo soporta) y valida formatos.
- Envía, descarga el justificante y archívalo en la ficha de la reserva.
Si publicas varios anuncios o gestionas un equipo, Checkin Vacacional centraliza las reservas y las comunicaciones en un mismo panel.
6) Errores comunes y cómo evitarlos
Pedir fotos del DNI/pasaporte: evita copias completas; pide datos, no imágenes.
Recolectar tarde: el T-24 h es crítico; automatiza recordatorios.
Transcribir sin validar: usa formatos controlados (DD/MM/AAAA, selección de documento).
No archivar justificantes: guárdalos junto a la reserva.
Creer que “Airbnb lo envía”: no; tú debes comunicar a SES.HOSPEDAJES.
Checkin Vacacional está pensado para propietarios y pequeños gestores que quieren recoger los datos y firmas desde el móvil y gestionar las comunicaciones con SES Hospedajes sin una cuota mensual.