Registro de viajeros en Airbnb en España explicado para anfitriones

¿Alquilas tu casa o apartamento en Airbnb? Además de preparar el alojamiento y organizar la entrega de llaves, debes gestionar el registro de las personas que se alojan. Publicar el anuncio y recibir una reserva no completa este trámite.

Si ofreces alojamiento turístico en España, te corresponde recoger los datos de tus huéspedes y realizar las comunicaciones exigidas. La obligación también afecta a particulares y a propietarios que solo tienen una vivienda.

Puedes gestionar el proceso por tu cuenta o utilizar una herramienta de check-in online. En esta guía verás qué debes hacer con cada reserva de Airbnb, qué es SES Hospedajes y cómo puede ayudarte Checkin Vacacional si todavía no utilizas ningún programa.

Qué tienes que hacer si alquilas tu casa en Airbnb

El registro de viajeros consiste en recoger la información requerida de las personas alojadas, preparar sus partes de entrada y comunicar los datos a la autoridad correspondiente. El Real Decreto 933/2021 establece estas obligaciones para las actividades de hospedaje.

Conviene diferenciar el registro de viajeros de los permisos para ejercer la actividad turística. La autorización del alojamiento y la comunicación de los huéspedes son trámites distintos. Este artículo se centra en la gestión de las reservas y los viajeros.

El check-in online es una forma de recoger datos y firmas. Contratar una aplicación no es obligatorio. Lo que debes cumplir son las obligaciones aplicables a tu alojamiento, utilices o no un programa.

Airbnb comunica las reservas pero no sustituye tus obligaciones

Es razonable preguntarse si Airbnb ya se ocupa del registro, puesto que gestiona la reserva y solicita información al viajero.

Sin embargo, en su explicación del Real Decreto 933/2021, Airbnb indica que las comunicaciones de la plataforma y las del anfitrión son obligaciones de cada parte. Que Airbnb facilite información a las autoridades no significa que tu trabajo esté completado.

Tampoco debes dar por hecho que disponer del nombre de quien reservó equivale a registrar a todas las personas alojadas. Una reserva para cuatro huéspedes requiere gestionar la información de quienes efectivamente se hospedan, no únicamente la del titular.

Si hasta ahora solo confirmabas la llegada y entregabas las llaves, el siguiente paso es preparar el registro antes de tu próxima estancia.

Qué es SES Hospedajes y dónde debes comunicar los datos

SES Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior que permite dar de alta al titular y al alojamiento y realizar las comunicaciones de reservas y viajeros.

Para empezar a utilizarla, necesitas completar el alta correspondiente. Después puedes gestionar los envíos mediante su aplicación o conectar una herramienta compatible a través del Servicio Web.

Comprueba el canal que corresponde a la ubicación de tu vivienda. Cataluña dispone del registro de los Mossos d'Esquadra y el País Vasco del sistema de la Ertzaintza. El proceso que explicamos a continuación se refiere a alojamientos que comunican a SES Hospedajes. Antes de contratar una herramienta, confirma que cubre el sistema que necesitas.

Si todavía no tienes el alta, puedes consultar nuestro servicio de gestión de alta en SES Hospedajes. Te ayudamos con el trámite y la configuración de Checkin Vacacional.

Cómo gestionar el registro de viajeros de una reserva de Airbnb

1 Prepara el alta y la configuración del alojamiento

Comprueba que el titular y la vivienda estén registrados en el sistema correspondiente. Si vas a utilizar Checkin Vacacional para comunicar a SES Hospedajes, necesitarás también la conexión por Servicio Web y los datos de configuración del alojamiento.

Puedes seguir nuestra guía para conectar Checkin Vacacional con SES Hospedajes. Si ya estás dado de alta, revisa esta configuración antes de empezar con una reserva real.

2 Comunica la reserva cuando se formaliza

La comunicación de la reserva y la del inicio de la estancia son momentos diferentes. El plazo de la reserva comienza cuando se realiza o se formaliza el contrato; la normativa también contempla su anulación.

Las comunicaciones deben realizarse de forma inmediata y, como máximo, dentro de las 24 horas desde el momento correspondiente. Por eso, esperar al día de llegada para gestionar todo puede dejar la comunicación de la reserva fuera de plazo.

3 Recoge los datos de todas las personas alojadas

Organiza la recogida de información antes de la llegada para disponer de tiempo para revisar lo que falta. Según el supuesto aplicable, se requieren datos de identificación, residencia y contacto, además de información de la reserva y la estancia. El anexo I de la norma distingue entre actividad profesional y no profesional.

Incluye también a los menores. Los datos de los menores de catorce años los facilita la persona adulta acompañante; los viajeros obligados a firmar deben completar su propio parte. Para reservas familiares, consulta la guía de registro de menores en SES Hospedajes.

No solicites fotos o copias completas del DNI o pasaporte para cumplir el registro. La AEPD explica que supone recoger datos excesivos y permite utilizar formularios con la información necesaria. La comprobación de la identidad es una responsabilidad que debes atender: rellenar un formulario online no verifica automáticamente quién es el huésped.

4 Comunica el inicio de la estancia y comprueba el resultado

Cuando comienza la estancia, corresponde realizar la comunicación de entrada, de forma inmediata y en un máximo de 24 horas. Haber comunicado la reserva no completa este segundo paso.

Revisa el resultado del envío para detectar incidencias. En tu organización diaria, distingue entre una reserva creada, un formulario cumplimentado y una comunicación aceptada: cada estado indica una tarea diferente.

Los anfitriones que ejercen profesionalmente deben conservar el registro informático durante tres años desde la finalización del servicio. La norma exceptúa a los no profesionales de las obligaciones de registro documental y conservación de su artículo 5, pero mantiene sus obligaciones de comunicación.

Puedes ampliar los plazos en nuestra guía sobre cuándo enviar la reserva y los partes a SES Hospedajes.

Gestionarlo manualmente o utilizar una herramienta de registro online

La elección depende de cómo quieras organizar el trabajo. El sistema oficial permite gestionar las comunicaciones por tu cuenta; una herramienta compatible reúne tareas que, de otro modo, debes coordinar por separado.

Si llevas el registro a mano, piensa en tu próxima entrada: cómo pedirás los datos, dónde revisarás las firmas y cómo comprobarás ambos envíos. Tener esas tareas resueltas antes de la llegada te permite organizar mejor el proceso.

Cómo registrar online a tus huéspedes de Airbnb con Checkin Vacacional

Checkin Vacacional está pensado para propietarios y gestores que quieren recoger los datos de sus huéspedes y gestionar las comunicaciones a SES Hospedajes desde un mismo lugar.

Una vez configurado el alojamiento, el recorrido es el siguiente:

1. Creas o importas la reserva. Puedes introducirla manualmente o importar las fechas con el calendario iCal de Airbnb.

2. Revisas y completas la información. El iCal de Airbnb no incluye el número de huéspedes ni sus datos de contacto. Importar las fechas tampoco comunica la reserva automáticamente a SES Hospedajes.

3. Gestionas la comunicación de la reserva dentro de plazo. Sigue el flujo del panel con la información necesaria para el envío.

4. Compartes el enlace de check-in. Los viajeros completan sus datos y firmas desde el navegador de su móvil, sin descargar una aplicación.

5. Revisas la información y gestionas los partes cuando corresponde. Puedes consultar el estado y el resultado de las comunicaciones desde la plataforma.

Por ejemplo, para una reserva de una familia de cuatro personas, importas las fechas, completas lo que falta y comunicas la reserva. Compartes el enlace para recoger los datos de todos los ocupantes y las firmas correspondientes. Al comenzar la estancia, gestionas los partes y revisas el resultado.

Si quieres reutilizar una misma dirección, puedes activar el enlace de check-in universal del alojamiento. El huésped identifica su reserva y continúa con el registro. También puedes seguir utilizando el enlace individual.

Para importar las fechas, consulta cómo configurar iCal con Airbnb.

Cómo pedir el registro a tus huéspedes de Airbnb

Explica el motivo con un mensaje breve y envía el enlace después de confirmar la reserva. Airbnb contempla la recogida de información adicional por exigencias legales y pide que el anfitrión indique en la descripción del anuncio qué solicitará y por qué.

Puedes adaptar este mensaje:

Hola, [nombre]. Para preparar vuestra llegada y realizar el registro de viajeros exigido en España, necesitamos los datos de todas las personas que os alojaréis. Podéis completarlos y realizar las firmas correspondientes aquí: [enlace de check-in]. No necesitamos fotos ni copias del DNI o pasaporte. Si tenéis alguna duda con el formulario, escribidnos y os ayudamos. ¡Gracias!

Utiliza el enlace dentro de las comunicaciones permitidas por Airbnb y limita la recogida de información a la finalidad del registro.

Cuánto cuesta gestionar tu Airbnb con Checkin Vacacional

Checkin Vacacional funciona con créditos y no tiene cuota mensual ni exige un mínimo de propiedades. Puedes utilizarlo para una sola vivienda y elegir el pack que encaje con tus reservas.

Una reserva completa utiliza 2 créditos, independientemente del número de viajeros. Regístrate y prueba Checkin Vacacional gratis. La prueba requiere que el alojamiento y su conexión con SES Hospedajes estén configurados.

Consulta los packs y precios actuales. Los créditos no caducan mientras mantengas activa tu cuenta.

Si también necesitas que gestionemos el alta en SES Hospedajes, ese servicio se contrata por separado: tiene un precio de 49,50 € + IVA, en un pago único.

Preguntas frecuentes de propietarios que alquilan en Airbnb

¿Debo registrar viajeros si solo tengo una vivienda y alquilo como particular?

Sí, cuando realizas una actividad de hospedaje sujeta a la norma. Tener una sola vivienda o ejercer de forma no profesional no elimina la obligación de comunicar. La distinción entre profesional y no profesional sí afecta a otras obligaciones, como la conservación del registro.

¿Es obligatorio contratar un programa de registro online?

No. Puedes organizar la recogida de datos y gestionar las comunicaciones por tu cuenta. Checkin Vacacional es una opción para reunir esas tareas y reducir la transcripción manual.

¿Basta con registrar a la persona que ha reservado?

No. Debes recoger la información correspondiente de todas las personas que se alojan, incluidos los menores. El titular de la reserva y los ocupantes no siempre son la misma persona.

¿Pueden rellenar el formulario antes de llegar?

Sí. Compartir el enlace con antelación permite preparar el registro. La recogida previa de datos debe coordinarse con la comprobación de identidad y con las comunicaciones en el momento que corresponda.

¿El huésped tiene que descargar una aplicación?

No para utilizar el formulario de Checkin Vacacional. El enlace se abre en el navegador del móvil, la tablet o el ordenador.

¿La sincronización con Airbnb envía los datos a SES Hospedajes?

La importación iCal trae información de calendario. Debes completar los datos necesarios y realizar las comunicaciones de reserva y entrada mediante el flujo correspondiente.

¿Qué hago si ya recibo huéspedes y todavía no he preparado el registro?

Comprueba tu alta y el canal de comunicación aplicable cuanto antes. Si utilizas SES Hospedajes y necesitas orientación para configurarlo con Checkin Vacacional, contacta con nuestro equipo. Si tienes comunicaciones anteriores pendientes, consulta cómo proceder con la autoridad correspondiente.