Cambiar propietario en SES.Hospedajes

Antes de empezar: qué es un “cambio de titular” (y qué no)

En SES.Hospedajes hay dos situaciones muy distintas:



• Edición leve del mismo titular. Cambian datos de contacto, gestor autorizado, correo, teléfono o responsable del tratamiento, pero no cambia el NIF/NIE del titular. Eso se resuelve desde Mis datos registrados y queda listo en minutos.

• Cambio real de titularidad. Cambia el NIF/NIE responsable del establecimiento (venta, herencia, disolución de sociedad…). En la práctica no es una mera edición: el titular saliente comunica cese/transferencia de su establecimiento en su panel y el nuevo titular tramita un alta propia con sus credenciales. Además, lo normal es coordinar el cambio de titular de la licencia turística en la CCAA correspondiente.

Experiencia integrada #1: Acompañamos a un propietario de apartamentos en Valencia que vendió un piso turístico. Tenía claro que “solo había que cambiar un correo”, pero al verificar el NIF vimos que se trataba de cambio real: hubo que preparar cese + alta.

Requisitos técnicos y accesos (Cl@ve, certificado y Autofirm@)

Antes de tocar nada:

1. Identificación electrónica del saliente y del nuevo titular. Vale certificado digital, DNIe o Cl@ve.
2. Autofirm@ instalado y probado para firmar solicitudes (Windows/macOS).
3. Documentación de la transmisión (contrato de compraventa, aceptación de herencia o documento societario).
4. Datos del alojamiento (nombre comercial, dirección, número o código autonómico, capacidad y categoría).
5. Si usas PMS/integraciones, localiza las credenciales SES (usuario/código de arrendador/clave). Harán falta para reconfigurar.

Experiencia integrada #2: En una casa rural de Asturias, el nuevo titular no tenía aún certificado. Solución práctica: Cl@ve permanente para el alta urgente, y más tarde instaló su certificado para firmar con mayor comodidad.

Escenario A: solo cambian datos del mismo titular (edición en “Mis datos registrados”)

Cuando no cambia el NIF/NIE:

1. Entra en SES.Hospedajes con la identificación del mismo titular.
2. Menú Mis datos registrados → elige el establecimiento.
3. Editar: correo, teléfono, domicilio, gestor autorizado, delegados, etc.
4. Guardar y firmar si lo solicita.
5. Verifica que el correo nuevo recibe los acuses y que el PMS sigue enviando partes sin errores.

Consejos rápidos

• Si lo que cambia es el gestor o la agencia, usa autorizaciones sin tocar el NIF del titular.
• Documenta internamente el cambio (fecha, persona que lo hizo, campos modificados).

Experiencia integrada #3: En un pequeño hostal de Granada solo cambiaron el email operativo. Tras la edición, hicimos una prueba de envío manual desde SES para confirmar que llegaban los acuses al nuevo buzón.

Escenario B: cambia el NIF/NIE del responsable (nuevo titular)

Cuando sí cambia el titular:

A) Lo que hace el titular saliente (en su cuenta)

1. Accede a SES.Hospedajes → Mis datos registrados → selecciona el establecimiento.
2. Comunica el cese o marca transferencia según el flujo disponible. Adjunta documento de transmisión.
3. Descarga justificante del trámite y compártelo con el comprador.
4. Extra ético/prudente: deja de enviar partes desde ese instante para evitar que se registren viajeros a nombre equivocado.

B) Lo que hace el nuevo titular (en su cuenta)

1. Entra con su Cl@ve/certificado → Alta de establecimiento.
2. Rellena ficha del alojamiento (mejor replicar nombre y dirección para mantener continuidad).
3. Firma con Autofirm@ y guarda el acceso/credenciales.
4. Si usará PMS/servicio web, configura usuario/código de arrendador y clave nuevos en el software.
5. Realiza una prueba manual de registro de viajeros para validar el alta.

Matices importantes

• Aunque el inmueble y la actividad continúen, a ojos de SES el responsable legal cambió: nuevo alta.
• Coordina con tu CCAA el cambio de titularidad de la licencia (suele ser requisito previo o paralelo).
• Mantén trazabilidad: guarda justificantes de cese y alta y anótalos en tu protocolo de recepción.

Experiencia integrada #4: En un apartamento de Barcelona, el saliente “olvidó” cerrar su envío automático. Al día siguiente aparecieron partes enviados con su NIF mientras el nuevo titular ya estaba de alta. Lo resolvimos desactivando la integración del saliente y manteniendo solo la del nuevo. Moraleja: coordinar el “día y hora” del traspaso.

Pasos para el titular saliente: comunicar cese/transferencia y entregar credenciales

• Cese/transferencia en su panel y descarga de justificante.
• Entrega ordenada de información: manual de bienvenida, inventario, registro histórico (si aplica) y no las credenciales personales.
• Revoca accesos a terceros (antigua agencia o recepcionistas) y desactiva integraciones del PMS anterior.
• Comunica al nuevo titular los últimos hospedajes ya registrados para que el conteo cuadre.

Pasos para el nuevo titular: alta del establecimiento y puesta en marcha

• Alta en SES con tus credenciales y firma.
• Actualiza documentación operativa (plantillas de parte, cartelería informativa).
• Configura PMS: usuario/código de arrendador y clave nuevos.
• Ejecuta prueba manual y luego prueba automática desde el PMS.
• Establece un protocolo interno: quién registra, a qué hora, qué hacer si falla el envío.

Experiencia integrada #5: En una vivienda turística en Málaga, el PMS daba “pendiente de envío” desde hacía días. Era un firewall bloqueando la IP del conector. Abrimos puerto recomendado por el proveedor y quedó estable.

Integraciones y PMS: cómo evitar errores (“Usuario incorrecto”, códigos y soluciones)

Errores típicos y cómo los solucionamos en la práctica:

• “Usuario incorrecto / credenciales inválidas” → Copia y pega usuario/código de arrendador y clave recién generados para el nuevo titular. No reutilices los del anterior.
• “Permisos insuficientes” → La cuenta usada no es la del titular o no tiene delegación. Revisa autorizaciones en SES.
• Partes duplicados o fuera de plazo → Verifica hora de corte y confirma que el cese del saliente esté realizado.
• Fallo de firma → Reinstala Autofirm@ y prueba en otro navegador; borra caché de Java y reinicia.

Checklist de validación post-cambio:

• Alta del nuevo titular confirmada.
• Cese/transferencia del saliente justificada.
• PMS configurado con credenciales nuevas.
• Prueba manual exitosa en SES.
• Prueba automática exitosa desde el PMS.
• Protocolos internos actualizados y personal informado.

Plazos, normativa autonómica y coordinación con la licencia turística

Cada CCAA marca su procedimiento de cambio de titularidad de la licencia o declaración responsable. Lo operativo: tramita el cambio cuanto antes tras la transmisión y guarda el resguardo; si la CCAA requiere resolución, consérvala junto al justificante de alta en SES. Cuando hay gestores o agencias, conviene una delegación formal en SES para que ellos puedan rematar cambios menores sin tocar la titularidad.

Experiencia integrada #6: En Baleares, la administración pidió el documento de transmisión y la referencia de la declaración responsable autonómica antes de aceptar el alta del nuevo titular. Ahorramos días al llevarlos listos.

Sanciones, trazabilidad y buenas prácticas tras el cambio

• Registrar viajeros con el NIF del titular anterior tras la venta puede derivar en infracciones.
• Mantén un log: fecha y hora de cese, fecha y hora de alta, persona que ejecutó cada acción, y correos de acuse.
• Si gestionas varios alojamientos, crea una plantilla de traspaso (la tienes abajo) para que todo ocurra el mismo día sin solaparse.

Cambiar de propietario en SES.Hospedajes es sencillo si distingues desde el principio edición leve del cambio real de titularidad. Con la documentación a mano, cese + alta coordinados y una reconfiguración limpia del PMS, el traspaso queda cerrado en horas y evitas partes mal enviados o bloqueos innecesarios. Si gestionas varios alojamientos, institucionaliza el proceso con la plantilla de traspaso y una ventana de corte programada.

FAQs

¿Puedo “cambiar el titular” sin dar de alta de nuevo?
No cuando cambia el NIF/NIE. En ese caso, el saliente cesa y el nuevo titular da de alta su establecimiento.

¿Qué pasa con el histórico de partes?
Permanece vinculado al titular que los emitió. A efectos legales importa quién era responsable en cada momento.

¿Cuánto tarda?
Si todo está en regla (credenciales y documentos), el flujo cese + alta + pruebas puede resolverse el mismo día.

¿Y si solo cambia la agencia gestora?
Usa delegaciones/autorizaciones. No toques el NIF del titular.

El PMS me lanza “Usuario incorrecto”.
Estás usando credenciales del titular anterior o incompletas. Regenera y pega usuario/código de arrendador y clave del nuevo titular.