Questions fréquentes sur SES Hospedajes

Questions fréquentes sur SES Hospedajes

Réponses rapides sur le fonctionnement du système SES.

PROCESSUS DE COMMUNICATION SES HOSPEDAJES

• Dois-je enregistrer chaque réservation dans SES HOSPEDAJES, ou seulement les séjours confirmés ?

  Communiquez toute réservation/contrat formalisé (et son annulation, le cas échéant) et, au début du séjour, communiquez le début des services (fiche/entrée). Ce sont deux communications distinctes.

• Quand doit-on communiquer la réservation à SES HOSPEDAJES ?

  Dès qu'elle est formalisée, et dans les 24 heures au maximum. Idem en cas d'annulation.

• Quelles informations dois-je inclure lors de la communication de la réservation ?

  Données du titulaire/gérant et de l'immeuble, identité et contact des voyageurs, et données de la transaction (numéro, date, montants, moyen de paiement).

• Dois-je communiquer l'annulation d'une réservation à SES HOSPEDAJES si le voyageur n'arrive pas ?

  Oui. L'annulation doit aussi être communiquée dans ≤24 h après qu'elle se produit.

• Que se passe-t-il en cas de modification de la réservation (nombre de personnes, dates) ?

  Vous devez mettre à jour ce que vous avez déjà communiqué dans les 24 heures suivant le changement.

• La communication de la réservation et la fiche de voyageurs se font-elles séparément ou en un seul processus ?

  Légalement ce sont des étapes distinctes, même si votre outil les unifie. D'abord la réservation dès réception, puis la fiche à l'arrivée des voyageurs.

• Quelle est la différence légale entre la communication de la réservation et la fiche de voyageurs ?

  La réservation informe du contrat ; la fiche atteste l'identification des voyageurs et le début du séjour.

• Quels documents ou données préparer avant d'enregistrer le séjour ?

  Document officiel valide (DNI/ID UE ou passeport) et données exigées par la réglementation. Bonnes pratiques RGPD : n'enregistrer que le nécessaire.

• Comment la communication affecte-t-elle la Police ou les autorités locales ?

  Les données intègrent les fichiers du Secrétariat d'État à la Sécurité et ne sont accessibles qu'aux forces et corps de sécurité, autorité judiciaire et Ministère public.

• Dois-je enregistrer mes proches ou amis dans SES Hospedajes si je ne facture pas ?

  Oui. Si le logement est enregistré comme hébergement touristique ou utilisé pour l'hébergement, vous devez enregistrer tous les voyageurs, qu'il y ait paiement ou non.

  Le Décret Royal 933/2021 exige de communiquer les données des personnes hébergées via SES.Hospedajes dans les 24 heures du début du séjour.

  Seuls les logements à usage strictement privé (non destinés à l'hébergement touristique ou occasionnel) en sont exemptés.

• Si j'héberge quelqu'un dans ma résidence habituelle, dois-je aussi communiquer les données ?

  Oui. L'enregistrement des données de voyageurs est obligatoire pour tout type d'établissement d'hébergement en Espagne.

DÉLAIS ET DATES SES HOSPEDAJES

• Combien de temps à l'avance faut-il envoyer la communication ?

  Dans les 24 heures suivant la formalisation (ou l'annulation).

• Quand envoyer exactement la fiche ? Avant, pendant ou après le check-in ?

  Au début des services (check-in) et dans les 24 h maximum. Vous pouvez préparer les données avant, mais la communication doit refléter l'entrée réelle.

• Si le voyageur arrive hors horaire prévu, y a-t-il une marge ?

  Oui. Le délai court depuis l'arrivée effective (même de nuit). Envoyez dès que possible.

• Y a-t-il des sanctions si la fiche est envoyée en retard ?

  Oui. En général, le retard est une infraction légère ; omettre des communications ou ne pas tenir de registre peut être grave.

• À partir de quand court le délai : depuis le premier voyageur ou tout le groupe ?

  Depuis l'entrée du premier voyageur du contrat. Si d'autres s'ajoutent plus tard, mettre à jour dans ≤24 h.

• Que se passe-t-il si un voyageur prolonge son séjour ?

  C'est une modification : mettre à jour dans ≤24 h après accord.

• Différence légale entre communication de la réservation et envoi de la fiche ?

  La réservation informe du contrat ; la fiche atteste l'identification et le début du séjour.

DONNÉES ET PROCÉDURE TECHNIQUE

• Comment enregistrer les données personnelles de chaque voyageur ? La personne qui réserve suffit-elle ?

  Vous devez enregistrer tous les voyageurs. Les ≥14 ans signent leur fiche ; les moins de 14 ne signent pas, l'adulte responsable fournit leurs données en indiquant le lien de parenté.

• Quelles informations sont obligatoires sur la fiche (DNI, date de naissance, nationalité, etc.) ?

  La liste exacte figure à l'annexe I du RD 933/2021 et varie selon que vous êtes professionnel ou non.

  Plus d'informations ici.

• Puis-je enregistrer la fiche via une application mobile, ou uniquement via le site SES ?

  Vous pouvez utiliser le site officiel ou une solution intégrée par WS (service web), comme Checkin Vacacional, qui automatise l'envoi.

• Que faire si un voyageur n'a pas de document d'identité valide ?

  Ne terminez ni le check-in ni la fiche tant qu'un document valide n'est pas fourni. En cas de doute, consultez l'autorité policière compétente.

• Comment gérer l'enregistrement des mineurs ?

  Moins de 14 ans : sans signature, données fournies par l'adulte. Dès 14 ans : ils signent leur fiche.

• Que faire en cas d'erreurs dans les données saisies ?

  Corrigez sur la plateforme et, si nécessaire, renvoyez la communication dans ≤24 h après détection.

• Comment télécharger ou conserver une copie de la fiche envoyée ?

  Depuis le site ou votre outil intégré, vous pouvez télécharger l'accusé horodaté. Conservez-le.

• Comment savoir que la communication a été correctement reçue ?

  Vous verrez l'état OK et pourrez télécharger le justificatif. En cas d'erreur, corrigez et recommencez.

CONFORMITÉ LÉGALE

• Cadre réglementaire de base

  • Loi organique 4/2015 du 30 mars sur la protection de la sécurité citoyenne, article 25.1 (BOE 77, 31 mars).

  • Décret Royal 933/2021 du 26 octobre établissant les obligations d'enregistrement documentaire et d'information pour les personnes physiques ou morales exerçant des activités d'hébergement et de location de véhicules à moteur (BOE 257, 27 octobre).

  • Arrêté INT/1922/2003 du 3 juillet sur les livres-registres et fiches d'entrée de voyageurs dans les établissements hôteliers (BOE 165, 11 juillet).

  • Arrêté INT/502/2003 du 21 février créant un fichier pour le traitement de l'information envoyée par les installations hôtelières à la Guardia Civil (Parteviaje) (BOE 57, 7 mars).

  • Résolution du 14 juillet 2003 sur les conditions et la procédure de transmission de fichiers informatiques (BOE 180, 29 juillet).

• À qui s'applique le Décret Royal 933/2021 ?

  Le RD 933/2021 s'applique aux activités d'hébergement, comprises comme celles qui, à titre professionnel ou non, fournissent — en échange d'un prix, contrepartie ou compensation — une chambre ou espace pour la nuit, avec ou sans services complémentaires.

  Sont inclus :

  Les établissements commerciaux ouverts au public opérant dans ce secteur conformément à la réglementation : hôtels, auberges, pensions, maisons d'hôtes, hébergements ruraux et autres analogues.

  Les campings et zones de stationnement de camping-cars, quel que soit le régime, ainsi que les appartements, bungalows et autres hébergements touristiques similaires.

  Les activités des opérateurs touristiques offrant l'intermédiation entre entreprises d'hébergement et consommateurs.

  Les plateformes numériques d'intermédiation, à titre onéreux ou gratuit, qui facilitent ces activités en ligne, qu'elles fournissent ou non le service sous-jacent, dès lors qu'elles offrent des services en Espagne.

• Conséquences légales d'un mauvais enregistrement ?

  Le régime de sanctions en vigueur s'applique : du léger (ex. retards) au grave (omissions ou absence de registre).

  Transmettre de fausses données, des erreurs sur les voyageurs, l'omission partielle ou la communication hors délai constituent des infractions légères, sanctionnées de 100 à 600 euros.

  Ne pas figurer au registre comme prestataire d'hébergement ou ne pas communiquer les données aux autorités sont des infractions graves, sanctionnées de 601 à 30 000 euros.

  Voir informations sur les sanctions.

• Quelle réglementation régit tout le processus ?

  Le Décret Royal 933/2021 (obligations d'information) et autres normes de sécurité et protection des données. Consultez aussi les directives régionales compatibles.

• Quelles inspections peuvent demander le justificatif ?

  Forces et corps de sécurité, autorité judiciaire ou Ministère public.

• Faut-il garder des registres physiques ou numériques ?

  À titre professionnel (auto-entrepreneur ou société) :

  Tenir un registre informatique avec les données exigées et le conserver 3 ans depuis la fin du séjour. Pas de livre papier exigé ; le numérique est obligatoire (PDF de justificatifs, accusés SES, logs).

  À titre NON professionnel (activité occasionnelle) :

  Vous êtes exempté du registre informatique ; vous devez tout de même communiquer à SES dans les délais (≤24 h réservation et ≤24 h début de services). Pour les non-professionnels, la norme permet même des communications non télématiques selon la procédure.

• Faut-il un consentement signé du voyageur pour enregistrer ses données ?

  Non. La base juridique est l'obligation légale. Informez vos voyageurs avec un avis de confidentialité clair.

• Puis-je enregistrer un groupe de mineurs avec un adulte autre que les parents ?

  Oui, en indiquant le titre qui légitime la responsabilité de l'adulte (tuteur, professeur, moniteur sportif, etc.).

• Quelles données sont obligatoires dans la section Données du voyageur ?

  SES Hospedajes (version officielle du Ministère) marque d'un astérisque (*) certains champs strictement obligatoires :

  • Prénom *
  • Premier nom *
  • Date de naissance *
  • Type de document *
  • Document *
  • Téléphone *
  • E-mail *

• Quels champs sont facultatifs ?

  SES Hospedajes marque sans astérisque comme facultatifs :

  • Deuxième nom
  • Nationalité
  • Sexe
  • Support du document
  • Téléphone supplémentaire
  • Lien de parenté

• Quelles données sur l'adresse du voyageur sont obligatoires ?

  Marqués d'un astérisque comme obligatoires :

  • Adresse
  • Province
  • Pays
  • Commune

  (Attention : le code postal n'a pas d'astérisque → facultatif)

• Pourquoi SES ne demande-t-il pas certains champs obligatoires selon la norme ?

  Le RD 933/2021 établit les données à enregistrer légalement (par ex. sexe, nationalité).

  Cependant, l'application officielle SES Hospedajes et son WS ne marquent pas encore tous ces champs comme techniquement obligatoires.

  Cela signifie :

  Légalement, l'établissement doit disposer de ces données.

  Mais techniquement, le système permet l'envoi sans elles, sans erreur.

  Chez Checkin Vacacional nous suivons exactement le même standard technique que SES Hospedajes.

  Nous intégrons néanmoins tous les champs mentionnés par la norme, pour que les données envoyées respectent à 100 % la loi et le format officiel.

CAS PARTICULIERS

• Arrivée de nuit ou en horaire inhabituel ?

  Mêmes règles : communiquez le début dans les 24 h de l'arrivée effective.

• Plusieurs groupes différents dans la même semaine ?

  Chaque contrat/entrée est indépendant. Pour le même contrat avec entrées échelonnées, communiquez puis mettez à jour.

• Séjour de longue durée ou travailleurs temporaires ?

  Mêmes règles. Si les dates réelles changent, mettre à jour dans ≤24 h.

• Urgence ou anomalie avec un voyageur ?

  Priorisez la sécurité (112/091/062) et conservez les justificatifs. Coopérez avec l'autorité.

• Faut-il communiquer un départ anticipé ?

  Oui, c'est une modification à mettre à jour dans ≤24 h.

• Voyageurs étrangers sans passeport en vigueur ?

  Un document valide doit être présenté (DNI/ID si UE ; passeport en vigueur si non-UE). Sans identification valide, pas de check-in.

• Peut-on enregistrer des voyageurs non déclarés initialement ?

  Oui, à condition de mettre à jour la communication dans ≤24 h après leur ajout.

• Que faire si SES Hospedajes ne fonctionne pas ?

  Il est recommandé de disposer d'un système externe comme Checkin Vacacional.

Consultations et support