Häufige Fragen zu SES Hospedajes

Häufige Fragen zu SES Hospedajes

Schnelle Antworten zur Funktionsweise des SES-Systems.

SES HOSPEDAJES KOMMUNIKATIONSPROZESS

• Muss ich jede Buchung in SES HOSPEDAJES eintragen oder nur bestätigte Aufenthalte?

  Melde jede formalisierte Buchung/Vertrag (und deren Stornierung, falls vorhanden) und melde bei Beginn des Aufenthalts den Beginn der Dienstleistungen (Meldeschein/Check-in). Das sind zwei verschiedene Meldungen.

• Wann muss die Buchung an SES HOSPEDAJES gemeldet werden?

  Sobald sie formalisiert wird, spätestens innerhalb von 24 Stunden. Dasselbe bei Stornierung.

• Welche Informationen muss ich bei der Buchungsmeldung angeben?

  Daten des Inhabers/Verwalters und der Immobilie, Identität und Kontakt der Reisenden sowie Transaktionsdaten (Nummer, Datum, Beträge und Zahlungsmittel).

• Muss ich eine Stornierung an SES HOSPEDAJES melden, wenn der Gast nicht erscheint?

  Ja. Auch die Stornierung muss innerhalb von ≤24 h nach Eintreten gemeldet werden.

• Was passiert bei Änderungen der Buchung (Personenzahl, Daten)?

  Du musst das bereits Gemeldete innerhalb von 24 Stunden nach der Änderung aktualisieren.

• Werden Buchungsmeldung und Meldeschein separat oder in einem Prozess gemacht?

  Rechtlich sind es verschiedene Schritte, auch wenn dein Tool sie in einem Ablauf vereint. Erst die Buchung melden, sobald sie eingeht, und dann den Meldeschein bei Ankunft der Gäste senden.

• Was ist der rechtliche Unterschied zwischen Buchungsmeldung und Meldeschein?

  Die Buchung meldet den Vertrag; der Meldeschein bestätigt die Identifizierung der Reisenden und den Beginn des Aufenthalts.

• Welche Dokumente oder Daten muss ich vor der Registrierung des Aufenthalts vorbereiten?

  Ein gültiges Ausweisdokument (Personalausweis/EU-ID oder Reisepass) und die vorgeschriebenen Daten. DSGVO-Best-Practices anwenden und nur Notwendiges erfassen.

• Wie wirkt sich die Meldung auf Polizei oder lokale Behörden aus?

  Die Daten fließen in Akten des spanischen Staatssekretariats für Sicherheit ein und sind nur den Sicherheitskräften, der Justizbehörde und der Staatsanwaltschaft zugänglich.

• Muss ich Verwandte oder Freunde in SES Hospedajes registrieren, wenn ich nichts berechne?

  Ja. Wenn die Wohnung als Touristenunterkunft registriert ist oder zur Beherbergung genutzt wird, musst du alle Gäste melden, unabhängig von Bezahlung.

  Das Königliche Dekret 933/2021 verlangt die Meldung der Daten der untergebrachten Personen über SES.Hospedajes innerhalb von 24 Stunden nach Beginn des Aufenthalts.

  Ausgenommen sind nur Wohnungen für streng privaten Gebrauch (nicht für touristische oder gelegentliche Beherbergung).

• Wenn ich jemanden in meiner Hauptwohnung beherberge, muss ich auch Reisendendaten melden?

  Ja. Die Erfassung von Reisendendaten ist für jede Art von Beherbergungsbetrieb in Spanien verpflichtend.

FRISTEN UND TERMINE SES HOSPEDAJES

• Wie weit im Voraus muss die Buchungsmeldung gesendet werden?

  Innerhalb von 24 Stunden ab Formalisierung (oder Stornierung).

• Wann genau ist der Meldeschein zu senden? Vor, während oder nach dem Check-in?

  Bei Beginn der Dienstleistung (Check-in), spätestens innerhalb von 24 h. Du kannst die Daten vorbereiten, aber die Meldung muss die tatsächliche Ankunft widerspiegeln.

• Wenn der Gast außerhalb der Zeit ankommt, gibt es Spielraum?

  Ja. Die Frist läuft ab der tatsächlichen Ankunft (auch nachts). So bald wie möglich senden.

• Gibt es Sanktionen bei verspätetem Meldeschein?

  Ja. Verspätung ist in der Regel ein geringfügiger Verstoß; das Auslassen von Meldungen oder das Fehlen eines Registers kann schwerwiegend sein.

• Ab wann läuft die Frist: ab Ankunft des ersten Gastes oder der ganzen Gruppe?

  Ab Eintritt des ersten Gastes des Vertrags. Wenn weitere später kommen, innerhalb von ≤24 h aktualisieren.

• Was tun, wenn ein Gast verlängert?

  Das ist eine Änderung: innerhalb von ≤24 h nach Vereinbarung aktualisieren.

• Rechtlicher Unterschied zwischen Buchungsmeldung und Meldeschein?

  Buchung meldet den Vertrag; der Meldeschein die Identifizierung und den Aufenthaltsbeginn.

DATEN UND TECHNISCHES VERFAHREN

• Wie melde ich die persönlichen Daten jedes Gastes? Reicht der Bucher?

  Du musst alle Gäste melden. Ab 14 Jahren unterschreiben sie ihren Meldeschein; unter 14 Jahren ohne Unterschrift; die Daten gibt der verantwortliche Erwachsene mit Angabe der Verwandtschaft an.

• Welche Informationen sind im Meldeschein pflichtig (Ausweis, Geburtsdatum, Nationalität)?

  Die genaue Liste steht in Anhang I des KD 933/2021 und variiert je nach professioneller oder nicht-professioneller Tätigkeit.

  Mehr Informationen hier.

• Kann ich den Meldeschein über eine mobile App machen oder nur über die SES-Webseite?

  Du kannst die offizielle Webseite oder eine WS-integrierte Lösung (Web Service) wie Checkin Vacacional nutzen, die den Versand automatisiert.

• Was tue ich, wenn ein Gast kein gültiges Ausweisdokument hat?

  Schließe weder Check-in noch Meldeschein ab, bis ein gültiges Dokument vorliegt. Bei Zweifeln die zuständige Polizei konsultieren.

• Wie werden Minderjährige erfasst?

  Unter 14: ohne Unterschrift, Daten durch Erwachsenen. Ab 14: eigene Unterschrift.

• Was tun bei Fehlern in den eingegebenen Daten?

  In der Plattform korrigieren und nötigenfalls die Meldung innerhalb von ≤24 h nach Erkennen erneut senden.

• Wie speichere ich eine Kopie der gesendeten Meldung?

  Über die Webseite oder dein integriertes Tool kannst du den zeitgestempelten Beleg herunterladen. Aufbewahren.

• Woher weiß ich, dass die Meldung korrekt empfangen wurde?

  Du siehst den Status OK und kannst den Beleg herunterladen. Bei Fehler korrigieren und erneut senden.

RECHTLICHE PFLICHTEN

• Grundlegende Vorschriften

  • Organgesetz 4/2015 vom 30. März über den Schutz der öffentlichen Sicherheit, Art. 25.1 (BOE 77, 31. März).

  • Königliches Dekret 933/2021 vom 26. Oktober über Dokumentations- und Informationspflichten für Beherbergungs- und Fahrzeugvermietungsaktivitäten (BOE 257, 27. Oktober).

  • Verordnung INT/1922/2003 vom 3. Juli über Registerbücher und Meldescheine in Hotelbetrieben (BOE 165, 11. Juli).

  • Verordnung INT/502/2003 vom 21. Februar über die Datei zur Verarbeitung von Daten der Hoteleinrichtungen für die Guardia Civil (Parteviaje) (BOE 57, 7. März).

  • Beschluss vom 14. Juli 2003 zur Übermittlung elektronischer Dateien (BOE 180, 29. Juli).

• Für wen gilt das Königliche Dekret 933/2021?

  Es gilt für Beherbergungsaktivitäten, die — beruflich oder nicht — gegen Entgelt, Gegenleistung oder Vergütung einen Raum zum Übernachten bereitstellen, mit oder ohne Zusatzleistungen.

  Stets einbezogen:

  Gewerbliche, der Öffentlichkeit zugängliche Betriebe: Hotels, Hostels, Pensionen, Gasthäuser, Landtourismus und ähnliche.

  Campingplätze und Wohnmobilstellplätze, ungeachtet der Eigentumsverhältnisse, sowie Apartments, Bungalows und ähnliche touristische Unterkünfte.

  Reiseveranstalter, die als Vermittler zwischen Beherbergungsunternehmen und Verbrauchern tätig sind.

  Digitale Vermittlungsplattformen, ob entgeltlich oder unentgeltlich, die diese Aktivitäten online ermöglichen, sofern sie in Spanien anbieten.

• Rechtsfolgen bei nicht ordnungsgemäßer Registrierung?

  Es gilt das Sanktionsregime: von geringfügig (z. B. Verzögerungen) bis schwerwiegend (Auslassungen oder fehlendes Register).

  Falsche Daten, Fehler in Gästedaten, teilweises Auslassen oder verspätete Meldung sind geringfügige Verstöße mit Bußgeldern zwischen 100 und 600 Euro.

  Nicht im Register als Beherberger geführt zu sein oder Daten nicht zu melden sind schwerwiegende Verstöße mit Bußgeldern zwischen 601 und 30.000 Euro.

  Informationen zu Sanktionen.

• Welche Vorschrift regelt den gesamten SES-Kommunikationsprozess?

  Königliches Dekret 933/2021 (Informationspflichten) und weitere Sicherheits- und Datenschutzvorschriften. Auch regionale Vorgaben beachten.

• Welche Inspektoren können den Meldeschein einsehen?

  Sicherheitskräfte, Justizbehörde oder Staatsanwaltschaft.

• Müssen physische oder digitale Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

  Bei beruflicher Tätigkeit (Selbstständige oder Gesellschaft):

  Ein elektronisches Register mit den vorgeschriebenen Daten führen und 3 Jahre ab Ende des Aufenthalts aufbewahren. Kein Papierregister erforderlich; digital ist Pflicht (PDFs, SES-Bestätigungen, Logs).

  Bei NICHT-beruflicher Tätigkeit (gelegentlich):

  Befreit vom elektronischen Register, aber Meldungen an SES innerhalb der Fristen (≤24 h Buchung und ≤24 h Beginn). Für Nicht-Profis sind nach Verfahren sogar nicht-telematische Meldungen möglich.

• Wird die unterschriebene Einwilligung des Gastes benötigt?

  Nein. Rechtsgrundlage ist die gesetzliche Verpflichtung. Gäste mit einem klaren Datenschutzhinweis informieren.

• Kann ich eine Gruppe Minderjähriger mit einem fremden Erwachsenen melden?

  Ja, unter Angabe des Titels, der die Verantwortung des Erwachsenen legitimiert (Vormund, Lehrer, Sporttrainer u. a.).

• Welche Daten sind im Bereich Reisendendaten von SES HOSPEDAJES Pflicht?

  SES Hospedajes markiert mit Sternchen (*) nur einige zwingend erforderliche Felder:

  • Vorname *
  • Erster Nachname *
  • Geburtsdatum *
  • Dokumenttyp *
  • Dokument *
  • Telefon *
  • E-Mail *

• Welche Felder sind optional?

  SES Hospedajes markiert ohne Sternchen als optional:

  • Zweiter Nachname
  • Nationalität
  • Geschlecht
  • Dokumententräger
  • Zusätzliches Telefon
  • Verwandtschaft

• Welche Adressdaten sind Pflicht?

  Mit Sternchen markiert als Pflicht:

  • Adresse
  • Provinz
  • Land
  • Gemeinde

  (Hinweis: Postleitzahl ohne Sternchen → optional)

• Warum verlangt SES Hospedajes nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder?

  KD 933/2021 legt Daten fest, die rechtlich für jeden Reisenden zu erfassen sind (z. B. Geschlecht, Nationalität).

  Die offizielle Anwendung SES Hospedajes und ihr WS markieren jedoch noch nicht alle Felder als technisch verpflichtend.

  Das bedeutet:

  Rechtlich muss der Betrieb diese Daten haben.

  Technisch lässt das System die Meldung ohne diese Daten zu, ohne Fehler.

  Bei Checkin Vacacional folgen wir exakt demselben technischen Standard wie SES Hospedajes.

  Trotzdem integrieren wir alle in der Vorschrift genannten Felder, damit die Daten zu 100 % der Norm und dem offiziellen Format entsprechen.

SONDERFÄLLE

• Was tun bei Ankunft nachts oder zu ungewöhnlichen Zeiten?

  Gleiche Regel: Beginn innerhalb von 24 h ab tatsächlicher Ankunft melden.

• Mehrere unterschiedliche Gruppen in derselben Woche?

  Jeder Vertrag/Eingang ist eigenständig. Bei demselben Vertrag mit gestaffelten Eingängen melden und dann Zusätze aktualisieren.

• Langzeit- oder Arbeitnehmeraufenthalt?

  Gleiche Regeln. Bei Änderung der tatsächlichen Daten innerhalb ≤24 h aktualisieren.

• Notfall oder Auffälligkeit mit einem Gast?

  Sicherheit priorisieren (112/091/062) und Belege aufbewahren. Mit Behörden kooperieren.

• Vorzeitige Abreise melden?

  Ja, das ist eine Änderung und innerhalb ≤24 h zu aktualisieren.

• Ausländische Gäste ohne gültigen Reisepass?

  Gültiges Dokument vorlegen (Personalausweis EU; Reisepass für Nicht-EU). Ohne gültige Identifikation kein Check-in.

• Gäste, die nicht in der Buchung deklariert waren?

  Ja, sofern du die Meldung innerhalb ≤24 h nach ihrer Aufnahme aktualisierst.

• Was, wenn SES Hospedajes nicht funktioniert?

  Es wird empfohlen, ein externes System wie Checkin Vacacional zu nutzen.

Anfragen und Support