Universeller Online-Check-in
Ein einziger Check-in-Link für alle deine Buchungen
Teile mit allen Gästen einer Unterkunft immer denselben Link. Sie finden ihre Buchung, tragen ihre Daten ein und unterschreiben am Handy — ganz ohne App.
Ein einziger Link für alle Gäste — egal, ob die Buchung schon angelegt ist oder noch registriert werden muss.
- Ein permanenter Link pro Unterkunft
- Ohne App und ohne Installation
- Verbunden mit SES Hospedajes
Der einfache Weg, den Check-in zu teilen
Was ist der universelle Online-Check-in?
Normalerweise hat jede Buchung ihren eigenen Registrierungslink. Mit dem universellen Online-Check-in kannst du auch einen festen Link pro Unterkunft nutzen und diese Adresse immer wieder an alle deine Gäste weitergeben.
Sobald der Reisende den Link öffnet, fragt das System die nötigen Angaben ab, um eine bestehende Buchung zu finden. Anschließend können die Gästedaten eingegeben und die Unterschriften direkt am Handy erledigt werden.
So funktioniert es
Von der Buchung bis zum abgeschlossenen Check-in
- 01
Buchung anlegen oder importieren
Lege die Buchung manuell an oder importiere sie per iCal aus Airbnb, Booking, VRBO, Avaibook oder einer anderen kompatiblen Plattform.
- 02
Universellen Link teilen
Verschicke immer denselben Link für die Unterkunft, ohne den Einzel-Link jeder Buchung heraussuchen zu müssen.
- 03
Der Gast identifiziert seine Buchung
Der Reisende gibt die abgefragten Informationen ein, damit seine Buchung sicher gefunden wird.
- 04
Gäste tragen Daten ein und unterschreiben
Jeder Gast ergänzt die nötigen Angaben und unterschreibt digital am Handy.
- 05
Du übermittelst den Meldeschein aus dem Panel
Anschließend prüfst du die Angaben im Panel und übermittelst den Meldeschein wie gewohnt über Checkin Vacacional an SES Hospedajes.
Noch nicht angelegte Buchungen
Buchung noch nicht angelegt? Kein Problem
Wenn du die Option „Check-in auch ohne gefundene Buchung erlauben“ aktivierst, können deine Gäste ihre Daten und Unterschriften über den universellen Link vervollständigen, auch wenn das System keine passende Buchung findet.
Der Check-in wird unter „Check-in-Anfragen“ gespeichert und wartet auf deine Prüfung. Von dort aus kannst du die Informationen kontrollieren und weiter bearbeiten.
So kannst du immer denselben Link teilen und die Daten deiner Gäste erhalten, selbst wenn ihre Buchung noch nicht in der Plattform angelegt oder importiert wurde.
- 1
Der Gast öffnet den universellen Link
Er gibt seine Buchungsnummer oder seinen Nachnamen ein, damit das System die Buchung finden kann.
- 2
Er vervollständigt den Check-in
Wird keine Buchung gefunden, kann er trotzdem seine Daten und Unterschriften eintragen.
- 3
Du prüfst die Anfrage
Der Check-in erscheint unter „Check-in-Anfragen“, damit du ihn prüfen und verwalten kannst.
Aktivierung im Panel
So aktivierst du den universellen Check-in
Du kannst den universellen Link in wenigen Sekunden in den Einstellungen jeder Unterkunft in Checkin Vacacional aktivieren.
- 1
Öffne im Panel den Bereich Unterkünfte.
- 2
Rufe die betreffende Unterkunft auf.
- 3
Öffne den Reiter Einstellungen.
- 4
Aktiviere „Universeller Check-in“.
- 5
Um auch Check-ins für noch nicht registrierte Buchungen zuzulassen, aktiviere zusätzlich „Check-in auch ohne gefundene Buchung erlauben“.
- 6
Speichere die Änderungen und kopiere den Link, um ihn mit deinen Gästen zu teilen.
- Du kannst ihn jederzeit ein- oder ausschalten und für jede deiner Unterkünfte unabhängig verwalten.
Immer verfügbar
Teile den Link, wo immer du ihn brauchst
Nachrichten in Booking und anderen OTA
Nimm den Link in deine Bestätigungs- oder Anreise-Nachrichten auf.
Airbnb
Teile ihn mit deinen Gästen über die auf der Plattform erlaubten Kanäle.
Halte den Link bereit und verschicke ihn direkt nach der Buchungsbestätigung oder vor der Anreise.
Baue ihn in deine Willkommens- oder Buchungsbestätigungs-Vorlagen ein.
Website
Platziere einen „Check-in durchführen“-Button auf der Website deiner Unterkunft.
QR-Code
Wandle den Link in einen QR-Code um und teile ihn digital oder platziere ihn in der Unterkunft.
Zwei Wege, den Check-in zu teilen
Wähle den Link, der zu jeder Situation passt
Einzel-Link pro Buchung
- Wird für eine konkrete Buchung erzeugt.
- Kann direkt an den Hauptgast geschickt werden.
- Der Gast landet sofort auf dem passenden Formular.
- Ideal für persönliche Kommunikation.
Universeller Link pro Unterkunft
- Bleibt für eine Unterkunft immer gleich.
- Ideal für automatische Nachrichten und Vorlagen.
- Der Gast identifiziert zuerst seine Buchung.
- Passt zu OTA, PMS, Channel-Managern, Websites und QR-Codes.
Beide Optionen führen zum gleichen Meldeprozess. Nutze Einzel-Links, den universellen Link oder kombiniere beides — ganz nach deinem Arbeitsablauf.
Weniger manueller Aufwand
Warum einen universellen Link verwenden?
Kein Suchen mehr nach Einzel-Links
Speichere eine einzige Adresse pro Unterkunft und verwende sie für alle Buchungen.
Bereit für Automatisierung
Baue den Link in automatische Antworten, Willkommens-Nachrichten und Vorlagen ein.
Nichts geht verloren
Check-ins ohne passende Buchung werden unter „Check-in-Anfragen“ gespeichert und warten auf deine Prüfung.
Funktioniert auf jedem Gerät
Reisende geben ihre Daten ein und unterschreiben am Handy, Tablet oder Computer.
Buchungsimport
Kombiniere ihn mit der iCal-Synchronisation
Verbinde den iCal-Kalender von Airbnb, Booking, VRBO, Avaibook oder einer anderen kompatiblen Plattform, um Buchungstermine zu importieren. Nach Prüfung und Vervollständigung der Daten können deine Gäste ihre Buchung über den universellen Link der Unterkunft finden.
Der iCal-Import übermittelt die Buchung nicht automatisch an SES Hospedajes. Du musst die Daten prüfen und den Versand aus Checkin Vacacional heraus vornehmen.
Korrekt zugeordnete Buchungen
Offener Link, kontrollierter Prozess
Auch wenn der Link öffentlich geteilt oder in einen QR-Code eingebettet werden kann, ist jeder Check-in seiner Unterkunft zugeordnet. Wenn der Reisende seine Daten eingibt, versucht das System eine bestehende Buchung zuzuordnen und speichert den Check-in andernfalls als offene Anfrage.
So vermeidest du doppelte Registrierungen, falsche Buchungen oder Daten von Personen ohne zugehörigen Aufenthalt.
- Universeller Link
- Prüfung der Buchung
- Daten und Unterschriften der Gäste
- Prüfung und Übermittlung an SES Hospedajes
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum universellen Check-in
Ist es derselbe Link für alle Gäste?
Ja. Jede Unterkunft hat ihren eigenen universellen Link, den du mit den Gästen aller Buchungen teilen kannst.
Muss der Gast eine bereits angelegte Buchung haben?
Nicht zwingend. Wenn du „Check-in auch ohne gefundene Buchung erlauben“ aktivierst, können Gäste ihre Daten und Unterschriften über den universellen Link ausfüllen, auch wenn keine passende Buchung existiert. Der Check-in wird unter „Check-in-Anfragen“ zur Prüfung gespeichert.
Kann ich weiterhin Einzel-Links verwenden?
Ja. Du kannst weiterhin den spezifischen Link einer Buchung schicken oder den universellen Link der Unterkunft nutzen.
Müssen die Gäste eine App installieren?
Nein. Das Formular öffnet sich direkt im Browser und kann per Handy, Tablet oder Computer ausgefüllt werden.
Kann ich den Link auf meine Website setzen?
Ja. Du kannst einen Check-in-Button auf der Website deiner Unterkunft einbinden, der auf den passenden universellen Link zeigt.
Kann ich ihn als QR-Code nutzen?
Ja. Du kannst den Link in einen QR-Code umwandeln und digital teilen oder physisch in der Unterkunft platzieren.
Wird der Check-in automatisch an SES Hospedajes gesendet?
Nein. Wenn die Gäste die Registrierung abgeschlossen haben, prüfst du die Daten im Panel und übermittelst den Meldeschein an SES Hospedajes.
Hat jede Unterkunft einen eigenen Link?
Ja. Jede in Checkin Vacacional konfigurierte Unterkunft hat ihren eigenen universellen Link, damit sich Buchungen verschiedener Objekte nie vermischen.
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